Cómo DEWIZA Audyt dejó de esperar tres semanas para saber en qué se invertían las horas

Gestionar en Excel un equipo de 30 personas que trabajaban en distintos proyectos se había convertido en un quebradero de cabeza. El planificador de recursos y hojas de horas de TimeCamp lo solucionó al reunir toda la información en una única vista clara, que permite visualizar la carga de trabajo y la capacidad disponible.

Planificador de recursos de TimeCamp con la asignación semanal de horas por persona y proyecto

Quién es DEWIZA Audyt

DEWIZA Audyt es una firma de auditoría con más de 10 años de experiencia en auditorías legales. Trabaja en toda Polonia y colabora con especialistas de distintos ámbitos para ofrecer servicios integrales de revisión de estados financieros, auditorías fiscales, asesoramiento contable y mucho más. Cada servicio se adapta a las necesidades específicas de cada cliente, y la empresa asigna los servicios y consultores en función de ellas.

Sector: Auditoría y aseguramiento
Empleados: 20-49
Ubicación: Gliwice, Polonia
Uso de TimeCamp: Control horario y planificación de recursos

Funciones más usadas

Planificador de recursos
Hojas de horas con aprobación
Informes de tiempo y presupuesto

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¿Listo para cambiar las interminables hojas de cálculo de Excel por una única fuente de planificación?

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Resultados con TimeCamp

Asignación de recursos en tiempo real
Información rápida sobre quién está trabajando en cada tarea a medida que avanza la semana. Una visión más detallada que ofrece mayor transparencia sobre la asignación de recursos.
Sin consolidaciones a final de mes
Los datos de tiempo y recursos están siempre actualizados y listos para consultarse. Las hojas de horas se recopilan automáticamente, sin tener que dedicar tiempo a reunir 30 hojas de cálculo cuando se acerca el cierre de mes.
Planificación frente a horas reales
Las horas planificadas y las registradas están en una misma herramienta y se pueden consultar en paralelo. Ya no hace falta alternar entre dos archivos de Excel para cuadrar las cifras manualmente. Además, pueden detectar qué proyectos tienen más o menos personal del necesario y ajustar la asignación en consecuencia.
Horas, no semanas completas
Antes, cada celda de Excel representaba una semana entera. Con el Planificador de recursos de TimeCamp, en cambio, pueden asignar el tiempo por horas, algo especialmente útil cuando se trabaja con varios clientes en una misma semana.

Rafał Rydzak
Vicepresidente, DEWIZA Audyt
«Con 30 personas en el equipo y tantos clientes estupendos, gestionar la asignación de recursos en Excel dejó de compensar por el esfuerzo que requería. La vista del Planificador nos dio justo lo que necesitábamos: ver todos los proyectos y los empleados asignados a cada uno en un mismo lugar».

El problema de planificación que DEWIZA no podía resolver con una hoja de cálculo

30 personas y 30 archivos de Excel distintos. La asignación manual de recursos a proyectos cada semana se había vuelto demasiado laboriosa. El equipo tenía capacidad suficiente para asumir la carga de trabajo, pero el problema estaba en la forma de gestionar los recursos.

Matriz de planificación en Excel con el equipo asignado a los encargos de clientes semana a semana

Una matriz que se descuadraba con cada cambio

La matriz de planificación reunía muchos tipos de información y funcionaba bien siempre que no hubiera cambios imprevistos. Por ejemplo, si un encargo se aplazaba un mes, había que revisar esa semana y mover manualmente la entrada de cada persona implicada. Y cuando un equipo trabajaba para dos clientes a la vez, aparecían dos nombres en una misma celda, lo que impedía aplicar filtros correctamente. Mantener la matriz al día se había convertido en una tarea complicada.

Decenas de hojas de horas en archivos de Excel independientes

30 archivos y tres semanas de trabajo administrativo

La cantidad de archivos independientes no dejaba de crecer. Cada persona llevaba su propia hoja de horas, escribía los nombres de los proyectos como quería, imprimía un resumen mensual y lo enviaba al departamento de nóminas. Revisar los archivos de Excel, recopilar los datos, corregir errores y preparar los informes para la dirección solía llevar unas tres semanas de trabajo administrativo. Además, el equipo directivo mantenía otro archivo para las liquidaciones, donde contrastaba las horas de las facturas de los colaboradores externos con las horas registradas. Como los archivos no estaban conectados entre sí, comparar manualmente las horas planificadas con las reales para mantener la precisión llevaba mucho tiempo.

