Promover la transparencia en entornos de trabajo remotos o híbridos
sin abrumar a los empleados con vigilancia puede ser un desafío. Sin
embargo, cuando se implementa cuidadosamente, el
software de monitoreo de empleados
remoto puede conectar a los trabajadores remotos y a sus gerentes,
fomentando una rendición de cuentas basada en la confianza.
Supón que planeas abrir el proceso de contratación en tu empresa a
trabajadores remotos o sientes la necesidad de consolidar a todos los
miembros del equipo independientemente de su ubicación de trabajo. En
ese caso, este manual de monitoreo de trabajo remoto te guiará sobre
cómo lidiar con el monitoreo de empleados remotos sin perder la
confianza de tu equipo.
Descubre:
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¿Qué es el monitoreo de empleados remotos?
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¿Qué tipo de prácticas incluye el monitoreo de trabajo remoto?
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¿Cuál es el trasfondo ético del monitoreo remoto de actividad del usuario?
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¿Cómo animar a los empleados remotos indecisos a utilizar
sistemas de monitoreo de empleados?
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¿Qué otros beneficios provienen de la implementación del software de seguimiento del trabajo remoto?
-
¿Cómo optimiza TimeCamp la gestión de la fuerza laboral
remota?
Asegúrate de que tu equipo se mantenga al tanto de su trabajo
independientemente de dónde trabajen.
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primera categoría.
¿Qué es el monitoreo de trabajo remoto?
Es un proceso a largo plazo de observar y analizar la actividad de los
empleados remotos utilizando diversas herramientas digitales, como
software de seguimiento del tiempo, productividad o gestión de tareas.
¿Por qué las empresas monitorean a los trabajadores remotos?
Los equipos remotos modernos y prósperos necesitan soluciones más
integrales que interminables cadenas de correos electrónicos y
llamadas telefónicas para garantizar una comunicación estable en
tiempo real. El software de monitoreo de empleados remotos es como una
oficina virtual: les brinda un espacio compartido para colaborar,
informar progresos y mantenerse en contacto independientemente de su
zona horaria de trabajo.
¿Cuáles son las otras razones por las que los empleadores monitorean a
los trabajadores remotos?
-
El seguimiento del tiempo que los empleados dedican a sus
tareas es crucial para determinar si existen diferencias en el
rendimiento entre los trabajadores de oficina y los
remotos.
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Medir las tasas de compromiso de los empleados
ayuda a convencer a los empleados remotos de que asuman la
responsabilidad de sus tareas y sean más responsables de su
trabajo.
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Requerir que los empleados remotos utilicen un rastreador de
tiempo diariamente
garantiza que a los empleados por hora se les facture de manera
justa por sus horas de trabajo.
-
Invitar a los empleados remotos a las herramientas que la
empresa utiliza diariamente
ayuda a establecer un sistema para la fuerza laboral de oficina y
remota.
-
El seguimiento diario del tiempo de trabajo marca automáticamente
a los empleados remotos presentes en el trabajo y recopila sus
datos de asistencia.
-
El análisis regular de los datos de seguimiento del
tiempo
es esencial para determinar las actividades productivas y las que
distraen.
¡Y así sucesivamente! El software de monitoreo de trabajo remoto
satisface las necesidades de los empleadores de mantenerse conectados
con los miembros de su equipo independientemente de su ubicación y
proporcionar servicios a los empleados lo más similares posible a la
experiencia en la oficina.
Gestionar empleados remotos nunca ha sido tan fácil.
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¿Cuáles son los métodos más comunes para monitorear cómo trabajan los
empleados remotos?
Los empleadores pueden elegir entre muchos métodos de monitoreo de
empleados remotos.
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Seguimiento automático del tiempo: Registra las
horas dedicadas a las tareas en tiempo real para obtener informes
detallados sobre el rendimiento laboral de los empleados remotos.
-
Registro de pulsaciones de teclas: Rastrea lo que
los empleados escriben utilizando dispositivos corporativos.
-
Seguimiento del ratón/panel táctil: Registra el
movimiento del ratón para determinar si los empleados realmente
trabajan o simplemente usan un "jiggler" de ratón que imita la
actividad del usuario.
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Seguimiento por GPS: Localiza la ubicación exacta
de un empleado remoto.
