Organizacja czasu pracy – jak zarządzać pracą swoją i zespołu?

Organizacja czasu pracy jest praktycznie jedyną uniwersalną umiejętnością, która jest potrzebna w każdej firmie. Każdy pracownik i manager w jakiś sposób zarządza swoim czasem, ustala kolejność zadań i organizuje swój dzień pracy w mniejszym lub większym stopniu.

Jak wygląda Twój styl pracy? Jest uporządkowany, chaotyczny, czy raczej stanowi dzieło przypadku? Niezależnie jednak od tego, czym się wyróżnia, możecie być pewni – nikt nie pracuje dokładnie tak samo, jak Wy! Ile ludzi, tyle charakterów, co bezpośrednio przekłada się na podejście do sposobu, w jaki wykonujemy nasze obowiązki.

W tym artykule przyjrzymy się przyczynom złej organizacji czasu pracy, podamy kilka wskazówek jak efektywnie zarządzać czasem i zadaniami oraz przedstawimy kilka narzędzi, które pozwolą ten czas zaoszczędzić poprzez automatyzację i uproszczenie zadań i procesów w organizacji.

Czy mamy wpływ na to, jak będzie wyglądać nasz czas pracy?

Wszystko zależy od rodzaju wykonywanych obowiązków i trybu zatrudnienia. W sztywnym wymiarze godzin bądź w przypadku zawodów, które zobowiązane są do przestrzegania określonych procedur, mamy na to mniejszy wpływ. Mniejszą elastyczność mamy również w sytuacjach, gdy jesteśmy częścią zespołu wykonującego etapami ten sam projekt. W takim wypadku musimy dostosować swój flow pracy do reszty.

Jeżeli jednak pracodawca nie narzuca nam stricte określonego porządku pracy lub wykonujemy obowiązki w trybie zadaniowym (który nie zakłada bycia do dyspozycji zatrudniającego w określonych godzinach), możemy sami decydować o tym, jak będzie wyglądał nasz dzień pracy. W takim przypadku, mając większą swobodę, jesteśmy w stanie tak zorganizować zadania, aby wykorzystać nasze zasoby do maksimum.

Jeśli jesteś managerem, to masz prawdopodobnie duży wpływ na organizację czasu pracy w swoim zespole. Warto więc się zastanowić, czy zlecanie zadań jest sprawne, czy pracownicy wiedzą czego się od nich oczekuje i w jaki sposób mają wykonywać swoje obowiązki.

Jak zidentyfikować problemy w organizacji czasu pracy?

Niełatwo jest prawidłowo zorganizować dzień roboczy i zidentyfikować potencjalne problemy w oragnizacji czasu nie wiedząc, ile zazwyczaj zajmuje nam i naszym pracownikom wykonanie różnego rodzaju zadań. Oczywiście, nabierając doświadczenia, jesteśmy w stanie stwierdzić, że dana czynność zajmie nie więcej niż piętnaście minut, a do realizacji innej potrzeba kilku godzin, być może nawet całego dnia. Od kiedy jednak rynek podbiły narzędzia do trackowania czasu, nie musimy niczego szacować w głowie i polegać na własnej (często zawodnej) pamięci czy intuicji. Programy takie monitorują godziny przeznaczone na pracę w ciągu dnia, dostarczając nam wiarygodne dane dotyczące naszej produktywności.

Na podstawie raportów generowanych przez narzędzie TimeCamp, jesteśmy w stanie określić, ile czasu zazwyczaj potrzeba do wykonania danego zadania. Dzięki temu, możemy tak poukładać swoje obowiązki w ciągu dnia, tygodnia, a nawet miesiąca, by mieć pewność, że do maksimum wykorzystuje czas przeznaczony na pracę. Mając wgląd w statystyki dotyczące swojej pracy, wiemy jak ułożyć swoje listy zadań na poszczególne dni, aby ich wykonanie było realne. Dzięki temu będziemy mieć mniej stresu wywołanego goniącymi nas terminami.

