Programy do śledzenia czasu pracy dla instytucji edukacyjnych [Porównanie]

Szkoły, uniwersytety i kolegia czy ośrodki szkoleniowe to tylko przykłady instytucji edukacyjnych. Ponieważ upływ  czasu ma znaczenie dla wszystkich bez wyjątku, coraz częściej i pracownicy takich placówek sięgają po programy umożliwiające  jego śledzenie, zwłaszcza czasu pracy.

Sektor edukacji jest bardzo specyficzny i podobnie sprawa ma się z obowiązkami ludzi w nim zatrudnionych, poczynając od radzenia sobie  formalnościami w postaci ton papierów do wypełnienia i planowanie, zarządzanie frekwencją i płacami, po rozdysponowywanie zasobami. Trudno je ogarnąć, niemniej, da się to zrobić. Wystarczy dopilnować ułożenia planów zajęć, prawidłowego  zsumowania godzin i pieniędzy, no i żeby nauczyciele oraz uczniowie mieli dobre warunki do pracy, aby obie strony mogły się rozwijać.

Wdrożenie programu do śledzenia czasu może okazać się kluczem do sukcesu. Może pomóc stworzyć nie tylko przyjazną atmosferę pracy, ale również zmniejszyć ilość żmudnych formalności, a także poprawić wszelkie inne procesy.

Na naszej liście znajdziecie 9 programów do śledzenia czasu pracy dla instytucji edukacyjnych. Wybraliśmy narzędzia, których funkcje najbardziej odpowiadać potrzebom i wymaganiom tego sektora.

Spis treści:

1. TimeCamp
2. actiTIME
3. Wrike
4. Zoho Projects
5. Time Doctor
6. VeriClock
7. BQE Core
8. ClickTime
9. ManicTime

1. TimeCamp

TimeCamp jest doskonałym oprogramowaniem do śledzenia czasu dla edukacji, ponieważ pomaga zoptymalizować i zautomatyzować pracę. Jego rozbudowane funkcje pozwalają śledzić godziny pracy, frekwencję, budżet, a co więcej, planować i rozdysponowywać zasobami. Aplikację TimeCamp, która zbiera różnego rodzaju informacje, można wykorzystać jako narzędzie analityczne do oceny pracy zespołowej i poprawy funkcjonowania Twojej instytucji.

Główne cechy:

• Przeznaczony dla komputerów z systemem Windows, Mac i Linux oraz urządzeń mobilnych z systemem iOS i Android, aby umożliwić śledzenie czasu bez względu na lokalizację użytkownika
• Automatycznie rejestruje czas korzystania z każdej aplikacji uruchomionej na komputerze za pomocą poręcznej aplikacji desktopowej
• Łatwe budżetowanie – funkcja budżetowania pozwala oszacować, ile czasu zajmie realizacja poszczególnych projektów, a tym samym efektywnie zaplanować wykorzystanie zasobów ludzkich i dokonać wyceny przyszłych, podobnych projektów
• Mierzy czas pracy według poszczególnych kategorii
• Funkcja śledzenia czasu pomaga lepiej rozdysponowywać godzinami
• Umożliwia poprawę wydajności dzięki funkcji podziałowi działań na produktywne i nieproduktywne
• Wszystkie informacje są dostępne w formie raportów – łatwych do przeanalizowania i pomocnych w rozdysponowywaniu zasobami
• Graficzne timesheety, zintegrowane z kalendarzem
• Zatwierdzanie timesheetów
• Raporty budżetowe pokazujące czas rzeczywisty vs. szacunkowy
• Fakturowanie
• TimeCamp integruje się z różnymi narzędziami i aplikacjami w celu zapewnienia płynnej pracy, np. z oprogramowaniem do zarządzania zadaniami i projektami, oprogramowaniem księgowym i nie tylko