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Monitoreo de aplicaciones y sitios web: Rastrea qué aplicaciones o sitios web utilizan los
empleados durante las horas de trabajo.
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Grabación de pantalla: Este método captura
las pantallas de los empleados en tiempo real de forma irregular o
a intervalos establecidos (en forma de capturas de pantalla o
videos).
La mayoría de las herramientas disponibles actualmente ofrecen más de
una solución de monitoreo de empleados. Sin embargo, la exhaustividad
del proceso de monitoreo de empleados a menudo refleja el nivel de
confianza entre un empleador y sus empleados: cuanto más dispuestos
están los empleadores a monitorear cada paso de sus equipos remotos,
más invasivos parecen sus métodos para la privacidad de sus empleados.
Es por eso que es una buena práctica preguntarse cómo te sentirías si
estuvieras demasiado controlado antes de comprar un software de
monitoreo de empleados remotos.
Por lo general, un
rastreador de tiempo multiplataforma con
funciones de seguimiento de la actividad informática es perfecto para
monitorear eficazmente la productividad de los empleados remotos.
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¿Se puede monitorear a los trabajadores remotos?
Actualmente, las leyes existentes no restringen el derecho de los
empleadores a instalar software de monitoreo de empleados en
dispositivos propiedad de la empresa, como computadoras portátiles,
tabletas o teléfonos inteligentes, ni a pedir a los empleados que los
mantengan encendidos durante las horas de trabajo.
Sin embargo, ordenar a tus empleados remotos que descarguen una
aplicación en sus propios equipos puede generar serias preocupaciones
sobre la violación de la privacidad de los empleados, ya sea al
incorporar nuevas contrataciones o al anunciarlo al personal actual.
Es por eso que explicar por qué la empresa utiliza el monitoreo de
empleados remotos es crucial para evitar dañar la relación
empleador-empleado.
¿Cómo abordar las cuestiones éticas del monitoreo de trabajadores
remotos?
Explicar adecuadamente por qué la empresa utiliza software de
monitoreo de la fuerza laboral remota es crucial para abordar las
cuestiones legales y éticas que rodean la recopilación de datos de los
empleados. Un enfoque transparente fomenta la retroalimentación
positiva, genera confianza y aumenta la disposición de los empleados a
cooperar.
Las preocupaciones más comunes sobre el software de seguimiento de
empleados remotos:
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¿Qué tipo de actividad de los empleados rastrea la herramienta de
monitoreo de empleados y hasta qué punto?
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¿Qué tipos de datos rastrea? ¿Qué pasa con los datos personales,
como las credenciales de inicio de sesión?
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¿Dónde se almacenan los datos recopilados? ¿Quién tiene permiso
para consultarlos?
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¿Qué significa que el software de seguimiento esté destinado a
aumentar la productividad de los empleados?
El enfoque perfecto sería abordar estas preocupaciones antes de que
tus empleados remotos siquiera las expresen. Sé consistente y
transparente en tus respuestas para asegurarte de que tus empleados
comprendan completamente el propósito de la herramienta.
Además, considera crear un manual de software de monitoreo de
empleados remotos para resumir las respuestas a las preocupaciones de
tus empleados. Mantenlo a mano, preferiblemente fijado en un espacio
de trabajo compartido dentro de la aplicación de colaboración del
equipo, y comunica abiertamente los planes para ajustar la política de
monitoreo de la productividad de los trabajadores de la empresa.
¿Cómo animar a los empleados remotos e híbridos a realizar un
seguimiento de su tiempo y productividad?
Una implementación exitosa y completa solo será posible cuando los
trabajadores remotos comiencen a utilizar el software de monitoreo de
empleados elegido por la empresa.
¿Cómo se pueden disipar las dudas de los trabajadores remotos sobre el
software de monitoreo de productividad?
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Comunícate abiertamente: Como se mencionó
anteriormente, explica claramente por qué la empresa quiere que
los trabajadores remotos informen detalladamente sobre el progreso
de su trabajo. Define qué tipo de datos recopila el software de
monitoreo de empleados y proporciona capacitación sobre cómo usar
correctamente la herramienta.
