13 mejores apps gratuitas para gestión de tareas

  • 28 junio, 2021
  • by Marta Piotrowiak
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El software de gestión de tareas es actualmente uno de los programas más populares. Según la encuesta realizada por AffinityLive, el seguimiento diario puede reducir las pérdidas de productividad en un 80%. El mismo documento también afirma que en los EEUU 19,3 millones de personas en servicios profesionales están perdiendo 59 millones de horas a $150 por hora lo que causa 8,8 mil millones de perdidas cada día.

Los números son enormes. No es de extrañar que el software de gestión de tareas se está volviendo cada vez más popular. Cuando se lo usa correctamente, puede ayudar a ahorrar tiempo, dinero y mejorar el compromiso de los empleados.

¿Qué buscar en un software para gestión de tareas?

No hay una respuesta sencilla a esta pregunta. El sector de las herramientas de gestión de tareas es tan amplio que muchas aplicaciones se clasifican en diferentes categorías.

Algunas herramientas están dedicadas principalmente a mercados especializados. Por lo tanto, un medio que funcione para un equipo puede que no sea la mejor solución para un individuo. A veces es posible operar de diferentes formas dentro de una herramienta. Todo depende de tus necesidades, el tamaño de la empresa, el campo de trabajo y otros aspectos que puedas considerar importantes.

Sin embargo, vale la pena considerar elementos como la flexibilidad, como puedes utilizar la app qué funciones te permiten para realizar integración con otras aplicaciones para optimizar los procesos en diferentes plataformas.

También es una buena idea buscar la versión de prueba gratuita que ayuda a descubrir la herramienta y saber si es adecuada para ti, tu empresa y tus empleados. Estos son los conceptos básicos a tener en cuenta al buscar una solución adecuada.

¿Cuál es el mejor software de gestión de tareas?

Si empiezas a buscar software de productividad, vas a encontrar miles de herramientas. No es fácil elegir entre todas las opciones disponibles. El mercado de herramientas para administración de tareas ofrece varios sistemas. Algunos de los más populares y que es posible que conozca son los siguientes:

  • Software de gestión de tareas (muchos rastreadores de tareas vienen con funcionalidades adicionales)
  •  Listas de tareas pendientes 
  • Aplicaciones para tomar notas
  • Herramientas para potenciar el enfoque
  • Calendarios
  • Apps de gestión de proyectos
  • Y muchos, muchos más – consulta el inventario de Capterra para ver más categorías

Estos son algunos de los mejores programas que puedes encontrar. ¡Elija el que más te guste, mejora tu rendimiento y toma el control de tu tiempo!

NAVEGACIÓN RÁPIDA

  1. TimeCamp – gestión de tareas y asistencia automática y gratuita
  2. Toggl – simple gestor de tareas
  3. Trello – gestión sencilla de proyectos con una extensa lista de potenciadores
  4. HeySpace – gestión de tareas con opción de chat
  5. Harvest – para realizar una gestión de los gastos de proyectos 
  6. MyHours – para gestión de proyectos
  7. Remember The Milk – seguimiento de tiempo con una lista de tareas pendientes 
  8. Clockify – rastreador gratuito y online de tareas
  9. ClickUp – gestión de proyectos y colaboración de equipo
  10.  Focus Booster – temporizador Pomodoro
  11.  Everhour – seguimiento de tiempo de equipo
  12.  Bite15 – seguimiento de tareas y hábitos de las personas
  13.  AquaSnap – gestor de ventana tipo enlosado o tiling

1. TimeCamp

Ideal para: autónomos, equipos remotos, organizaciones de todos los tamaños.

Centrado en: administración de tareas y la asistencia, medición de la productividad.

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Cómo funciona: Software agradable y fácil de usar para gestionar tareas, TimeCamp rastrea automáticamente tus actividades y recopila todos los datos en informes y hojas de cálculo completos y detallados. TimeCamp es un rastreador de tareas gratuito para un número ilimitado de usuarios.

Flexibilidad: TimeCamp es una app muy flexible. Ayuda a los equipos y a las personas a administrar tareas, las finanzas y a asignar recursos. Se alinea con su estructura organizativa para que mantengas la jerarquía para un flujo de trabajo fluido. Tiene información en tiempo real sobre el flujo de trabajo.

