Najlepsze aplikacje do zarządzania wieloma projektami na raz w różnych firmach

Nasi dziadkowie zwykli pracować na jdenym stanowisku niemal przez całe życie. Karsten Strauss opisuje, że w dzisiejszych realiach zachowanie elastyczności pracy przy własnym planowaniu kalendarza pracy, często pracując zdalnie, jest bardzo ważne dla mieszkańców Stanów Zjednoczonych, ale i nie tylko. W swoim artykule na łamach Forbes’a (czytaj tu) wskazuje on, że niektórymi z zawodów, w których elastyczność organizacji pracy jest wartością oczekiwaną od pracowników są m.in. programiści, analitycy, czy pracownicy ochrony przed cyberprzestępczością.

Dlatego coraz więcej freelancerów podejmuje się pracy dla wielu firm jednocześnie, realizując wiele projektów w tym samym czasie. Prostota komunikacji naszych dziadków, bez dostępu do zaawansowanej technologii komunikacji, bardzo szybko przerodziła się w szum informacyjny. Każdego dnia mierzą się z nim pracownicy wykonujący swoje obowiązki przy komputerach, pracujący przy wielu projektach.

Spencer Coon w swoim artykule Rady dla zarządzających wieloma projektami dla wielu firm (czytaj tu)rekomenduje kilka metod, którymi warto się kierować, aby podołać wielu zadaniom na raz:

• Stosuj outsourcing – od kiedy zauważono, że przyznanie pracownikom większej autonomii powoduje wzrost produktywności, zaufanie nabrało większego znaczenia. Na tym polega również outsourcing – odpowiedzialność za realizację projektu przenosisz na jednostkę zewnętrzną.
• Zatrudniaj pracowników posiadających wiele umiejętności – menadżerowie projektów powinni myśleć o swoich zadaniach w firmie, tak, jakby prowadzili startup. Muszą zachować elastyczność pracy i być skupieni na celu, który realizują, nie na metodzie, jaką go zdobędą.
• Centralizuj komunikację – menadżerowie nie mają czasu na przełączanie się między piętnastoma aplikacjami by ustalić zadania i pracę poszczególnym zespołom zadaniowym. Potrzebują scentralizowanego miejsca komunikacji i ściśle określonych reguł współpracy.
• Bądź na bieżąco – jeśli zarządzasz wieloma projektami możesz łatwo zgubić się w codziennych obowiązkach. Dlatego niezwykle ważne jest wypracowanie sobie codziennych nawyków pracy, które wykonujesz niezależnie od problemów które cię otaczają.

Przeczytaj też: Czym jest zadaniowy czas pracy i jak go rozliczać?

Narzędzia pomocne przy zarządzaniu wieloma projektami

Istnieje wiele aplikacji i oprogramowań, które zostały stworzone z myślą o tych, którzy na co dzień zmagają się z wieloma projektami i zadaniami. Poniżej przedstawiamy listę 3 narzędzi, które pomogą ci lepiej zarządzać pracą swoją i innych.

1. TimeCamp Planner

Jest to produkt idealny dla wielu zespołów zadaniowych, pozwalający na zarządzanie zadaniami i projektami, z zaawansowaną funkcją chatu. Aplikacja przypomina połączenie Trello i Slacka w jednym miejscu. TimeCamp Planner rozwiązuje wiele problemów, ponieważ daje wiele możliwości:

• Ujednolicona praca ze wszystkimi zespołami zadaniowymi – skupienie pracy nad projektami komunikacji z wszystkimi grupami roboczymi w jednej aplikacji.
• Komunikacja z firmami outsoursującymi zadania – dzięki funkcji oddzielnych Workspace’ów mamy możliwość tworzenia komunikatora zadaniowego dla firm zewnętrznych. Dzięki temu w łatwy sposób możesz prowadzić rozmowę i ustalać zadania.
• Nawiązanie do Trello daje wszystkie możliwe korzyści płynące z tej aplikacji, łącznie z tym, że masz możliwość zastosowania układu Kanban w swojej pracy.
• Dajesz możliwość pracownikom uczestniczenia w wielu projektach na raz. Zarówno w projektach wewnętrznych, jak i w projektach z innymi firmami.
• Skupiając narzędzie pracy na jednym „Dashboardzie” masz możliwość zamknięcia swojej pracy w jednej aplikacji.

2. TimeCamp

TimeCamp to narzędzie monitorujące czas pracy twojej kadry, także pracowników zdalnych. Dzięki swojej funkcjonalności i łatwości w obsłudze oprogramowanie to pozwala zoptymalizować czas pracy i zwiększyć wydajność pracowników, a także usprawnić zarządzanie wszelkimi zasobami. Zaopatrując siebie lub swoją firmę w TimeCamp otrzymujesz wiele korzyści:

• Wersję desktopową dla szerokiej gamy platform (Windows, Mac i Linux), rozszerzenia i wersję mobilną dla systemów iOS i Android, aby pomóc użytkownikom śledzić swój czas bez względu na lokalizację
• Najwyższą jakość w najlepszej cenie
• Automatyczne śledzenie czasu, co pozwala na łatwe przełączanie się między zadaniami
• Możliwość ustawienia limitu czasu na wykonanie każdego zadania, aby móc lepiej monitorować pracę zespołu
• Dokładne rozliczanie klientów dzięki śledzeniu budżetu projektu
• Wprowadzanie czasu do faktur na podstawie szacunkowych stawek godzinowych
• Integrację z wieloma innymi narzędziami, które pomagają w zarządzaniu projektami i aplikacjami do księgowości, takie jak Asana, Podio, Trello, Basecamp 3, Xero oraz wiele innych.

3. Google Calendar

Kalendarz Google jest jednym z najpopularniejszych narzędzi stosowanych do planowania. Świetnie sprawdza się w każdej sytuacji, dzięki temu, że jest łatwo dostępny. Możesz korzystać z niego niezależnie od tego, czy jesteś na wakacjach, w podróży służbowej, czy też siedzisz w biurze.

Google Calendar jest niezwykle prosty w obsłudze i to właśnie ta prostota pozwala na efektywne planowanie czasu i alokację godzin i zadań na podstawie twojej dostępności w danym tygodniu pracy. Dodatkowo, przed każdym ważnym spotakniem apliakcja przesyła przypomnienie, dzięki czemu nie sposób zapomnieć jest o codziennych obowiązkach.

Co więcej, wiele aplikacji posiada integrację z Kalendarzem Google, co usprawnia pracę między różnymi narzędziami.

W przypadku, kiedy zarządzasz wieloma projektami w wielu firmach takie najprostsze rozwiązanie może okazać się najkorzystniejsze przy organizacji czasu pracy i planowaniu zadań.