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Aclara las expectativas de los resultados del trabajo:
Proporciona una descripción clara del puesto para las posiciones
remotas y explica cómo la herramienta de seguimiento de empleados
remotos ayuda a evaluar el compromiso de los empleados en el
cumplimiento de sus responsabilidades.
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Destaca cómo los trabajadores remotos pueden beneficiarse del
software de monitoreo de empleados: Presenta la herramienta como práctica para las
autoevaluaciones de rendimiento y como garantía de una
compensación justa por el tiempo que los empleados dedican a sus
tareas.
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Céntrate en los resultados para mejorar la satisfacción
laboral: Utiliza el software de monitoreo de trabajadores remotos para
definir las fortalezas principales de tus trabajadores remotos.
Esto te ayudará a identificar rápidamente a los empleados de alto
rendimiento y recompensarlos por sus esfuerzos, lo cual es una
manera perfecta de generar confianza, fomentar el espíritu de los
equipos remotos y aumentar el compromiso.
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Permite que los trabajadores remotos descubran sus
debilidades. La autoevaluación es una herramienta valiosa para que los
empleados evalúen su rendimiento y reaccionen rápidamente a los
inconvenientes. De esta manera, pueden esforzarse por mejorar sin
experimentar situaciones negativas que puedan dañar su
moral.
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Respeta la privacidad: Explica
detalladamente qué datos recopila el software de monitoreo de
empleados remotos y con qué propósito. Así como tu empresa se
certifica para garantizar la protección completa de los datos de
tus clientes, debes proporcionar a tus empleados el más alto nivel
de seguridad de datos.
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Brinda soporte en cada paso: Un entorno de
trabajo remoto tiene límites, especialmente si los trabajadores
remotos trabajan desde todo el mundo. Proporciónales capacitación
detallada sobre cómo utilizar el software de monitoreo de
empleados remotos, verifica regularmente que tengan instaladas las
últimas versiones de las aplicaciones en sus dispositivos
corporativos y manténlos informados incluso sobre los cambios
menores en la política de monitoreo de empleados remotos de la
empresa.
En resumen, la transparencia y destacar los resultados positivos son
las claves para animar a los empleados a dejar de dudar sobre el
software de monitoreo de trabajadores remotos.
¿Qué otros beneficios provienen de la implementación de software de
monitoreo de trabajadores remotos?
Los actores más valiosos en el mercado de software de monitoreo de
empleados remotos ofrecen más que diferentes habilidades para rastrear
el tiempo y la actividad de los empleados remotos. ¿En qué otras áreas
ayuda a mejorar?
Mejora del rendimiento de los empleados
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Mayor visibilidad de la actividad del empleado: Debido al contacto cara a cara limitado con los trabajadores
remotos, los supervisores pasan por alto las deficiencias a menos
que un empleado plantee sus preocupaciones. El monitoreo de
empleados revela información valiosa sobre lo que más les cuesta a
los empleados.
-
Indicación de tendencias de productividad: El seguimiento de la productividad de los empleados incluye
la clasificación de la actividad del usuario en actividades
productivas e improductivas, lo que permite identificar y eliminar
las fuentes de distracción.
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Mayor responsabilidad: El uso de software de
monitoreo de empleados fomenta la transparencia entre los miembros
del equipo y los anima a ser más proactivos.
-
Prácticas saludables de gestión del tiempo: Proporcionar a los empleados remotos una
herramienta para realizar autoevaluaciones regulares sobre cómo
gastan sus horas de trabajo fomenta el seguimiento de un camino de
auto-mejora y la planificación más eficiente de su tiempo de
trabajo.
Gestión de tareas optimizada
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Seguimiento de tareas sin problemas: Observa en
tiempo real cómo trabajan tus empleados para planificar y
gestionar la carga de trabajo de acuerdo con la capacidad actual
del equipo.
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Mayor tasa de finalización de tareas: Los
trabajadores remotos conscientes del software de monitoreo de
trabajo remoto que se ejecuta en sus computadoras tienden a
concentrarse mejor en sus tareas.
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Comunicación mejorada: Las herramientas de
monitoreo de trabajo remoto con funciones de colaboración
mantienen a los equipos remotos conectados y hacen que parezca que
comparten el mismo espacio de trabajo a pesar de la
distancia.
