Software gratuito para el horario de trabajo que puedes descargar en tu escritorio

  • 19 mayo, 2021
  • by Marta Piotrowiak
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Todos usamos algún tipo de planificador de trabajo. Algunas personas prefieren el formato de papel y otras optan por una solución digital. Mientras la forma tradicional de planificar con una hoja de cálculo y un bolígrafo puede ser suficiente para muchas personas, sin embargo este sistema no es eficaz para los equipos.

Por este motivo necesitas un software de programación de empleados.

Consulta también nuestra lista de plantillas de programación diaria.

¿Por qué utilizar el software de control horario?

Con el aumento de la flexibilidad en los horarios de trabajo, se vuelve más desafiante programar un turno de un empleado. Debes coordinar adecuadamente el horario de los empleados para que las listas sean fluidas y eficientes. En este caso el método clásico de lápiz y papel está lejos de ser eficiente.

Cada uno de un equipo debe anotar su horario y luego pasarlo a todos los demás miembros del equipo. Si se hace de forma virtual, crea hilos de correo electrónico interminables y desordenados. De cualquier manera es un proceso largo y requiere mucho tiempo. Además es fácil confundirse, cometer errores y perderse en todo el enredo de dependencias.

Y ahí es donde entra en juego un software de planificación de empleados. Sirve como un sistema unificado para organizar la agenda, gestionar los turnos y te permite monitorizar los recursos en tiempo real. Por lo tanto, si encargarte de la administración de turnos y ajustar costes laborales es una gran parte de tu trabajo, debes usar una herramienta de este tipo para agilizar el flujo de trabajo, eliminar el fastidioso papeleo y en última instancia, ahorrar tiempo y dinero.

El único inconveniente es que necesitas aprender cómo funciona. Pero piensalo: es mejor dedicar una hora a aprender cómo funciona en lugar de dedicar una hora a la semana o al mes ajustando el horario manualmente.

Un buen software de programación de empleado te da posibilidad de gestionar un turno y asistencia con un solo clic.

¿Qué buscar en el software de control horario?

¿Cómo asegurarse de que estás utilizando la herramienta adecuada? Hay ciertos aspectos en los que vale la pena pensar antes de elegir una aplicación de programación:

  • Facilidad de uso: eso habla por sí solo, a nadie le gustan las soluciones complicadas
  • Un sistema unificado donde todas las funciones están interconectadas entre sí para facilitar los turnos y la supervisión de los empleados.
  • Integraciones con otras aplicaciones
  • Versión gratuita para que puedas probar las funciones y darte de baja si no es adecuada para tu empresa
  • Posibilidad de descargarlo en tu escritorio para que puedas gestionar los turnos de manera flexible de forma local en tu ordenador
  • Seguimiento de tiempo para controlar las horas de trabajo de los empleados

No olvidemos que tu eres es lo que mejor conozcas las funciones que necesitas para que tu empresa pueda funcionar sin problemas. El software que funciona para equipos pequeños puede ser que no sea el mejor para organizaciones más grandes. Puedes probar diferentes soluciones, mezclar y experimentar para encontrar el ajuste correcto.

¿Cuál es el mejor software gratuito de control horario?

Puedes encontrar diferentes tipos de softwares para  empleados en el mercado. Algunas son soluciones independientes, otras son parte de un sistema más grande. La mayoría de softwares de programación de empleados están basados en la nube; algunos ofrecen una solución local y otros son una combinación de ambos.

Pero si buscas específicamente un  software gratuito que puedas descargar en tu computadora, te vamos a apoyar.

Aquí están las mejores herramientas gratuitas de programación de empleados que puedes descargar en tu escritorio.

NAVEGACIÓN RÁPIDA

  1. TimeCamp –  sistema unificado para la administración de proyectos y asistencia
  2. When I Work – terminal de reloj de tiempo
  3. HeySpace – comunicación y colaboración con la programación del flujo de trabajo
  4. Express Schedule – programador sólido de turnos
  5. Trello – un software sencillo de control horario de Kanban
  6. ABC Roster – programación simplista de calendario
  7. Excel – para la planificación tradicional de empleado
  8. Microsoft Teams – plataforma de colaboración y programación para equipos
  9. Teamwork – gestión del cronograma de trabajo y los proyectos en equipo

1. TimeCamp – sistema unificado para la administración de proyectos y asistencia

TimeCamp hoja de horas

TimeCamp es un software totalmente gratuito para usuarios ilimitados que no solo realiza un seguimiento del tiempo, sino que también te permite administrar las ausencias y la asistencia desde cualquier lugar del mundo. La herramienta está disponible como aplicación de escritorio y móvil, también como temporizador web. Puedes descargarlo de forma gratuita y hacer un seguimiento automático del tiempo de tu empleado.

