Produktywność w pracy: sprawdzone narzędzia dla lepszych wyników

Zwiększenie produktywności w miejscu pracy – łatwiej powiedzieć niż zrobić, prawda? Zwłaszcza gdy lista zadań zdaje się nie mieć końca, a niska energia sprawia, że wszystko staje się dziesięć razy trudniejsze.

Na szczęście nie jesteś jedyną osobą na świecie, która ma trudności z utrzymaniem najwyższej wydajności w pracy.

Automatyzacja, która oszczędza Twój czas

Zainstaluj TimeCamp, aby zautomatyzować śledzenie czasu, lepiej zarządzać projektami i skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne.

Wypróbuj za darmo!

Dlaczego moja produktywność w pracy jest tak niska?

Umówmy się – to zależy od Ciebie. Każda osoba mierzy się z wyzwaniami wpływającymi na zdrowie fizyczne i psychiczne, ma cechy charakteru, które sprzyjają dekoncentracji, i różni się odpornością na stres. Niższa produktywność może zależeć nawet od wydarzeń danego dnia — nieoczekiwane, stresujące sytuacje często obniżają motywację i samopoczucie. Co więcej, niektóre przyczyny są od nas niezależne i dotyczą większej grupy osób, np. kryzys gospodarczy.

Jednak niedawne badania wskazują również na powszechne powody niższej wydajności w pracy:

Zbyt wiele zadań na raz — i zbyt mało czasu, by ukończyć je wszystkie w terminie,
Nieokreślone priorytety — wykonywanie zadań jedno po drugim zamiast nadania im kolejności według pilności,
Toksyczna kultura pracy — absurdalnie wysokie wymagania narzucane przez kierownictwo i konieczność realizowania ich w krótkim czasie,
Wypalenie zawodowe — przepracowanie prowadzące do wyczerpania i obojętności wobec obowiązków,
Niepewność gospodarcza — narastający stres wywołany globalnymi kryzysami (np. wojny lub pandemie),
Niepewność finansowa — lub strach przed utratą pracy z powodu (nagłych) zwolnień,
Brak poczucia sensu — nieumiejętność liderów firmy w budowaniu kultury troski i przynależności, co prowadzi do niskiej motywacji, mimo posiadania odpowiednich umiejętności i doświadczenia.

Mój przełożony nie interesuje się tym, co robię — czy to normalne?

Inne badania pokazują, że niska produktywność jest bezpośrednio związana z brakiem informacji zwrotnej od liderów firmy. Poziom produktywności pracowników w dużym stopniu zależy od tego, jak są traktowani przez swoich przełożonych. Dobry menedżer powinien wiedzieć, że słaba komunikacja prowadzi do błędów w realizacji zadań i spadku efektywności, co często skutkuje opóźnieniami w projektach.

Jeśli pracownicy nie są traktowani właściwie, mogą z czasem stać się obojętni wobec swoich obowiązków. Kto by się przejmował, skoro liderzy oczekują wyników, ale nie raczą wyjaśniać swoich oczekiwań i udzielać konstruktywnej krytyki?

Najlepsze strategie ku poprawie wydajności i produktywności w pracy

Zwiększenie produktywności to proces, który wymaga poważnego wysiłku i pracy nad osiągnięciem równowagi psychicznej. Oto kilka praktycznych wskazówek, jak postawić pierwszy krok ku efektywniejszej pracy

Zidentyfikuj źródło problemów

Trudno znaleźć rozwiązanie, nie znając przyczyny problemu. Dlatego, by poprawić produktywność…

Zadaj sobie kilka ważnych pytań:

Czy ostatnio wydarzyło się coś, co wpływa na moje zdrowie psychiczne?
Co budzi we mnie niepewność, mimo że nie mam na to wpływu?
Czego oczekuję od swojego życia zawodowego w kontekście rozwoju i samodoskonalenia?
Co chcę osiągnąć i co mnie przed tym powstrzymuje?
Czy moje życie zawodowe sprawia mi radość, czy mnie unieszczęśliwia?
Czy jestem w stanie rozwiązać swoje problemy samodzielnie, czy potrzebuję pomocy specjalisty?

Zapisz swoje odpowiedzi i przeczytaj je ponownie po dniu lub dwóch. Pomoże Ci to spojrzeć na sytuację z nowej perspektywy i zidentyfikować źródło spadku motywacji.