Qué cambió con TimeCamp

Antes de TimeCamp	Con TimeCamp
Cada persona llevaba su propia hoja de horas en Excel y escribía los nombres de los proyectos manualmente	Los nombres de los proyectos se establecen de forma centralizada, por lo que la planificación y los informes utilizan siempre el mismo nombre
Una persona del equipo administrativo consolidaba unos 30 archivos después del cierre de mes; el proceso podía llevar hasta tres semanas	El sistema recopila las horas automáticamente y permite consultarlas a medida que avanza el mes
Matriz de planificación con apellidos por semana y un único cliente por celda	Asignación por persona y semana, desglosada por horas, con varias personas visibles en un mismo encargo
Si había dos clientes en una misma semana, aparecían dos nombres en una celda y no se podía aplicar un filtro útil	Las horas de cada cliente en una misma semana se muestran por separado
Los cambios de fecha de un cliente había que trasladarlos manualmente a todas las filas afectadas	La asignación se actualiza en el planificador y el cambio queda visible para todo el equipo
Las horas planificadas y las reales se comparaban manualmente	Las horas planificadas y las registradas se consultan en un mismo registro
Excel aceptaba cualquier cantidad de horas, por lo que los excesos respecto a los honorarios del cliente se detectaban demasiado tarde	Las horas se contrastan con el presupuesto del cliente antes de que el encargo supere lo previsto

Antes de TimeCamp
Cada persona llevaba su propia hoja de horas en Excel y escribía los nombres de los proyectos manualmente
Una persona del equipo administrativo consolidaba unos 30 archivos después del cierre de mes; el proceso podía llevar hasta tres semanas
Matriz de planificación con apellidos por semana y un único cliente por celda
Si había dos clientes en una misma semana, aparecían dos nombres en una celda y no se podía aplicar un filtro útil
Los cambios de fecha de un cliente había que trasladarlos manualmente a todas las filas afectadas
Las horas planificadas y las reales se comparaban manualmente
Excel aceptaba cualquier cantidad de horas, por lo que los excesos respecto a los honorarios del cliente se detectaban demasiado tarde

Con TimeCamp
Los nombres de los proyectos se establecen de forma centralizada, por lo que la planificación y los informes utilizan siempre el mismo nombre
El sistema recopila las horas automáticamente y permite consultarlas a medida que avanza el mes
Asignación por persona y semana, desglosada por horas, con varias personas visibles en un mismo encargo
Las horas de cada cliente en una misma semana se muestran por separado
La asignación se actualiza en el planificador y el cambio queda visible para todo el equipo
Las horas planificadas y las registradas se consultan en un mismo registro
Las horas se contrastan con el presupuesto del cliente antes de que el encargo supere lo previsto

«Excel acepta cualquier cifra. TimeCamp te muestra si las cuentas cuadran».
Rafał Rydzak
Vicepresidente, DEWIZA Audyt

Cómo TimeCamp permitió contrastar las horas planificadas con las horas reales

Al trasladar los datos de Excel al Planificador de recursos, DEWIZA reunió la información de todos los empleados en una única fuente fiable. Los nombres de los proyectos se establecen de forma centralizada y se utilizan tanto en la planificación de recursos como en los informes. Además, los recursos se asignan por horas, en lugar de por semanas completas, y cuando hay dos clientes programados para una misma semana, las horas asignadas a cada uno siguen apareciendo por separado.

Se acabaron las hojas de horas dispersas: ahora se envían cada semana a una persona responsable de aprobarlas. Así, los responsables pueden comprobar quién ha trabajado en cada proyecto y detectar si ha surgido algún imprevisto. Las liquidaciones con los colaboradores externos también se basan en esos mismos registros, por lo que las horas facturadas se contrastan con las horas registradas en el sistema, en lugar de compararlas con distintas hojas de cálculo. Como dice Dariusz Głąb, vicepresidente, ahora son «horas de trabajo reales, no estimaciones».

Planificador de recursos de TimeCamp, hojas de horas semanales aprobadas e informe de presupuesto del cliente

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Qué consiguió DEWIZA

Asignación de recursos y horas en un único registro, sin tener que consolidar hojas de cálculo a final de mes
Un único nombre para cada proyecto en la planificación, las hojas de horas y los informes
Hojas de horas semanales aprobadas por una sola persona
Horas de los colaboradores externos contrastadas con las horas reales en una misma herramienta
Visibilidad de las horas en relación con los honorarios del cliente antes de superar el presupuesto
Seguimiento del presupuesto del cliente y marcado de facturas, con informes de márgenes como siguiente paso
Sin proyectos con exceso o falta de personal en el Planificador

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