Spotkania firmowe online – prowadź je z głową!

Rosnąca ostatnimi popularność pracy zdalnej zmusza firmy do dostosowania się do nowych warunków funkcjonowania. Coraz więcej przedsiębiorstw umożliwia swoim pracownikom przejście na ten tryb pracy, o ile oczywiście pozwala na to charakter wykonywanych przez nich obowiązków. Home office znacząco wpływa na proces komunikacji między współpracownikami, zwłaszcza w przypadku tych, którzy dotychczas przyzwyczajeni byli do załatwiania wszystkich spraw w kontakcie twarzą w twarz. Jak zatem prowadzić spotkania firmowe online by mieć pewnosć, że wszystkie kwestie są dopięte na ostatni guzik?

Jak efektywnie prowadzić spotkania firmowe online?

Wydawało by się, że kontakt osób pracująch w trybie domowym może być ograniczony, jednak nic bardziej mylnego. Powszechny dostęp do Internetu sprawił, że komunikacja zespołów zdalnych nie odbiega znacząco od tych, których członkowie spotykają się na co dzień w biurze. Dołączając do wirtualnego świata możemy stworzyć miejsce, w którym nasz zespół będzie funkcjonował w uporządkowany sposób, a każdy z pracowników będzie miał dostęp do informacji, również w trakcie spotkań firmowych. Jak to zrobić?

Po co się spotykamy?

Dla wielu zespołów spotkania w pełnym gronie należą do rzadkości – zwłaszcza, jeśli składają się z dużej liczby uczestników. Dotyczy to przede wszystkim zebrań przedświątecznych i tych celebrujących ważne wydarzenia w w życiu firmy. Odbywają się one kilka razy do roku i niezależnie od tego, w jakiej formie są przeprowadzane, pracownicy powinni być o nich informowani z odpowiednim wyprzedzeniem. Wszystko po to, by wybrać taki termin, który będzie pasował (prawie) wszystkim, bo wiadomo, że wszystkim się nie dogodzi :).

Zazwyczaj jednak widujemy się w mniejszym gronie osób odpowiedzialnych za konkretny projekt. Dzięki temu nikt nie ma poczucia, że zmarnował czas, bowiem wszyscy uczestnicy znaznajomieni są z tematyką spotkania i mają coś do powiedzenia w tej kwestii. Zebrania takie odbywają się z odpowiednim wyprzedzeniem, ale zdarza się też, że pojawia się potrzeba spotkania się „na gorąco”, by omówić palące kwestie.

Sporo firm praktukuje również spotkania w obrębie jednego działu. Podczas nich, uczestnicy omawiają swoje plany na konkretny okres czasu lub dzielą się efektami dotychczasow ych działań, zdając jednocześnie raport z tego, co robili w przeciągu np. ostatniego tygodnia. Zebrania takie można zaplanować cyklicznie i na stałe wprowadzić do zespołowego kalendarza.

Niby zespół zdalny, ale…

Sprawna praca zespołów zdalnych przebiega trochę inaczej w przypadku tych teamów, które przed pandemią składały się w 100% z pracowników przebywających w biurze. Osoby te dobrze znają swój styl pracy i wiedzą, czego mogą się po sobie spodziewać, nawet jeśli nie widzą się już na co dzień. Prawdopodobnie sposób, w jaki wykonują swoje obowiązki nie zmieni się zasadniczo przez to, że będą je wykonywać w trochę innym otoczeniu.

Inaczej rzecz ma się w przypadku zespołu mieszanego, którego tylko część uczestników pracuje w biurze (a jedynie na czas pandemii zdecydowali się pracować z domu), reszta zaś to osoby, dla których home office to chleb powszedni. Istnieje szansa, że cały zespół nigdy nie spotkał się w świecie rzeczywistym. Zwłaszcza że dziś dokumenty dotyczące zatrudnienia bez problemu można przesłać i podpisać online, nie ma obowiązku pojawiania się w siedzibie firmy, by to zrobić. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by taki team sprawnie wykonywał swoje obowiązki i efektywnie się komunikował. Nie zapominajmy również o tych zespołach, które w całości funkcjonują w przestrzeni wirtualnej – takie również istnieją i świetnie dają sobie radę!