Podziel duże zadania na mniejsze kroki

Badania potwierdzają, że ludzki mózg potrafi skoncentrować się maksymalnie przez około dwie godziny. Dłuższa praca nad jednym zadaniem zwiększa podatność na rozproszenia. To nic złego — to po prostu sygnał, że neurony potrzebują przerwy.

Dlatego zdecydowanie zalecam zmianę nawyków zarządzania zadaniami — dzielenie ich na podzadania i planowanie przerw między nimi.

Nie lekceważ znaczenia kilku minut relaksu pomiędzy zadaniami. Odgrywają one kluczową rolę w odświeżeniu umysłu i odzyskaniu koncentracji. Można powiedzieć, że jeśli pomijasz przerwy, jesteś zawsze o minutę od lepszej produktywności.

Ustal granice

Gdy współpracownicy i przełożeni zauważą, że trudno Ci odmawiać pomocy, jesteś zgubiony. Co jakiś czas dorzucą Ci kilka zadań, aż dodatkowa praca zrówna się z Twoją listą obowiązków — i w ten sposób zdobędziesz tytuł „najbardziej wyczerpanego pracownika miesiąca”.

Zakład, że nie o taki tytuł Ci chodzi?

Opanowanie sztuki mówienia „nie” może być trudne, ale to jedna z najskuteczniejszych strategii zwiększania produktywności. Przejmowanie cudzych obowiązków to odejście od własnych priorytetów i większa podatność na rozproszenia, które odbijają się na Twojej energii.

Utrzymuj zdrowy dystans od osób, które wykorzystują Twoją uprzejmość. Może nie każdemu się to spodoba, ale to niewielka cena za czas, który odzyskasz, eliminując cudze zadania ze swojego harmonogramu.

Deleguj zadania

Proszenie współpracowników o pomoc nie oznacza braku kontroli nad harmonogramem — to przejaw odpowiedzialności, zwłaszcza przy dużym obciążeniu pracą.

Jednak uważaj, aby nie przesadzić i nie obciążać jednej osoby zbyt często. Nie chcesz przecież, by Twoja wyższa produktywność stała się czyimś kosztem, prawda?

Ustal limity czasowe dla codziennych zadań

Po podzieleniu zadania na mniejsze części, oszacuj, ile czasu zajmie każda z nich. Trzymaj się tych limitów, by zachować skupienie i nie tracić czasu na rozpraszacze. W ten sposób poprawisz swoją produktywność w mgnieniu oka.

Wskazówka: Wprowadź narzędzie do śledzenia czasu do swojego procesu pracy, by zautomatyzować działania i zwiększyć ich dokładność.

Poświęć kilka godzin tygodniowo na dbanie o siebie

Jednym z najprostszych sposobów na zwiększenie produktywności jest bycie dla siebie dobrym. Jeśli za każdym razem, gdy tracisz koncentrację, zaczynasz przeglądać media społecznościowe, to może warto ten czas przeznaczyć na rozwijanie umiejętności lub naukę czegoś nowego, co pomoże Ci rozwinąć potencjał?

Spróbuj znaleźć kurs lub warsztat w swojej dziedzinie. Jeśli Twoja firma zwraca koszty za działania związane z samorozwojem, to połowa sukcesu za Tobą. Jeśli nie, odwiedź strony oferujące darmowe kursy, takie jak Coursera czy FutureLearn.

Poproś o profesjonalną pomoc

Problemy psychiczne wywołane stresem i przepracowaniem, takie jak depresja czy wypalenie zawodowe, poważnie wpływają na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz na podejście do obowiązków.

Uważnie obserwuj siebie, by nie przegapić sygnałów pogarszającego się samopoczucia.

Proszenie o pomoc specjalisty to nie powód do wstydu, to rozsądna decyzja — odwiedź psychoterapeutę, a nawet psychiatrę, jeśli to konieczne. Dzięki temu zadbasz o swój mózg, dostarczając mu potrzebnych substancji do ustabilizowania chemii, odzyskania kontroli nad życiem i poprawy produktywności.