Cennik

• Free – darmowy plan TimeCamp dla nieograniczonej liczby użytkowników zawiera wszystkie niezbędne elementy – dokładne śledzenie czasu, nieograniczoną liczbę projektów, kiosk z zegarem czasu, aplikacje na komputery i urządzenia mobilne, wykrywanie czasu bezczynności i wiele innych,
• Starter – 9,99zł za użytkownika miesięcznie, w tym nieograniczona liczba zadań, eksport raportów Excel, frekwencja, czas wolny, śledzenie nadgodzin (rozliczane rocznie),
• Premium – 19,99zł za użytkownika miesięcznie, w tym jedna integracja, rozliczany czas, budżet i szacunki, śledzenie aplikacji i stron internetowych, archiwizacja projektów i inne (rozliczane rocznie),
• Ultimate – 29,99zł za użytkownika miesięcznie, w tym nieograniczona liczba integracji, rozliczane stawki, koszty pracy, fakturowanie, zatwierdzanie kart czasu pracy, niestandardowe role użytkowników i inne (rozliczane rocznie).

Enterprise – niestandardowe ceny; skontaktuj się z zespołem sprzedaży, aby uzyskać więcej informacji

2. actiTIME

Jeśli potrzebujesz narzędzia, które zaoferuje Ci timesheety i systemem płacowym w jednym miejscu, actiTIME jest właśnie tym, czego szukasz. Jednym z sektorów, do których niniejsza aplikacja jest skierowana jest edukacja. Jej funkcje pomogą usprawnić procesy związane z zarządzaniem personelem. Dzięki actiTIME Twoi pracownicy będą mogli łatwo śledzić czas spędzony na swojej pracy, planować i organizować ją w oparciu o ilość swoich obowiązków.

Główne funkcje:

• Proste śledzenie czasu
• Dostosowywalne timesheety
• Zatwierdzenie timesheetów
• Osobiste, automatyczne przypomnienia o śledzeniu czasu w wiadomościach e-mail
• Obliczanie godzin nadliczbowych
• Zarządzanie zadaniami, konfigurowalną tablicą typu Kanban, wbudowanymi przypomnieniami, możliwością raportowania o każdym aspekcie pracy (np. łączny czas pracy, godziny rozliczeniowe i nie rozliczeniowe, koszty projektu)
• Zarządzanie zespołem z możliwością tworzenia zespołów i zarządzania indywidualnym zakresem ich pracy
• Fakturowanie i rozliczanie
• Szczegółowe raporty
• Funkcje zarządzania zwolnieniami

Cennik:

• Darmowy do 3 użytkowników
• Cena zaczyna się od 6,57$ dla pięciu użytkowników
• actiTIME Self-Hosted Version – zaczyna się od 799$ dla pięciu użytkowników

3. Wrike

Wrike jest popularnym narzędziem głównie wśród project menedżerów, ale organizacje edukacyjne również będą z niego bardzo zadowolone. Dzięki temu oprogramowaniu można śledzić czas, współpracować z innymi pracownikami, uprościć planowanie, usprawnić organizację pracy i uzyskać wgląd w każdy aspekt pracy. Jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż tylko aplikacji śledzącej czas pracy, przetestuj Wrike’a.

Główne funkcje:

• Śledzenie czasu z raportami
• Śledzenie aktywności w czasie rzeczywistym
• Aplikacja desktopowa i mobilna
• Możliwość zaangażowania wykonawców, klientów i pracowników z innego działu
• Indywidualne, łatwe w przeglądaniu tablice z projektami, zadań i plików, co ma na celu zwiększenie przejrzystości pracy
• Wykres Gantta
• Udostępnianie plików
• Zarządzanie zadaniami i podzadaniami
• Współdzielenie raportów w czasie rzeczywistym z zaplanowanymi powiadomieniami

Cennik:

• Bezpłatny dla 5 użytkowników
• Plan Professional dla maksymalnie 15 użytkowników – 9,80$/użytkownik/miesiąc
• Plan Bussines dla 5-200 użytkowników – 24,80$/użytkownik/miesiąc
• Plan Marketers – dla 5 i więcej użytkowników – Indywidualne rozwiązanie dla zespołów marketingowych i kreatywnych
• Plan Enterprise – dla 5 i więcej użytkowników – Kompleksowe rozwiązanie z zaawansowanymi funkcjami bezpieczeństwa i sterowania