To, czy zespół będzie sprawnie funkcjonował pracując w stu procentach zdalnie, zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest efektywne przeprowadzanie spotkań w trybie online. Zerknijmy więc na ich plusy i minusy!

Zalety spotkań zdalnych

Podstawowym plusem zebrań firmowych online jest szeroki wachlarz rozwiązań technologicznych do wykorzystania. Większość platform do wideokonferencji oferuje nie tylko uczestniczenie wielu osób w spotkaniu w czasie rzeczywistym, ale również umożliwia nagrywanie spotkań. Dzięki temu nie musimy się już zastanawiać, jakie padły pomysły, nawet jeśli nikt ich nie zapisał – wystarczy obejrzeć nagranie. Ponadto, narzędzia te umożliwiają również współdzielenie ekranu, przesyłanie plików oraz robienie na bieżąco notatek, do których wgląd ma cały zespół.

Spotkania firmowe online można również przeprowadzać bez względu na miejsce przebywania pracowników. Wystarczy jedynie dostęp do internetu oraz komputer, telefon czy tablet. Platformy do wideokonferencji są bowiem dostępne również w wersji mobilnej, więc nic nie stoi na przeszkodzie by dołączyć do spotkania, nawet jeśli jesteśmy z daleka od naszego głównego narzędzia pracy. Zatem, niezależnie od tego czy pracownicy przebywają w Krakowie lub we Wrocławiu, a może nawet na małej mazurskiej wsi, cały zespół może wziąć udział w zebraniu. Ustalenia ze spotkania można jeszcze w jego trakcie wprowadzać do narzędzia do zarządzania zadaniami, a by później za pomocą programu do monitorowania czasu określić prawdopodobny czas trwania zadań.

Istnieją zespoły zdalne, których pracownicy funkcjonują w obrębie różnych szerokości geograficznych i stref czasowych. Spotkania zdalne to dla nich główny sposób dyskusji na okołoprojektowe i okołofirmowe tematy. Wystarczy jedynie uzgodnić godzinę, która dla wszystkich członków zespołu będzie w miarę akceptowalna. Na szczęście zebrania takie nie odbywają się codziennie, więc nie musimy się obawać, że codziennie będziemy siedzieć do 21 w pracy tylko dlatego, że jeden z naszych partnerów mieszka po drugiej stronie kuli ziemskiej.

Zdalne spotkania wydają się być również bardziej efektywne. Pracownicy nie siedzą obok siebie, więc ograniczona jest możliwość rozmów nie na temat i rozpraszania uczestników. Trzymając się ustalonej agendy zespół jest w stanie sprawnie przejść przez wszystkie punkty, skracając czas zebrania do minimum.

Wady spotkań zdalnych

Wśród najczęściej pojawiających się zarzutów wobec przeprowadzania spotkań online jest brak bezpośredniego kontaktu między uczestnikami. Na fakt ten narzekają głównie te zespoły, które wcześniej pracowały w biurze i były przyzwyczajone do spotkań na żywo. Jednak, umówmy się – doskonale wiemy, że komputer czy urządzenie mobilne to tylko nośniki komunikacji, nie zastąpią żywego człowieka. Jeżeli mamy ochotę spotkać się ze swoimi współpracownikami, możemy to równie dobrz zrobić po godzinach, zachowując oczywiście odpowiedni dystans społeczny i wymogi sanitarne.

Managerowie często również mają wątpliwości, czy członkowie ich zespołów są w pełni skupieni podczas spotkań. W dobry tonie jest włączenie kamerki, aby uczestnicy mogli się nawzajem widzieć. Jednak widzimy wzajemnie tylko wycinek swojej rzeczywistości, ujęty w małym prostokąciku schowanym pomiędzy innymi. Nie można więc mieć pewności, czy uczestnik, który w chwili obecnej nie ma nic do powiedzenia, kątem oka nie zerka akurat na serial na Netflixie lub nie gotuje w rtym czasie obiadu.