TimeCamp pomaga też w podejmowaniu decyzji o tym jakie projekty firma powinna realizować i szacowaniu czasu jaki zajmie ich realizacja. Można też łatwo monitorować, czy projekt zmierza do wyznaczonego celu bez przeszkód, czy też ma jakieś opóźnienia.

👉 Załóż bezpłatne konto i zacznij mierzyć czas!

Jak marnujemy czas w miejscu pracy?

Czas pracy często marnowany jest na aktywności zupełnie niezwiązane z pracą: przeglądanie mediów społecznościowych czy zakupy online. Z badań wynika, że ponad 58% pracowników w godzinach pracy korzysta z sieci w celach prywatnych. Nawet jeśli wykonujemy zadania związane z pracą, to bywa to nieefektywne. Poświęcamy na przykład czas na robienie czegoś co nie należy do naszych obowiązków lub przedłużamy wykonywanie zadań, które sprawiają nam przyjemność, mimo że nie są one priorytetem.

Co nas rozprasza i co wpływa na jakość pracy w firmie?

Oczywiście dobra organizacja pracy biurowej nie kończy się na wyznaczeniu celów i przygotowaniu planu ich realizacji. Równie ważna jest eliminacja tzw. prokrastynacji (czyli odkładania wszystkiego na bliżej nieokreślone „później”) oraz związanych z nią pożeraczy czasu i rozpraszaczy.

Prawdziwą zmorą pracy przy komputerze jest przeglądanie Facebooka i innych mediów społecznościowych. Jeśli Twoje obowiązki nie obejmują social mediów, jest to całkowicie bezproduktywne zajęcie, które ani nie pozwala odpocząć, ani skupić się na wykonywanej pracy. Zabiera tylko czas, który można znacznie lepiej wykorzystać. Media społecznościowe mogą też mieć negatywny wpływ na nasz stan psychiczny, zwiększać stres czy obniżać nasze zdolności skupienia, więc lepiej jest ograniczać czas jaki na nich spędzamy.

Kolejnym wrogiem efektywności jest zbyt duża ilość przerw. Oczywiście nie chodzi tutaj o całkowite wyeliminowanie przerw, ale o ich kondensację w jedną, maksymalnie dwie dłuższe — jedna, ale porządna przerwa jest znacznie lepsza niż kilka krótkich i zmarnowanych. Trzeba przy tym zadbać, aby taka chwila wytchnienia miała odpowiedni przebieg — przede wszystkim ma służyć odpoczynkowi. Dla pracowników biurowych powinna wiązać się ze wstaniem od komputera i wyprostowaniem sylwetki oraz wyjściem na krótki spacer czy spożyciem posiłku. Przerw nie powinno się natomiast spędzać w tym samym otoczeniu i pozycji, w których się pracuje — nie daje to bowiem potrzebnego naszemu organizmowi wytchnienia. Nie zapominaj o wpływie świeżego powietrza na nasze funkcjonowanie.

Następną bardzo często spotykaną przeszkodą efektywności jest bałagan na stanowisku pracy. Dotyczy to zarówno biurka, jak i pulpitu komputera. W przestrzeni roboczej powinno znajdować się możliwie najmniej przedmiotów, które nie tylko rozpraszają uwagę, ale też znacznie utrudniają znalezienie potrzebnych rzeczy.

Poważnym rozpraszaczem uwagi jest także telefon. Jeśli Twoja praca nie wymaga kontaktowania się z klientami, najlepiej po prostu go wyciszyć i nie trzymać na widoku. Dotyczy to zwłaszcza telefonów prywatnych. Wyłącz powiadomienia i schowaj go tak, aby nie sięgać po niego w momentach rozproszenia uwagi.

Od czego zacząć zmiany w organizacji czasu pracy?

Zacznijmy od persepktywy mamangerskiej. Podstawą dobrej organizacji pracy jest jasne określenie obowiązków i przygotowanie planu ich wykonania — miesięcznego i dziennego. Delegowanie zadań jest kluczową umiejętnością managerów i powinno być wykonywane z myślą o konkretnych celach.