4. Zoho Projects

Podobnie jak Wrike, również Zoho Projects łączy w sobie funkcje śledzenia czasu i zarządzania projektami. Jest to najlepsze rozwiązanie dla dużych organizacji, które zajmują się wieloma projektami i zatrudniają wielu pracowników. Wybierz tę aplikację, jeśli Twoja organizacja ma zhierarchizowaną strukturę, a każdy jej członek jest zaangażowany w inny projekt/zadanie. Zoho Project usprawni organizację pracy i pomoże Twoim pracownikom być na bieżąco z tym, co się dzieje w Twojej instytucji.

Główne funkcje:

• Timesheety
• Godziny rozliczeniowe i nierozliczeniowe
• Szacunkowy czas pracy i rzeczywisty czas pracy
• Monitorowanie problemów
• Moduł kalendarza, który pozwala zobaczyć, co się dzieje
• Zarządzanie zadaniami: terminy, priorytety i przypomnienia, podzadania, przypisywanie zadań ludziom, osiągnięcia, zależności, tablice typu Kanban
• Kompleksowe raporty
• Funkcje współpracy zespołowej, np. śledzenie aktywności, forum, feed
• Wykresy

Cennik:

• Plan darmowy
• Plan Standard – 20€/miesiąc/rozliczenie roczne plus podatek (stosownie do przypadku)
• Plan Exspress – 40€/miesiąc/ rozliczenie roczne plus podatek (stosownie do przypadku)
• Plan Premium – 85€/miesiąc zafakturowana rocznie plus podatek (stosownie do przypadku)
• Plan Enterprise – 125€/miesiąc/ rozliczenie roczne plus podatek (stosownie do przypadku)

5. Time Doctor

Time Doctor jest oprogramowaniem do śledzenia czasu. Najlepiej sprawdza się w przypadku zespołów, ale nadaje się również dla organizacji, których pracownicy pracują głównie na komputerach, ponieważ monitoruje aktywność komputerową. Jeśli organizujesz podwładnym kursy i szkolenia online, pomagasz ludziom poprzez Skype’a lub w jakiekolwiek innego medium, wypróbuj program Time Doctor. Pomoże Ci w pracy nad poprawą produktywności i w zarządzaniu pracą.

Główne funkcje:

• Śledzenie czasu pracy z rozróżnieniem na zadania, projekty, ludzi
• Aplikacja monitoruje korzystanie przez pracowników z Internetu w czasie ich pracy. W przypadku wykrycia nadmiernej ilości czasu spędzanego na YouTube, Facebooku lub przeglądaniu podobnych stron internetowych, Time Doctor da tym użytkownikom możliwość sprawdzenia, czy nadal pracują
• Monitorowanie odwiedzanych stron internetowych i używanych aplikacji
• Zrzuty ekranu
• Możliwość dania klientom dostępu do systemu Time Doctor
• Zarządzanie płacami
• Śledzenie lokalizacji GPS
• Szereg konfigurowalnych opcji
• Integracja z najpopularniejszymi aplikacjami

Cennik:

• Bezpłatny, 14-dniowy trial
• 9,99$/miesiąc/użytkownik

6. VeriClock

VeriClock jest systemem opartym na chmurze. Pracownicy wchodzą do systemu i wychodzą z niego przez smartfon lub sieć, co eliminuje konieczność stosowania specjalistycznego sprzętu lub oprogramowania i konieczność ręcznej rejestracji czasu pracy. Menedżerowie mogą przeglądać, weryfikować i raportować godziny pracy podwładnych w czasie rzeczywistym. VeriClock to świetna aplikacja do śledzenia czasu pracy dla organizacji edukacyjnych, które potrzebują jednolitego systemu rejestracji czasu i obecności.