Zdarza się również, że spotkanie online nie jest po prostu traktowane poważnie przez pracowników. Sporo osób wymyśla fikcyjne powody, dla których nie może akurat uczestniczyć aktywnie w zebraniu. W tym czasie owszem, loguje się do używanej w firmie platformy, ale wyłącza kamerę, mikrofon i w tym czasie robi coś zupełnnie innego. Manager nie ma nad tym kontroli, a pracownikowi daje to poczucie samowolki.

Jak zatem sprawić, by spotkanie zdalne online przebiegało nie tylko sprawnie, ale i efektywnie?

Dobre praktyki podczas spotkań zdalnych

Przygotujmy plan zebrania

Tak, jak w przypadku spotkań w świecie rzeczywistym, zadbajmy o to, by spotkanie zdalne przebiegało wedle ściśle ustaloneg planu. Agendę tę pracownicy powinni otrzymać odpowiednio wcześniej, by móc zaznajomić się ze wszystkimi punktami i przygotować się do prezentacji w części zawierającej ich wystapienie. Plan taki w szczególności przydaje się podczas spotkań cyklicznych – uczestnicy z biegiem czasu zapamiętują kolejnosć puntków i wszystko odbywa się niemalże automatycznie, a co za tym idzie – szybko.

Dajmy głos

Jeżeli to możliwe, dajmy każdemu z uczestników możliwość wypowiedzenia się. Dla każdego zaplanowana powinna być odpowiednia ilość czasu. Wpłynie to znacząco na poziom zaangażowania pracowników w omawiane sprawy i skupienie na temacie zebrania.

Znajdźmy czas na rozrywkę

Jakkolwiek rozpraszanie się pogaduszkami niezwiązanymi z tematyką jest szkodliwe. w trakcie samego spotkania, tak nic nie stoi na przeszkodzie, by w planie ująć chwilę na integrację zespołu. Jeżeli czas na to pozwala, możemy zaplanować kilkanaście minut na swobodną rozmowę o sprawach bieżących, w której weźmie udział cały zespół. Z powodzeniem zastąpi to gadkę przy kawie, do której przyzwyczajeni byliśmy zanim nastały czasy pandemii. Z kolei pracownikom zdalnym, którzy nie mieli okazji na żywo zobaczyć swoich współpracowników umożliwi to przedstawienie się i nawiązanie kontaktu z resztą zespołu.

Pomyślmy o spotkaniu poza pracą

Spotkanie zdalne nie musi dotyczyć jedynie tematów okołofirmowych. Możemy również postawić na team building, urządzając od czasu do czasu integrację poprzez wideokonferencję, której celem będzie po prostu wspólna zabawa. Podczas takiego zebrania współpracownicy mogą:

• zająć się rozwiązywaniem zagadek – platformy takie jak Zoom czy Microsoft Teams umożliwiają przypisanie konkretnej liczby osób do jednego pokoju. Każda z grup dostaje to samo zadanie do wykonania – która zrobi to szybciej, ta wygrywa i otrzymuje sympatyczny upominek. Dobry sposób na wzajemne poznanie się i podpatrzenie w jaki sposób myślą współpracownicy, a co za tym idzie – na budowanie głębszych relacji,
• uczestniczyć w warsztatach – warsztaty prowadzone w sposób wirtualny mają jedną, wielką zaletę – są znacznie prostsze w przygotowaniu! Nie trzeba szukać i wynajmować sali na kilkadziesiąt osób czy organizować cateringu. Każdy dołącza do nich z domowego zacisza, logując się o określonej godzinie linkiem podanym przez prowadzącego. Świetny sposób na zapewnienie zarówno edukacji, jak i rozrywki swojemu zespołowi – współpracownicy mogą później wymieniać się doświadczeniem i spostrzeżeniami,
• po prostu zrelaksować się po pracy – jeśli to możliwe, możemy wykorzystać platformy do wideokonferencji po prostu do zobaczenia się ze współpracownikami po godzinach pracy. Pogaduszki przy ulubionym napoju, nawet prowadzone online, sprzyjają integracji zespołu i są bezkosztowym pomysłem na team building. Kto wie, może cały wieczór przegadacie o ulubonych serialach lub swoich pasjach, a dobra zabawa sprawi, że będziecie chcieli powtórzenia integracji online jeszcze wiele razy?

A Wy, jakie macie pomysły na firmowy team building online? Podzielcie się nimi w komentarzach!