Zatem pierwszym krokiem musi być wyznaczenie celów, które mają być zrealizowane. Dzięki temu można określić zadania, które należy wykonać, aby te cele osiągnąć. Bardzo ważne jest tutaj prawidłowe formułowanie naszych celów — przykładowo korzystając z koncepcji SMART. Zgodnie z tą zasadą, każdy cel musi mieć konkretne cechy. Dobrze określony cel powinien więc być:

• konkretny (Specific),
• mierzalny (Measurable),
• osiągalny (Attainable),
• realistyczny (Realistic),
• określony w czasie (Time-bound).

Gdy wiemy już, co musi zostać zrobione, można przejść do kolejnego kroku, czyli optymalnego rozłożenia koniecznych działań w czasie, którym dysponujemy. Trzeba przy tym brać pod uwagę priorytet i rodzaj zadań — konieczne więc będzie stworzenie ich właściwej hierarchii.

Warto się do tego przyłożyć, gdyż jest to nie tylko bardzo ważny, ale też prawdopodobnie najtrudniejszy element efektywnego zarządzania czasem. Bardzo pomocne jest tutaj podzielenie zadań na grupy i podgrupy, np. ważne podzielić na pilne i niepilne. Warto też zwrócić uwagę na stopień trudności poszczególnych zadań i odpowiednio dobrać go do kompetencji pracowników.

Jak lepiej organizować swój czas pracy – kilka sprawdzonych technik

Jeśli jako pracownik masz już jasno wyznaczone cele i zlecone zadania, pora efektywnie zarządzać swoim własnym czasem. Jeśli uważasz, że jesteś osobą chaotyczną w pracy i chcesz to zmienić, nalepiej sięgnąć po kilka sprawdzonych technik produktywności.

Planowanie dnia pracy

Aby lepiej zarządzać czasem własnej pracy warto zacząć od najprostszego narzędzia jakim jest lista zadań do wykonania na dany dzień. Pamiętaj, że na twojej liście powinny przede wszystkim znaleźć się zadania ważne w danym momencie. Nie wpisuj wszystkiego, co przyjdzie Ci do głowy, bo nigdy nie zdążysz wykonać wszystkiego danego dnia i lista przestanie mieć sens. Zastanów się co powinieneś wykonać w pierwszej kolejności, aby zdążyć z terminami i załatwić najpilniejsze sprawy. Skuteczne zarządzanie czasem polega również na tym, że zostawiamy sobie przestrzeń na nieoczekiwane zadania, które zawsze mogą wystąpić w danym dniu i pokrzyżować nasze plany.

Warto również przyjrzeć się kolejności zadań, które wykonujemy w pracy. W zależności od naszego stylu pracy, możemy zastosować albo metodę „eat that frog” i wykonać najbardziej wymagające zadanie na początku dnia, aby już dalszą jego część mieć „z górki” albo zacząć od wykonania czegoś krótkiego i łatwego, aby pozytywnie nastroić się na resztę dnia i z zapałem przystąpić do kolejnych obowiązków.

Skupienie się na jednym zadaniu na raz

Jeśli masz już listę zadań, przystąp do jej realizacji. Jeśli czujesz, że masz nadmiar obowiązków, możesz odczuwać potrzebę zajęcia się wszystkimi zadaniami jednocześnie. Jednakże multitasking nie jest efektywnym sposobem pracy. Ciągłe przełączanie się z jednego zadania na drugie powoduje, że musisz ciągle na nowo skupiać się na innym temacie i przypominać sobie gdzie skończyłeś.

Zamiast tego lepiej planować sobie dłuższe okresy wytężonej pracy nad jednym zadaniem, najlepiej do jego ukończenia. Jeśli jest ono za długie możesz robić sobie krótkie przerwy. Wykonanie w 100% danego zadania będzie mieć pozytywny wpływ na Twoją motywację i pozwoli osiągnąć więcej w danym czasie.