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Controla los presupuestos: Medir el tiempo
dedicado a diferentes tareas ayuda a preparar estimaciones de
presupuesto más precisas y compararlas con el gasto real durante
la fase de ejecución de un proyecto.
Gestión de la fuerza laboral simplificada
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Nómina optimizada: La integración de una
herramienta de monitoreo remoto con los sistemas contables
garantiza listas de nómina precisas y compensaciones oportunas, lo
cual es crucial para construir relaciones empleador-empleado
basadas en la confianza.
-
Micromanagement reducido: El análisis
exhaustivo de los datos de tiempo proporciona información más
detallada sobre la productividad de los empleados y es mucho menos
estresante para los empleados que las constantes regañinas.
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Cohesión del equipo fortalecida: Las herramientas
de monitoreo remoto construyen un puente entre los empleados de
oficina, remotos e híbridos, fomentando una cultura remota
inclusiva.
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Un ojo en el bienestar de los empleados: Los
trabajadores remotos tienden a trabajar más horas que sus colegas
de oficina. Los datos de tiempo y actividad ayudan a los
supervisores a
rastrear sus horas extras
y reaccionar cuando los números indican que sus empleados trabajan
horas excesivas.
-
Flexibilidad de horas de trabajo: El
software de gestión de trabajadores remotos agiliza el proceso de
establecimiento de políticas separadas para los empleados que
necesitan más flexibilidad para gestionar su tiempo, como cuando
equilibran las responsabilidades laborales y parentales.
Seguridad mejorada
-
Sistema centralizado: El uso de una herramienta
multipropósito para monitorear a los empleados ayuda a implementar
medidas sólidas de seguridad de datos para evitar fugas de datos
sensibles y ayuda en la detección exitosa de amenazas internas.
-
Cumplimiento total de la ley: Las herramientas de
monitoreo de empleados remotos certificadas satisfacen las
necesidades de los empleadores de los más altos estándares de
protección de datos y
cumplimiento de las leyes laborales
en todo el mundo.
-
Actitud proactiva: Los empleados se sienten
cómodos con su actividad en línea; no deberían pensar demasiado en
ello o, todo lo contrario, usar sus funciones a su favor.
La implementación de herramientas de seguimiento de tiempo y actividad
debe ser el primer paso para que las empresas se mantengan al día con
la rápida transformación de la fuerza laboral. Solo una aplicación
puede proporcionar a los empleadores resúmenes de rendimiento para
cada empleado remoto, lo que reduce su necesidad de un control
extendido y prácticas estresantes de microgestión.
Entonces, ¿qué herramienta debería elegir un equipo remoto próspero?
¿Por qué TimeCamp es el mejor software de monitoreo de empleados para
equipos remotos?
TimeCamp es totalmente ajustable para ayudar a empresas de cualquier
industria a alcanzar sus objetivos. También proporciona un kit de
herramientas completo para monitorear el trabajo de los empleados
remotos.
Seguimiento del tiempo
¿Cómo rastrea TimeCamp el tiempo de los trabajadores remotos?
Elige entre una variedad de rastreadores de tiempo para monitorear tu
fuerza laboral remota:
-
Seguimiento automático del tiempo: La aplicación
de escritorio (disponible para todos los sistemas operativos)
monitorea el tiempo y la actividad del usuario para asignar
entradas de tiempo a proyectos y tareas apropiados.
-
Hojas de tiempo: Los registros de tiempo
se pueden rellenar iniciando un nuevo temporizador o introduciendo
el tiempo manualmente. También muestran las entradas de tiempo
registradas utilizando diferentes métodos de seguimiento del
tiempo en TimeCamp. Los registros de tiempo son fácilmente
accesibles para empleadores y empleados y, por lo tanto,
contribuyen significativamente a fomentar una cultura de
transparencia.
-
Aplicaciones móviles: Los rastreadores de tiempo
para dispositivos móviles facilitan el registro de horas desde
ubicaciones remotas incluso cuando los usuarios están sin
conexión.
Independientemente de lo que elijas para el seguimiento de la
productividad de los empleados remotos, la sincronización de primer
nivel entre las aplicaciones garantiza registros de tiempo precisos
para optimizar la asistencia y la nómina.