TimeCamp te proporciona fácilmente un registro de tiempo y realiza un seguimiento de la asistencia y el rendimiento del equipo. Puedes ver quién trabaja, cómo y cuándo en tiempo real para que puedas programar el  turno de tu empleado en función de su disponibilidad.

Además  TimeCamp te deja recrear tu estructura organizativa agregando grupos que representan cada una de las unidades de la empresa. Puedes dividir a tu personal en diferentes equipos, definir algunas configuraciones especiales para cada empleado y darle roles y permisos exactos.

TimeCamp es mejor para equipos que necesitan flexibilidad, quieren mejorar la productividad y ser más rentables al detectar los obstáculos en los procesos comerciales. Ayuda a mejorar el flujo de trabajo, la comunicación y la colaboración en tu equipo. Las características y módulos de TimeCamp lo convierten en un excelente sistema centralizado para manejar todos los aspectos de un proyecto.

Entre otras características, encontraras los siguientes:

  • Plan gratuito para usuarios ilimitados
  • Seguimiento automático del tiempo con un botón de inicio / parada con un solo clic
  • Hojas de tiempo con aprobaciones para monitorizar los entresijos de tu personal
  • Las hojas gráficas se integran con el calendario
  • Puedes crear facturas basadas en las horas trabajadas facturables
  • TimeCamp se integra con varias herramientas y aplicaciones
  • Medida del tiempo de trabajo por categorías particulares: productivo, improductivo, neutral
  • Elaboración de presupuestos y facturación
  • Módulo de asistencia y baja con diferentes tipos de jornadas (trabajo a distancia, baja por enfermedad, baja por paternidad, etc.)

Obtén TimeCamp - descarga gratuita del software de horario de trabajo

2. When I Work – terminal de reloj de tiempo

wheniwork aplicacion

When I Work es un software de control horario y seguimiento del tiempo. Aunque es una aplicación web y móvil (iOS y Android), puedes utilizarla como un reloj de tiempo para ordenador así que tus empleados pueden iniciar y cerrar sesión en su jornada laboral durante el turno. Por lo tanto no es una app de escritorio como tal, pero es una gran herramienta que te deja crear horario de trabajo perfecto para cada negocio.

Los trabajadores pueden usar computadoras personales y de trabajo como un reloj de tiempo y tú puedes administrar su labor en la aplicación web. When I Work permite a los empleados informar sobre sus descansos pagados al finalizar la sesión. El gestor tiene la opción de desactivar los informes de pausas pagadas en la configuración de la cuenta.

El software tiene muchas funciones integradas que tu personal puede utilizar para comunicarse,  colaborar mejor y crear horarios ajustados.

La versión gratuita ofrece una planificación simple y comunicación para solo un  equipo o ubicación hasta 75 usuarios.Las características principales incluyen la programación del equipo, la disponibilidad del equipo, la mensajería entre el equipo, el intercambio de turnos y las solicitudes de libranzas.

Es un excelente software de control horario de los trabajadores así que si no te importa tener tus datos almacenados en la nube, piensa en elegir When I Work.

3. HeySpace – comunicación y colaboración con la programación del flujo de trabajo

HeySpace software

HeySpace es un software de gestión de tareas con chat. Es una excelente herramienta especialmente para equipos pequeños, empresas medianas o nuevas empresas que necesitan una solución flexible para planificar y colaborar en el trabajo en un solo lugar. El software también es ideal para todos los que trabajan con la metodología ágil. Puedes descargar HeySpace a tu escritorio, teléfono (iOS, Android) o acceder a él desde tu navegador.

Este software gratuito facilita comunicarte y colaborar con otros trabajadores, equipos e incluso te deja invitar a personas de fuera de tu organización. Puedes usar HeySpace para planificar libremente tu horario de trabajo, turno de empleados y todas las tareas que necesitas realizar.