Znajdź silny motywator

Jedną z najskuteczniejszych strategii zwiększania produktywności jest nagradzanie się czymś, co sprawia Ci przyjemność. Odrobina „przekupstwa” jeszcze nikomu nie zaszkodziła — zwłaszcza gdy stawiasz sobie ambitne cele. Docenianie własnego wysiłku jest całkowicie naturalne i motywujące.

Znajdź motywator, który pasuje do Twoich upodobań. Odkładasz pieniądze na zagraniczną podróż? Chcesz zjeść coś pysznego w eleganckiej restauracji? A może kupujesz książki lub gadżety związane z ulubionym uniwersum? Wszystko jest w porządku, o ile podtrzymuje Twoją chęć do działania i poprawy wydajności.

Jakie są najlepsze narzędzia online do poprawy produktywności w pracy?

Dobre, stare kartki papieru do zapisywania myśli i stoper do mierzenia czasu pracy wciąż się sprawdzają. Jednak nowoczesne podejście do produktywności w biznesie wymaga bardziej zaawansowanych rozwiązań. Automatyzując żmudne, powtarzalne zadania, możesz zaoszczędzić co najmniej kilka godzin tygodniowo i przeznaczyć je na rzeczy naprawdę ważne.

Zarządzanie czasem: TimeCamp

♦ Podejście oparte na danych czasowych w celu zwiększenia produktywności

Dowiedz się, ile czasu zajmuje wykonanie zadań w projekcie, aby stworzyć zrównoważony harmonogram pracy i zmaksymalizować wydajność zespołu. TimeCamp eliminuje ból ręcznego wypełniania kart pracy i zamienia zebrane dane w raporty pełne przydatnych informacji.

Tworzenie strategii poprawy produktywności biznesowej z TimeCamp to bułka z masłem. Statystyki wydajności są dostępne zarówno dla przełożonych, jak i pracowników, co pozwala członkom zespołu kontrolować własne zarządzanie czasem, jednocześnie uczestnicząc w działaniach zwiększających wydajność zespołową.

Kluczowe funkcje TimeCamp w zakresie zwiększania produktywności:

Automatyczne śledzenie czasu, które działa w tle i bezproblemowo uzupełnia karty pracy,
Panel pracownika z zestawieniami najczęściej używanych aplikacji i stron internetowych oraz głównych kategorii aktywności,
Raport celów, który pozwala ustawić cel produktywności i porównać go z rzeczywistymi wynikami,
Integracje z innymi narzędziami do zwiększania produktywności, np. aplikacją typu to-do list.

Free

$

0.00

rocznie

Darmowy plan zawiera wszystkie podstawowe funkcje: dokładne rejestrowanie czasu pracy, nieograniczoną liczbę projektów, aplikacje desktopowe i mobilne, wykrywanie bezczynności i wiele więcej.

Starter

$

2.99

rocznie

Plan Starter obejmuje nieograniczoną liczbę zadań, eksport raportów do Excela, ewidencję czasu pracy i obecności, zarządzanie dniami wolnymi i nadgodzinami i wiele więcej.

Premium

$

4.99

rocznie

Plan Premium zawiera jedną integrację, czas rozliczeniowy, budżetowanie i szacowanie, monitorowanie aplikacji i stron internetowych, archiwizowanie projektów i wiele więcej.

Ultimate

$

7.99

rocznie

Plan Ultimate zawiera nieograniczone integracje, stawki rozliczeniowe, koszty pracy, fakturowanie, zatwierdzanie arkuszy czasu pracy, niestandardowe role użytkowników i wiele więcej.

Enterprise

$

11.99

rocznie

Plan Enterprise, zaprojektowany dla firm zatrudniających 50+ pracowników, zawiera priorytetowe wsparcie z SLA, możliwość hostowania na prywatnym serwerze lub chmurze, niestandardowe integracje i wiele więcej.

Wyższa produktywność w pracy na każdą kieszeń

Zarejestruj się za darmo, aby poprawić swoje umiejętności zarządzania czasem, zwiększyć produktywność i zawsze dotrzymywać terminów.

Idź do TimeCamp

Ustalanie priorytetów: Trello

♦ Zarządzaj projektami z narzędziem opartym na metodzie Kanban

Wydobądź maksimum ze swojego obciążenia pracą dzięki potężnemu narzędziu do planowania i zarządzania projektami. Trello pozwala tworzyć realistyczne harmonogramy projektów w oparciu o dostępne zasoby i pomaga realizować plan aż do zakończenia pracy.

