Najlepsze aplikacje do zarządzania wieloma projektami i wieloma klientami

Jak radzić sobie z pracą, gdy zarządzasz wieloma projektami?

Nasi dziadkowie mieli tylko jedną pracę przez całe swoje życie. Jedno miejsce, sztywne ramy zatrudnienia. Ale to się zmieniło. Obecnie, wielu z nas pracuje zdalnie, na odległość, co wymaga pewnej elastyczności w planowaniu pracy. Karsten Strauss twierdzi, że jest ona  bardzo ważna zarówno dla Amerykanów, jak i reszty świata. W artykule dla magazynu Forbes (czytaj tu), autor wskazuje, że do osobami, od których oczekiwana jest elastyczność organizacji pracy, są przykładowo programiści, analitycy czy pracownicy ochrony przed cyberprzestępczością.

Jako że coraz więcej freelancerów decyduje się na pracę dla wielu klientów lub firm i prowadzi wiele projektów jednocześnie, pojawił się problem z komunikacją, z szumem informacyjnym, obcy naszym dziadkom, pozbawionym dostępu do zaawansowanych technologii komunikacyjnych. Niełatwo się z nim zmierzyć.

Spencer Coon w swoim artykule ,,Porady dotyczące zarządzania wieloma projektami od osób zarządzających wieloma firmami” sugeruje kilka rozwiązań:

• Korzystaj z outsourcingu, kiedy tylko możesz – kiedy zauważono, że pracownicy są bardziej produktywni, gdy otrzymują większą autonomię, zaufanie nabrało większego znaczenia. O to właśnie chodzi w outsourcingu – aby przekazać odpowiedzialność za projekt pracownikowi zewnętrznemu, który nie pracuje dla ciebie na co dzień.
• Wynajmij pracowników o różnych umiejętnościach – kierownicy projektów powinni myśleć o swoich obowiązkach tak, jakby byli CEO nowych przedsiębiorstw. Muszą zachować elastyczność pracy i skupiać się na celu, który starają się osiągnąć, a nie na metodzie, za pomocą której go osiągną.
• Scentralizuj komunikację – menedżerowie nie mają czasu, aby przełączać się pomiędzy piętnastoma różnymi aplikacjami tylko po to, aby zdefiniować zadania i pracować dla poszczególnych zespołów. Potrzebują scentralizowanej przestrzeni do komunikacji i ściśle określonych zasad współpracy.
• Monitoruj codzienną pracę – jeśli zarządzasz wieloma projektami, łatwo możesz pogubić się w codziennych obowiązkach i zadaniach. Dlatego tak ważne jest, aby stworzyć codzienne nawyki pracy, które będziesz wykonywał pomimo problemów, które cię otaczają.

Korzystaj z odpowiedniego narzędzia!

Rynek oferuje osobom, które pracują nad wieloma projektami z wieloma klientami, wiele różnych aplikacji. Ułatwiają one pracę i poprawiają współpracę. Poniżej znajdziesz listę narzędzi, które pomogą ci w zarządzaniu pracą twoją i innych:

TimeCamp Planner

Jest to doskonały produkt dla zespołów zajmujących się wieloma zadaniami. Umożliwia zarządzanie zadaniami i projektami za pomocą zaawansowanej funkcji czatu. Ta aplikacja jest kombinacją Slacka i Trello. TimeCamp Planner rozwiązuje różne problemy, ponieważ daje wiele możliwości:

• Standaryzacja pracy ze wszystkimi zespołami – jedna aplikacja, jedno centrum komunikacji w czasie trwania projektow dla wszystkich zespołów.
• Komunikacja z firmami outsourcingowymi – dzięki funkcji wydzielonych Workspace’ów, masz możliwość tworzenia komunikatorów zadań dla zewnętrznych firm. W ten sposób można łatwo prowadzić rozmowy i definiować zadania.
• Odniesienie do Trello, popularnego oprogramowania do zarządzania zadaniami i projektami, daje korzyści, w tym możliwość korzystania w swojej pracy z metody Kanban.
• Twoi pracownicy mogą brać udział w wielu projektach jednocześnie, zarówno wewnętrznych, jak i tych realizowanych z firmami zewnętrznymi.
• Skoncentrowanie się na jednym dashboardzie – użyj jednego narzędzia, aby zrealizować wszystkie projekty!

TimeCamp

TimeCamp to narzędzie do monitorowania pracy twojej i twoich pracowników, także osób pracujących zdalnie. Dzięki swojej funkcjonalności i łatwości obsługi, oprogramowanie pozwala na optymalizację czasu pracy i zwiększenie efektywności pracowników. Usprawnia również zarządzanie zasobami i ich przydział. Decydując się na wdrożenie TimeCampa w swojej firmie, zyskujesz wiele korzyści:

• Aplikacja desktopowa dla wszystkich platform (Windows, Mac, Linux), rozszerzenia i aplikacja mobilna dla iOS i Android. Wszystkie one mają na celu pomóc użytkownikom śledzić swoją aktywność bez względu na to, gdzie się znajdują.
• Najwyższa jakość w najlepszej cenie.
• Automatyczne śledzenie czasu, które umożliwia łatwe przełączanie się między zadaniami.
• Możliwość wyznaczenia limitu dla każdego zadania, tak abyś mógł efektywnie monitorować pracę swojego zespołu.
• Precyzyjne rozliczanie klientów dzięki możliwości monitorowania budżetu projektów.
• Wprowadzanie czasu pracy do faktur na podstawie szacunkowych stawek godzinowych.
• Integracje z różnymi narzędziami pomagającymi w zarządzaniu projektami i księgowością, takimi jak Asana, Podio, Trello, Basecamp 3, Xero, QuickBooks i wiele innych.

Kalendarz Google

Kalendarz Google jest jednym z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych do planowania. Dzięki łatwej dostępności, jest idealny w każdej sytuacji. Możesz z niego korzystać bez względu na to, gdzie się znajdujesz – na wakacjach, w podróży służbowej czy w biurze.

Kalendarz Google jest bardzo łatwy w obsłudze, a jego prostota pozwala efektywnie planować czas i alokować godziny w zależności od twojej dostępności w danym tygodniu pracy. Dodatkowo, aplikacja wysyła powiadomienia i przypomnienia przed ważnymi spotkaniami. Nigdy więcej nie zapomnisz o codziennych zadaniach i zobowiązaniach.

Ponadto, większość aplikacji dostępnych na rynku integruje się z Kalendarzem Google. Usprawnia to pracę pomiędzy różnymi narzędziami.