Estas son las características principales de HeySpace:

  • El diseño flexible  permite ver tres tableros en un solo lugar: tu equipo y espacios (diferentes canales), chat, lista tareas
  • Puedes convertir fácilmente parte de tu conversación en una tarea
  • El tablero Kanban con proyectos y tareas te permite ver el flujo de trabajo de los trabajadores en un solo lugar
  • Cada tarea puede estar ajustada: puedes establecer la fecha, asignarle personas, agregar etiquetas, listas de verificación, descripción, archivos, comentar, hacer que las tareas sean recurrentes
  • La función de áreas del trabajo te permite crear muchos espacios, por ejemplo si trabajas con varias organizaciones o tienes diferentes clientes
  • La vista de calendario permite visualizar el horario de trabajo
  • Una interfaz agradable e intuitiva hace que HeySpace sea fácil de usar

HeySpace le proporciona un espacio para colaborar libremente y sin problemas con tus equipos y clientes para crear un flujo de trabajo y turnos perfectos. No hay más cambios entre aplicaciones y pestañas. Tienes todo en un solo lugar.

4. Express Schedule – programador sólido de turnos

Express Schedule

Express Schedule es un software sólido disponible para Windows.  Está diseñado para que puedas crear, editar, compartir horario y listas de turnos con los miembros de tu equipo sin esfuerzo. Eso permite ahorrar tiempo y dinero a tu empresa y optimizar tu flujo de trabajo.

Es una poderosa herramienta de planificación, teniendo en cuenta que es gratis y sin gastos extras por funciones adicionales. Es magnifica si tu empresa tiene varios departamentos, equipos o si necesitas coordinar el flujo de trabajo para una gran cantidad de los trabajadores.

Estas son las características de Express Schedule:

  • La interfaz intuitiva de arrastrar y colocar
  • Copiar agendas de semanas anteriores para ahorrar tiempo
  • Crear horarios recurrentes
  • Agregar y editar turnos de cualquier duración escribiendo directamente en el calendario
  • Imprimir tu lista de turnos con un solo clic
  • Enviar por correo electrónico los horarios directamente a un trabajador individual o a todo el personal
  • Agregar comentarios, recordatorios y avisos a la programación
  • Posibilidad de agregar todas las formas comunes de libranzas, como vacaciones, indisponibilidad, baja por maternidad y más
  • Soporte de múltiples turnos, descansos y permisos de entrada para un miembro del personal el mismo día
  • Uso de tu email existente como Outlook, Thunderbird, etc. para enviar correos electrónicos
  • Agregar días de descanso, bajas por enfermedad, entradas de descanso y días festivos

5. Trello – un software sencillo de control horario de Kanban

Trello aplicacion

Trello es una herramienta popular de colaboración. Ofrece a los equipos y a las personas planificar, gestionar, administrar proyectos y tareas, tanto simples como complejas. También puede ser práctico como un  software de control horario para un empleado. Es un tablero visual para gestionar y planificar tareas y flujo de trabajo. Es  fácil de usar y tiene una interfaz agradable. Aunque tiene un diseño simple, ofrece muchas funcionalidades útiles.

En Trello puedes planear el trabajo, el turno del personal  y ajustar cada horario de la forma que necesitas con la función de arrastrar y colocar. Puedes crear varios tableros personalizados y vistas de calendario para diferentes equipos, ajustar la configuración de las tarjetas, repetirlas para tareas recurrentes, comentarlas, adjuntar archivos y usar muchas otras opciones elaboradas para ajustar turnos para diferentes días. Además Trello tiene una amplia lista de potenciadores que ayudan a mejorar el empleo y la colaboración.

Trello es mejor para equipos pequeños, nuevas empresas y empresas ágiles que buscan una solución minimalista y simple para planificar turno de empleado.

¡Ve la integración de TimeCamp con Trello!

6. ABC Roster – programación simplista de calendario

ABC Roster el horario de trabajo

ABC Roster es un software de control horario especialmente diseñado para ayudar en tareas complejas de la gestión de turnos de los trabajadores (también conocidos como listas de turnos) para organizaciones pequeñas. Al principio estaba dirigido a los departamentos de alimentos y bebidas, pero ahora se utiliza en una variedad más amplia de empresas y organizaciones.

ABC Roster tiene una interfaz sencilla  e intuitiva que deja gestionar de manera eficiente los turnos y el horario de los trabajadores La herramienta tiene todas las funcionalidades necesarias. El planificador automático puede generar para ti cronogramas de trabajo, gestionar  la disponibilidad de los empleados, vacaciones y ausencias, los eventos, las reservas y todos los aspectos de planeamiento. Puedes enviar por correo electrónico los horarios a los empleados directamente desde la aplicación y exportarlos a documentos de Microsoft Excel, PDF y HTML.