Planner łączy funkcje oprogramowania do zarządzania zadaniami z rozbudowanymi komentarzami do współpracy zespołowej. Dzięki temu nie trzeba już przeskakiwać między dwoma oddzielnymi narzędziami, by zarządzać zadaniami i komunikacją, co umożliwia zespołom oszczędność czasu i zwiększenie produktywności.

Kluczowe funkcje Trello w zakresie poprawy produktywności biznesowej:

Różne widoki: narzędzie dopasowuje się do stylu pracy użytkowników,
Priorytety umożliwiające rozróżnienie ważnych zadań,
Lista zadań (to-do) podsumowująca zadania i umożliwiająca śledzenie ich realizacji,
Integracja ze śledzeniem czasu dla dokładnych szacunków i monitorowania zużycia zasobów w projekcie.

Cennik: Bezpłatny plan z bogatymi funkcjami dostępny dla zespołów do 10 użytkowników. Dodatkowe opcje, takie jak planowanie czy różne widoki, kosztują 5 USD za użytkownika miesięcznie.

Listy zadań: Any.do

♦ Przechowuj i zarządzaj każdą listą zadań w jednym, łatwo dostępnym miejscu

Dla niektórych chaos może być twórczy i produktywny, ale w pracy zespołowej powoduje dezorganizację i wyczerpuje energię członków zespołu. Wierz lub nie, ale wystarczy prosta lista zadań, aby wszystko uporządkować.

Any.do oferuje zespołom produktywną przestrzeń roboczą z szablonami na zamówienie i wspólnymi kalendarzami do koordynacji projektów i przepływu pracy. Widok People pozwala na monitorowanie postępów każdego pracownika, dzięki czemu wszyscy wiedzą, za co są odpowiedzialni, a menedżerowie mogą reagować w przypadku spadku produktywności lub zatorów w realizacji zadań.

Kluczowe funkcje Any.do w zakresie zwiększania produktywności:

Udostępnialna lista zadań, dzięki której członkowie zespołu są na bieżąco z aktualnym obciążeniem pracą,
Przypomnienia, aby nikt nie pominął żadnego ważnego zadania,
Codzienny planer, który pomaga śledzić zarówno zadania zawodowe, jak i osobiste.

Cennik: Plan darmowy dostępny dla użytkowników indywidualnych. Zespoły mogą wykupić plan premium za 4,99 USD za użytkownika miesięcznie.

Dobrostan i kontrola zmęczenia psychicznego: Headspace

♦ Wszystko, czego potrzebuje Twój umysł, by mniej się stresować

Przekształć opiekę nad zdrowiem psychicznym w swojej firmie, tworząc zorganizowane i produktywne środowisko pracy. Headspace oferuje doświadczenie oparte na dowodach naukowych w zakresie profilaktyki i leczenia — w tym kojące medytacje, porady dotyczące uważności, materiały do snu i coaching w formie tekstowej. Wszystkie rozwiązania są dostępne od ręki, gotowe do użycia w każdej chwili, gdy pojawi się spadek wydajności.

Zespół Headspace zapewnia poprawę produktywności już po 30+ dniach korzystania z ich usługi oraz znaczące zmiany w zakresie radzenia sobie ze stresem i lękiem.

Kluczowe funkcje Headspace wspierające produktywność:

Dostosowany program wsparcia pracowników dla zespołu i ich rodzin, obejmujący coaching zdrowia psychicznego na żądanie,
Indywidualna terapia wideo i usługi psychiatryczne, dostępne również w weekendy i wieczorami w dni robocze,
Uważność i medytacja dla poprawy samopoczucia i koncentracji.

Cennik: Brak danych; zapisz się na darmowe demo, aby otrzymać ofertę dostosowaną do potrzeb Twojego zespołu.

Poprawa funkcji poznawczych: CogniFit

♦ Przetestuj i popraw sprawność swojego mózgu

Utrzymanie dobrej kondycji umysłowej nie jest łatwe, szczególnie w stresującym środowisku pracy. Wysoki poziom stresu może prowadzić do błędów w działaniu i trudności z dotrzymywaniem terminów. Na szczęście można temu łatwo zapobiec dzięki aplikacji CogniFit — narzędziu do treningu funkcji poznawczych, które wspiera neuroplastyczność mózgu.