Nie bój się prosić o pomoc

Pracując w zespole musimy mieć na uwadze to, że czasami będziemy musieli dostosować swój grafik pracy do współpracowników. To samo działa jednak w drugą stronę – bycie częścią teamu oznacza, że nie jesteśmy sami! Co to dla nas oznacza?

• kiedy przez nadmiar obowiązków nie wyrabiamy się z tym, by wykonać czynności w terminie, możemy poprosić o pomoc tych, którzy mają „wolny przebieg”,
• pewne rzeczy mogą być wykonane wspólnie, co wpłynie na ilość czasu i stopień wysiłku włożonego w te rzeczy,
• możemy zapytać osoby bardziej doświadczone o radę, gdy zadanie nas przerasta (ślęczenie nad czymś, czego nie rozumiemy, to ogromna strata czasu!).

Aby jednak współpraca taka miała sens, musimy zadbać o dobre stosunki z innymi członkami zespołu. Nikt bowiem nie będzie wykazywał najmniejszej ochoty, by pomóc komuś, kogo nie lubi. Nie traktujmy współpracownika jako kogoś, kim można się wyręczyć, gdy praca wydaje się żmudna lub czasochłonna. Pamiętajmy również, by podziękować (dobre i szczere słowo jest cenionym towarem) i zaproponować pomoc tej osobie w przyszłości.

Nie bierz na siebie za dużo

Dobra organizacja pracy oznacza również, że nie bierzemy na siebie więcej niż jesteśmy w stanie wykonać. Jeśli wiemy, że nie wyrobimy się ze wszystkimi zadaniami w terminie, warto poinformować o tym przełożonego, zamiast zaciskać zęby i próbować zwiększyć tempo pracy. Brak asertywności w kontaktach ze współpracywnikami również może przysporzyć nam kłopotów. Pomoc innym nie powinna się odbijać na terminowym wykonywaniu naszych zadań.

Przydatne narzędzia

Na rynku jest wiele narzędzi, które pomagają w odpowiedni sposób zorganizować swoją pracę lub pozwalają oszczędzić czas i zwiększyć naszą efektywność. Przyjrzyjmy się kilku z nich.

Zapier

Automatyzacja powtarzalnych czynności

Jeśli dużo czasu poświęcasz w pracy na przenoszenie danych między aplikacjami, sprawdź czy nie możesz zautomatyzować takich procesów dzięki aplikacji Zapier. Niekt nie lubi tracić czasu na żmudne przeklejanie danych z maila do CRM-a czy na przesyłaniu maili z firmowej skrzynki do odpowiednich osób. Zapier umożliwia automatyzację tego typu zadań poprzez tworzenie tzw. Zapów, czyli zestawu reguł, które wykonują pewne działa automatycznie po wystąpieniu danego zdarzenia w jednej z aplikacji, z których korzystasz. Na przykład jeśli otrzmujesz email z tytułem „Prośba o ofertę”, to Zapier może automatycznie stworzyć rekord w Twoim systemie CRM załączając do niego e-mail z którego przyszedł i treść wiadomości.

Contentful

Zarządzanie contentem w zespole

Twój zespół nie może ogarnąć chaosu związanego z tworzeniem contentu? Podaruj im intuicyjny system zarządzania treściami! Twórz, zarządzaj i publikuj wysokiej jakości content w prostej aplikacji webowej, pracuj nad wieloma projektami jednocześnie i przechowuj wszystkie swoje pliki i rozmowy w jednym miejscu. A jeśli chcesz wiedzieć, jak wiele czasu zajmuje wam praca nad contentem, zintegruj Contentful z TimeCampem i zawsze miej pewność, że twoi klienci rozliczani są w prawidłowy sposób i terminowo!