El hecho de que todas las funcionalidades integradas sean gratuitas es la principal ventaja por encima de otros programas de control horario.

7. Excel – para la planificación tradicional de empleados

Excel app

Viejo, pero de oro –  Excel sigue siendo una de las herramientas más populares que se utilizan para programar turnos.

Si eres un entusiasta de las soluciones tradicionales y simplistas, Excel será la elección correcta. Es adecuado para equipos pequeños con un horario regular. Puedes utilizar fórmulas y otras funcionalidades para gestionar turnos y determinar los gastos laborales

Como alternativa también puedes usar Word, especialmente si no eres bueno con las ecuaciones de Excel. Microsoft ofrece varias plantillas de horarios, así como hojas de tiempo, hojas de cálculo, agendas y mucho más para ayudarte a crear el horario óptimo para tu equipo

Si en tu negocio utilizas Windows y otras herramientas de Microsoft Store, eso significa que estos ya son compatibles con Excel y te facilitan crear un horario.

8. Microsoft Teams – plataforma de colaboración y programación para equipos

MS Teams programación para equipos

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración para equipos. Es el centro del empleo en equipo en Microsoft 365 donde todas las personas con las que trabaja pueden charlar, reunirse, llamar y colaborar, todo en un solo lugar. Con su módulo Shifts, puedes programar turnos y planificar el flujo de trabajo.

Si buscas un software de evaluación 360º que permita colaborar con un equipo y gestionar turnos en un centro de una manera fácil para acceder a toda la información sobre tu negocio en una sola plataforma, Teams es la elección correcta. La opción de Shifts en Microsoft Teams es una herramienta que supervisa el horario y ayuda a crear, actualizar y gestionar horarios para tu equipo.

El software funciona mejor para los trabajadores de la oficina y si necesitas una herramienta de gestión de turnos. Tiene funcionalidades útiles:

  • Crear un horario desde cero o importe existente desde Excel
  • Agregar notas para compartir noticias importantes y recordatorios para días específicos
  • Crear y organizar grupos
  • Asignar un turno, crear una copia nueva de una existente, agregar actividades, agregar turnos abiertos, revisar la cobertura de los turnos
  • Revisar solicitudes de vacaciones, cambios de turno y ofertas
  • Usar el reloj de tiempo para dejar que un empleado fiche sus entradas y salidas del turno con un dispositivo móvil
  • Compartir actualizaciones solo cuando deseas que tu equipo las vea
  • Exportar un horario a Excel y enviar la hoja de cálculo a tu equipo o clientes por correo electrónico

Puedes descargar MicrosoftTeams de forma gratuita y utilizarlo como un software para programación de empleados.

9. Teamwork – gestión del cronograma de trabajo y los proyectos en equipo

Teamwork horario de trabajo

Teamwork es una plataforma de colaboración para equipos. Es un buen software de control horario que permite crear un horario de trabajo para todos tus empleados, incluidos los trabajadores en remoto.

Teamwork no solo deja planificar proyectos, sino también ocuparse de todos los aspectos del proceso de organización: quién trabajará en qué, cómo y durante cuánto tiempo.

Puedes mantenerte sincronizado fácilmente con otros empleados y ver sus horarios de trabajo y progreso en tiempo real y realizar un seguimiento de cambios. Teamwork facilita programar el trabajo gracias al equilibrio de las cargas de trabajo en un solo lugar para que tengas una idea de la disponibilidad y la capacidad de todos. Para mejorar tu horario, puedes integrar la herramienta con otro software.

Además Teamwork te ofrece visualizar horario para que puedas prepararte mejor para el trabajo. La versión gratuita está disponible para 5 miembros del equipo y es mejor para un equipo pequeño.

Conclusión

El software de control horario de trabajadores puede ayudar a que tu negocio crezca. Facilita la creación de horario para que tu empleado pueda mejorar su performance y hacer que el trabajo sea agradable. Cuando los turnos son suaves y están bien planificados, la gente está feliz. Y una plantilla feliz significa un negocio exitoso.

¿Cuál es tu software favorito para gestionar el tiempo y el turno de los empleados?

Marta Piotrowiak

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