Pobierz
Aplikacja AI Time Tracker
(Timesheet)
Aplikacja desktop
(Aktywności komputerowe)
Aplikacja mobilna
Rozszerzenia
Zarządzanie 30-osobowym zespołem w plikach Excela, gdy każdy pracuje nad innymi projektami, stało się uciążliwe. Timesheet i Resource Planner w TimeCamp rozwiązały ten problem, bo zebrały cały zespół w jednym przejrzystym widoku, który pokazuje obciążenie pracą oraz bieżącą dostępność zespołu.
DEWIZA Audyt to firma audytorska z ponad 10-letnim doświadczeniem w audycie sprawozdań finansowych. Działa w całej Polsce i współpracuje z ekspertami z innych dziedzin, oferując kompleksowe przeglądy sprawozdań finansowych, audyty podatkowe, doradztwo księgowe i inne usługi. Każdą usługę dopasowuje do indywidualnych potrzeb klienta i na ich podstawie przydziela zakres prac oraz konsultantów.
Branża: Audyt i usługi atestacyjne
Pracownicy: 20–49
Lokalizacja: Gliwice, Polska
Zastosowanie TimeCamp: Rejestrowanie czasu pracy i planowanie zasobów
Zamień piętrzące się arkusze Excela na jedno miejsce do planowania zasobów.
Szybki wgląd w to, kto nad czym pracuje, na bieżąco w trakcie tygodnia. Szczegółowy widok zapewnia znacznie lepszą widoczność rozłożenia zasobów w projektach.
Aktualne dane dotyczące czasu pracy i zasobów są zawsze dostępne do wglądu. Timesheety są już zebrane, więc pod koniec miesiąca nie trzeba poświęcać dodatkowej pracy na scalanie 30 arkuszy Excela.
Zaplanowane i zarejestrowane godziny znajdują się obok siebie w jednym narzędziu, dzięki czemu nie trzeba przełączać się między dwoma plikami Excela, żeby ręcznie uzgadniać liczby. Zespół widzi też, które projekty mają przypisaną zbyt małą lub zbyt dużą liczbę pracowników i może odpowiednio dopasować obsadę.
Wcześniej jedna komórka w Excelu zawsze oznaczała cały tydzień, co dawało jedynie ogólny obraz sytuacji. Resource Planner w TimeCamp pozwala przydzielać pracę z dokładnością do godziny, co ma szczególne znaczenie, gdy w jednym tygodniu obsługuje się kilku klientów.
Rafał Rydzak
VP, DEWIZA Audyt
„Przy 30 osobach w zespole i wielu klientach alokowanie zasobów w Excelu po prostu przestało być warte zachodu. Widok Plannera dał nam to, czego potrzebowaliśmy: wszystkie projekty z przypisanymi do nich pracownikami w jednym miejscu.”
30 osób i 30 różnych plików Excela sprawiły, że cotygodniowe ręczne przypisywanie ludzi do projektów stało się zbyt dużym obciążeniem. Zespół był wystarczająco liczny, by udźwignąć bieżącą pracę – problem leżał jednak w sposobie jej zarządzania.
Dotychczasowa matryca w Excelu, wypełniona różnymi rodzajami informacji, sprawdzała się, dopóki nie pojawiały się nieplanowane zmiany. Przesunięcie zlecenia o miesiąc oznaczało na przykład przejście przez dany tydzień i przeniesienie rekordów każdej osoby, która przy nim pracowała, a gdy zespół obsługiwał jednocześnie dwóch klientów, w jednej komórce lądowały dwie nazwy, których nie dało się już filtrować.
Liczba plików Excela rosła. Każdy prowadził własny timesheet, nazywał projekty po swojemu, drukował miesięczne podsumowanie i wysyłał je do działu płac. Każdy przegląd Excela, czyli zebranie danych, usunięcie błędów i przygotowanie zestawień dla zarządu, zajmował zwykle około 3 tygodni pracy administracyjnej. Zarząd prowadził jeszcze jeden plik z rozliczeniami, w którym porównywał godziny z faktury dla podwykonawcy z tym, co wynikało z ewidencji. Żaden z tych plików nie łączył się jednak z pozostałymi, więc ręczne porównywanie planów z faktycznie przepracowanymi godzinami, aby zachować dokładność, było bardzo czasochłonne.