Asana

Zarządzanie zadaniami i projektami

Jeśli trudno ci zapanować nad firmowym chaosem, Asana pomoże ci uporać się z z wszystkimi trudnościami. W prosty i intuicyjny sposób zarządzaj projektami i klientami, aby zawsze zdążyć przed deadline’ami. Asana ułatwia pracę w zespołach, które muszą ściśle współpracować nad wieloma zadaniami. Ułatwia efektywne zarządzanie, współdzielenie dokumentów i sprawdzanie statusów działań. To pozwala zmniejszyć ilość spotkań i emaili wymienianych w zespole. Za pośrednictwem integracji z TimeCamp dowiesz się, jak wiele czasu zwykle zajmuje twojemu zespołowi dopięcie każdego zadania i prawidłowo rozliczysz wszystkie projekty.

Dropbox

Przechowywanie i współdzielenie plików

Potrzebujesz dodatkowego miejsca na przechowywanie swoich plików? Użyj Dropbox i nie martw się zbyt małą pojemnością dysku swojego komputera. Dodatkowo udostępnianie plików współpracownikom jest dużo łatwiejsze z Dropboxem. Możesz przechwywać tam wszystkie potrzebne dokumenty dla Twojego sepołu. Aplikacja przechowuje twoje dane w chmurze, dzięki czemu masz do nich dostęp i każdej porze i gdziekolwiek się znajdujesz. Zintegruj Dropbox z TimeCamp i dowiedz się, jak wiele czasu poświęcasz na zarządzanie swoimi plikami!

Google Calendar

Organizacja zadań i spotkań

Chcesz, aby wszyscy członkowie twojego zespołu byli na bieżąco z terminami? Z Google Calendar organizacja pracy to przyjemność! Dzięki temu darmowemu rozwiązaniu, wszystkie deadline’y są w jednym miejscu, a dzięki temu żaden z pracowników juz nigdy nie zapomni o zbliżającym się końcu projektu lub spotkaniu. Narzędzie to dostępne jest wersji web app, desktop & mobile. Dodatkowo, integracja Google Calendar z TimeCamp pozwala automatycznie wypełniać timesheety pracowników wydarzeniami z kalendarza. Możesz też automatycznie przypisywać czas pracy do projektów dzięki słowom kluczowym.

Buffer

Zarządzanie kanałami w social mediach

Zarządzanie treściami w social media jest znacznie prostsze z Buffer. Aplikacja ta umożliwia sterowanie wszystkimi kontami w portalach społecznościowych w jednym miejscu, planowanie postów na tych platformach i śledzenie ich zasięgów (performance).

GetResponse

Zarządzanie kampaniami mailingowymi

Jeśli chcesz w prosty sposób zautomatyzować swój online marketing, użyj GetResponse! To kompletna platforma do skutecznego email marketingu, przygotowywania webinarów, a także tworzenia i publikowania pięknie wyglądających i znakomicie konwertujących landing page’ów.

Pipedrive

CRM dla działów sprzedaży

Twój zespół sprzedaży potrzebuje solidnych narzędzi, aby nie marnować czasu na zadania nie generujące zysków. Pipedrive to narzędzie automatyzacji sprzedaży, usprawniające zarządzanie lejkiem sprzedażowym. Łączy wszystkie szczegóły dotyczące sprzedaży twoich produktów: e-maile, prognozowanie sprzedaży i raporty. Zintegruj Pipedrive z TimeCamp i dowiedz się, jak dużo czasu zajmuje twojemu zespołowi praca nad efektywną sprzedażą!

Podsumowanie

Ja widzisz jest wiele technik i narzędzi, które pomogą Ci w lepszej organizacji pracy w Twojej firmie. Unikaj pożeraczy czasu i analizuj na co poświęcasz ten najważniejszy, nieodnawialny zasób jakim jest czas. Pamiętaj jedna, że przerwy są często tak samo ważne jak wytężona praca. Mam nadzieję, że dzięki powyższym wskazówkom praca stanie się przyjemniejsza i bardziej efektywna.

Współautorka: Marta Piotrowiak, Head of Marketing w TimeCamp