Główne funkcje:

• Raportowanie w czasie rzeczywistym
• Śledzenie czasu pracy grupy/zespołu
• Śledzenie lokalizacji GPS
• Raporty dotyczące wynagrodzeń i kosztów pracy
• Wersja mobilna dla iPhone’a, Androida i Blackberry
• Powiadomienia i przypomnienia
• Raportowanie

Cennik:

• 30-dniowy trial
• 10$ za miesiąc opłaty za konto – 5$ za aktywnego użytkownika za miesiąc

7. BQE Core

BQE Core oferuje funkcje różnych narzędzi ułatwiających pracę. Znajduje się wśród nich zarządzanie projektami, śledzenie czasu i księgowość. BQE zapewnia wszystkie niezbędne informacje na temat stanu organizacji i pracy pracowników. Aplikacja jest odpowiednim narzędziem dla instytucji, które chcą zautomatyzować pracę.

Główne funkcje:

• Tablice – łatwy do zrozumienia interfejs graficzny
• Śledzenie czasu w czasie rzeczywistym
• Wykresy Gantta
• Monitorowanie budżetu, przepracowanych godzin i wydatków w czasie rzeczywistym
• Różne rodzaje faktur: procentowa, stała, godzinowa, fazowana, łączona i inne
• Zarządzanie rachunkami i zamówieniami
• Możliwość konfiguracji raportów
• Aplikacja mobilna

Cennik:

• Od 7,95$/ mc dla użytkowników Time & Expense – płacisz za funkcje, których potrzebujesz
• Bezpłatny 15-dniowy trial

8. ClickTime

Dzięki ClickTime bez trudu poradzisz sobie z organizacją pracy w różnych działach. Wdrożenie niniejszego oprogramowania pomoże Ci stworzyć scentralizowany system zbierania informacji, niezbędny dla rozwoju Twojej instytucji. Każdy będzie widział postępy swoich prac, a timesheety będą zawsze aktualne.

Główne funkcje:

• Śledzenie czasu pracy na podstawie dziennych, tygodniowych i dwutygodniowych timesheetów, konfigurowalne pola, stopery, niestandardowe notatki
• Raportowanie
• Rachunki i raportowanie kosztów (klient, projekt, osoba, zadanie)
• Godziny rozliczeniowe i nierozliczeniowe
• Podstawowe stawki rozliczeniowe (osoba, projekt, zadanie)
• Budżetowanie i prognozowanie z dostępnością pracowników, kosztów pracowniczych rzeczywistych i szacunkowych
• Rozdysponowywanie zasobami w czasie rzeczywistym z poziomu panelu do rozporządzania zasobami itp.
• Aplikacja mobilna na iPhone’a i Androida
• Integracje
• Zatwierdzanie timesheetów
• Śledzenie czasu wolnego od pracy i obecności
• Śledzenie wydatków

Cennik:

• Plan Starter – 9$/użytkownik/miesiąc
• Plan Team – 12$/użytkownik/miesiąc
• Plan Premium – 24$/użytkownik/miesiąc
• Plan Enterprise – cena niestandardowa

9. ManicTime

ManicTime to klasyczne narzędzie do śledzenia czasu. Jeśli szukasz prostego rozwiązania, które pomoże Tobie i Twoim pracownikom zorganizować sobie pracę, pozbyć się papierkowej roboty i ułatwi wszystkim wykonywanie ich obowiązków, ManicTime jest właściwym wyborem. Oferuje funkcje, które pomogą Tobie i Twojej instytucji skoncentrować się na pracy. Narzędzie sprawdza się zarówno w przypadku zespołów, jak i osób prywatnych.

Główne funkcje:

• Aktualizacje w czasie rzeczywistym, śledzenie czasu pracy
• Automatyczne śledzenie czasu
• Zapis czasu pracy w trybie offline (nie jest to oprogramowanie oparte na chmurze)
• Arkusze kontrolne Esay’a
• Obszerne raporty zawierające wszystkie niezbędne informacje
• Śledzenie czasu wolnego od parcy

Cennik:

• Plan darmowy
• Plan PRO – Cena zależy od liczby licencji i zaczyna się od 20$