| Przed TimeCamp | Z TimeCamp |
|---|---|
| Każdy prowadził własny timesheet w Excelu, a nazwy projektów wpisywał odręcznie | Nazwy projektów ustalane centralnie, więc alokacja i raportowanie używają jednej nazwy |
| Osoba z administracji scalała po zakończeniu miesiąca około 30 plików, nawet do trzech tygodni | System sam zbiera godziny, dostępne na bieżąco w trakcie miesiąca |
| Macierz planowania z nazwiskami w podziale na tygodnie, jeden klient na komórkę | Alokacja na osobę i tydzień w godzinach, z kilkoma osobami widocznymi przy jednym zleceniu |
| Dwóch klientów w jednym tygodniu oznaczało dwie nazwy w jednej komórce i bezużyteczny filtr | Dwóch klientów w jednym tygodniu rozdzielonych godzinowo, każdy widoczny osobno |
| Przesunięcie terminu przez klienta trzeba było ręcznie przenieść w każdym wierszu, którego dotyczyło | Alokacja przesuwana w plannerze, a zmiana widoczna dla zespołu |
| Godziny zaplanowane i faktyczne porównywane ręcznie | Godziny zaplanowane i zgłoszone odczytywane z tej samej ewidencji |
| Excel przyjmował dowolną liczbę godzin, więc przekroczenie honorarium klienta wychodziło na jaw późno | Godziny sprawdzane względem budżetu klienta, zanim zlecenie go przekroczy |
| Przed TimeCamp |
|---|
| Każdy prowadził własny timesheet w Excelu, a nazwy projektów wpisywał odręcznie |
| Osoba z administracji scalała po zakończeniu miesiąca około 30 plików, nawet do trzech tygodni |
| Macierz planowania z nazwiskami w podziale na tygodnie, jeden klient na komórkę |
| Dwóch klientów w jednym tygodniu oznaczało dwie nazwy w jednej komórce i bezużyteczny filtr |
| Przesunięcie terminu przez klienta trzeba było ręcznie przenieść w każdym wierszu, którego dotyczyło |
| Godziny zaplanowane i faktyczne porównywane ręcznie |
| Excel przyjmował dowolną liczbę godzin, więc przekroczenie honorarium klienta wychodziło na jaw późno |
| Z TimeCamp |
|---|
| Nazwy projektów ustalane centralnie, więc alokacja i raportowanie używają jednej nazwy |
| System sam zbiera godziny, dostępne na bieżąco w trakcie miesiąca |
| Alokacja na osobę i tydzień w godzinach, z kilkoma osobami widocznymi przy jednym zleceniu |
| Dwóch klientów w jednym tygodniu rozdzielonych godzinowo, każdy widoczny osobno |
| Alokacja przesuwana w plannerze, a zmiana widoczna dla zespołu |
| Godziny zaplanowane i zgłoszone odczytywane z tej samej ewidencji |
| Godziny sprawdzane względem budżetu klienta, zanim zlecenie go przekroczy |
„Excel przyjmie wszystko, a TimeCamp pokazuje nam, czy to faktycznie się spina.”
Rafał Rydzak
VP, DEWIZA Audyt
Przeniesienie danych z Excela do Resource Plannera połączyło wszystkich pracowników i dostarczyło jedno źródło prawdy. Nazwy projektów są ustalane centralnie i wspólne dla planowania zasobów i raportowania; zasoby przydziela się w godzinach zamiast całych tygodni, a gdy na ten sam tydzień zaplanowano dwóch klientów, alokacja każdego z nich pozostaje widoczna osobno.
Nie ma już luźnych spreadsheetów – jest jedno narzędzie, które co tydzień dostarcza timesheety do osoby zatwierdzającej, a menedżerowie mogą sprawdzić, kto nad czym pracował i czy nie wydarzyło się nic nieplanowanego. Rozliczenia z podwykonawcami też opierają się na tej samej ewidencji, więc godziny z faktur są weryfikowane względem niej, a nie porównywane z arkuszami. Jak mówi Dariusz Głąb, wiceprezes, teraz to „prawdziwe godziny pracy, a nie zabawa w zgadywanie”.
Pójdź w ślady DEWIZY i zamień pliki Excela na jedno narzędzie do rejestrowania czasu i planowania. Załóż darmowe 14-dniowe konto próbne albo umów się z nami na rozmowę, żeby zobaczyć TimeCamp na własnych danych.
Google