CogniFit pozwala odkryć swoje mocne i słabe strony za pomocą zestawu gier stworzonych przez zespół psychologów. Intuicyjna aplikacja umożliwia monitorowanie postępów z dowolnego miejsca i identyfikację problemów poznawczych, zanim staną się one poważne.

Kluczowe funkcje CogniFit wspierające produktywność:

Bateria testów poznawczych oceniająca poziom funkcjonowania umysłowego,
Trening mózgu poprawiający m.in. koordynację ręka-oko, koncentrację, podzielność uwagi, różne rodzaje pamięci oraz szybkość przetwarzania informacji,
Gry i quizy umysłowe umożliwiające rozwój przez zabawę.

Cennik: Plany indywidualne od 11,99 USD miesięcznie (rozliczane miesięcznie). Zespoły mogą wybrać jeden z płatnych planów rodzinnych.

Poprawa koncentracji: Forest

♦ Nie trać koncentracji, bo drzewko uschnie (prosimy, nie pozwól na to)

Jeśli potrzebujesz dodatkowego motywatora, by unikać rozproszeń, posadź drzewo z aplikacją Forest. Każda sesja skupienia powoduje, że drzewko rośnie — ale jeśli przerwiesz ją i opuścisz aplikację, roślina uschnie i trzeba będzie zacząć od nowa.

Forest pomaga ograniczyć nawyki prokrastynacyjne i pozytywnie wpływa na produktywność. Długotrwała koncentracja może przemienić jedno drzewko w cały wirtualny las!

Kluczowe funkcje Forest zwiększające produktywność:

Wirtualne drzewo, które rośnie wraz z każdą pełną sesją skupienia,
Trees for the Future — regularne darowizny na sadzenie drzew, realizowane z wirtualnych monet wydawanych przez użytkowników aplikacji,
Obecnie dostępna również jako rozszerzenie do przeglądarki Chrome.

Cennik: 3,99 USD z dopłatą za dodatkowe funkcje.

Burza mózgów: Mentimeter

♦ Interaktywne narzędzie do efektywnych sesji burzy mózgów

Nic tak nie angażuje i nie zwiększa produktywności zespołu jak klasyczna burza mózgów. Cyfrowe narzędzia takie jak Mentimeter pozwalają maksymalnie wykorzystać każdą sesję, dając możliwość zbierania i przechowywania pomysłów w łatwo dostępnym miejscu.

Zaproś zespół do dzielenia się pomysłami na slajdach z pytaniami otwartymi, a następnie uruchom głosowanie na ulubione odpowiedzi. Po uzyskaniu wyników Mentimeter pomaga zidentyfikować kluczowe tematy i priorytety dzięki funkcji grupowania AI. W ten sposób można uzyskać cenne informacje i podejmować przemyślane decyzje, zachowując przejrzystość dla wszystkich członków zespołu.

Kluczowe funkcje Mentimeter zwiększające produktywność:

AI MentiBuilder, który tworzy interaktywne prezentacje w kilka sekund,
Głosowanie na żywo umożliwiające interaktywne ankiety i zwiększające zaangażowanie pracowników,
Chmura słów, która pozwala budować skojarzenia i analizować najczęściej pojawiające się hasła.

Cennik: Bezpłatny plan dla maksymalnie 50 uczestników. Płatne plany zaczynają się od 11,99 USD za użytkownika miesięcznie.

Proste narzędzie do śledzenia czasu

Wypróbuj TimeCamp, aby łatwo monitorować swoje zadania, efektywnie planować dzień i osiągać więcej bez wysiłku.

Rozpocznij za darmo!

Źródło: How to Improve Productivity: Key Features and Strategies by Ola Rybacka

Zerknij na nasze inne posty

Ola Rybacka Product Marketer i Content Specialist w TimeCamp. Pracuje zdalnie od ponad dziesięciu lat i wie, jak nie zwariować, gdy dom jest jednocześnie miejscem pracy i odpoczynku. Zna TimeCamp od podszewki, co widać w artykułach i filmach, gdzie przekłada techniczny żargon na coś bardziej reader-friendly. A po pracy? Manga, anime i kucie do egzaminu JLPT.

Jak zwiększyć produktywność w pracy: top pomysły i strategie