Leer más: Formas de seguimiento del tiempo en TimeCamp
Seguimiento de la actividad del ordenador
Las aplicaciones de escritorio funcionan en segundo plano y recopilan
la actividad de los usuarios. Más específicamente, registran los
nombres de los sitios web y las aplicaciones y el tiempo exacto en que
los empleados trabajan en ellos. Asignan el tiempo rastreado a las
tareas apropiadas en función de las palabras clave previamente
establecidas.
Las aplicaciones de escritorio aumentan la productividad al reducir
las distracciones. Automatizan el proceso de llenado de hojas de
tiempo para que los usuarios puedan centrarse únicamente en sus
tareas.
Leer más: Actividades informáticas en TimeCamp
Capturas de pantalla
Esta es una función opcional de una aplicación de escritorio. Si está
habilitada y la aplicación de escritorio está encendida, el sistema
toma automáticamente capturas de pantalla cada 10 minutos y las guarda
para su posterior revisión. Solo los administradores y supervisores
pueden acceder a las capturas de pantalla; tienen 60 días para revisar
los registros.
Leer más: Capturas de pantalla en TimeCamp
Informes detallados
Los empleadores y gerentes pueden crear resúmenes de rendimiento que
proporcionan información detallada sobre los hábitos de trabajo
típicos de los empleados. Estos análisis exhaustivos pueden ayudarlos
a comprender por qué disminuyen las tasas de participación o a
reconocer y recompensar a los empleados de alto rendimiento.
Leer más: Informes de personal en TimeCamp
Seguimiento de asistencia
El seguimiento de ausencias es otra parte esencial del sistema de
monitoreo de empleados de TimeCamp. El módulo de asistencia se puede
configurar en función de las hojas de tiempo o los datos de actividad
informática; sin embargo, esta última parece ser una mejor opción para
el seguimiento de la asistencia
de los equipos remotos.
Un informe de asistencia muestra un desglose de la semana laboral
de cada empleado, incluyendo datos como:
Las horas de entrada y salida.
-
El número de horas intermedias (en comparación con la duración de
la jornada laboral predeterminada para esta empresa).
Valor de las horas extras.
Valor del tiempo privado.
-
Un resumen del saldo de vacaciones para el año en curso,
incluyendo días por enfermedad y días de trabajo remoto.
Una breve revisión de los datos de asistencia de los empleados revela
si los empleados están cumpliendo sus horas de trabajo requeridas y la
frecuencia de sus tardanzas. Además, ayuda a evaluar si sus horas
extras contribuyen a mejorar el rendimiento y los resultados del
trabajo.
Leer más: Informes de asistencia en TimeCamp
Seguimiento del tiempo de inactividad
El tiempo de inactividad es una parte esencial del monitoreo de
trabajadores remotos de TimeCamp.
Una aplicación de escritorio en TimeCamp registra la actividad del
usuario y, por lo tanto, el tiempo total en que la computadora está en
uso activo. Si la aplicación no registra ninguna actividad de
ratón/panel táctil o teclado dentro del tiempo previamente
especificado, el sistema registra automáticamente el tiempo fuera de
la computadora y aparece una ventana que le pide al usuario que defina
la razón de esta pausa.
Sin embargo, si los empleados remotos tienden a abusar de esta
función, se puede desactivar para usuarios específicos en la
configuración.
Leer más: Tiempo de inactividad en TimeCamp
Paneles de productividad
Gracias a los paneles de actividad en tiempo real, cada usuario puede
acceder a sus datos de rendimiento en cualquier momento que lo desee.
El panel muestra los sitios web y las aplicaciones más visitados y
desgloses diarios/semanales de las horas rastreadas, agrupadas por
categoría de actividad, proyectos o tareas.
Habilitar esta función permite a los empleadores animar a sus
empleados a realizar autoevaluaciones de rendimiento regulares. De
esta manera, pueden comprender mejor cómo gastan su tiempo y asumir la
responsabilidad de su gestión del tiempo y las tareas.
Leer más: Panel de seguimiento de actividad
Preguntas y respuestas rápidas sobre el monitoreo de trabajo remoto de
TimeCamp
¿TimeCamp apoya el monitoreo ético de los trabajadores remotos?
Absolutamente. Hacemos todo lo posible para ayudarte a establecer un
sistema sólido de seguimiento del trabajo remoto mientras proteges la
privacidad de tus empleados.