Integraciones: TimeCamp ofrece una variedad de integraciones con las apps de productividad más populares, herramientas de gestión de proyectos, CRM y más. La herramienta está disponible como web app, para escritorio (Windows, macOS, Linux), aplicación móvil (iOS y Android) y extensión de Chrome. Dispone de una prueba gratuita.

Otras características: las características de TimeCamp te permiten automatizar procesos y optimizar el trabajo. Sus otras funcionalidades incluyen hojas de cálculo ajustables con aprobaciones, rastreo por GPS, módulo de asistencia enriquecido, gráficos coloridos, revisión del tiempo facturable, de la productividad, asistencia, facturación y muchos más.

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2. Toggl

Ideal para: individuos, equipos pequeños y medianos que necesitan un control simplificado del tiempo del proyecto.

Centrado en: gestión de tareas, proyectos y clientes.

toggl

Cómo funciona: Toggl es un software de gestión popular y ampliamente utilizado. El software tiene una interfaz fácil de usar sin demasiados detalles, por lo que es adecuado para gestionar tareas de una manera simple. En Toggl puedes gestionar diferentes proyectos, tareas y clientes. Las etiquetas y los colores facilitan el desglose de las horas para ver intervalos de tiempo precisos en los informes.

Flexibilidad: Toggl ofrece un simple control de tareas con funciones básicas. Es un sistema transparente que te permite gestionar tus tareas de manera sencilla con una interfaz intuitiva. Sin embargo le faltan funciones más avanzadas.

Integraciones: Toggl se integra con numerosos softwares por lo que es fácil conectarlo a tus herramientas favoritas. Está disponible como web app, para escritorio (macOS, Windows) y móvil (iOS, Android).

3. Trello

Ideal para: equipos de todos los tamaños y personas particulares que necesitan una app de poco peso para administrar proyectos con tableros de Kanban.

Centrado en: gestión sencilla de proyectos y organización de asignaciones personales y laborales con una extensa lista de potenciadores.

trello

Cómo funciona: Trello es una herramienta diseñada para ayudarte a organizar tu tiempo y tareas. Puede ayudarte a realizar un seguimiento de tus tareas, así que te permite controlar todas tus tareas recurrentes y seguir el tiempo pasado en ellas con integraciones de registro de tareas. Con Trello puedes crear un espacio para toda tu empresa. También existe la opción de asignar personas a diferentes grupos (por ejemplo marketing, IT, soporte). En cada grupo puedes organizar pestañas para miembros de equipo y asignar tareas según cuál sea su función en el equipo.

Flexibilidad: Trello es una herramienta simple, pero gracias al repositorio de aplicaciones bien provisto, puedes mezclarlo y combinarlo con otro software para ajustarlo como lo necesites.

Integraciones: una aplicación web, de escritorio (macOS, Windows), aplicaciones móviles (iOS, Android). Trello es compatible con navegadores (Chrome, Firefox, Edge, Safari).

¡Pero eso no es todo! Te permite medir eficazmente el tiempo dedicado a las tareas asignadas a las tarjetas Trello con TimeCamp + Trello Power-Up para aumentar tu productividad. 

¡Asegúrate de comprobarlo y estar siempre al tanto de tu trabajo!

4. HeySpace

Ideal para: equipos pequeños, empresas medianas o nuevas que necesitan una herramienta flexible para planificar y colaborar el trabajo en un solo lugar.

Centrado en: agilizar la comunicación y la colaboración en un equipo.

HeySpace software

Cómo funciona: HeySpace es un software de gestión de tareas con chat. Es una gran solución especialmente para aquellos que trabajan con una metodología ágil.

La herramienta te permite intercambiar información con otros empleados, miembros de equipo e incluso puedes invitar a personas de fuera de tu organización a trabajar en un proyecto común. Puedes utilizar HeySpace para planificar libremente tu horario de trabajo, turno de empleados y crear todas las tareas que necesitas realizar. Reemplaza los hilos de correo electrónico largos y desordenados y permite a los equipos recopilar toda la información importante en un solo lugar.

Flexibilidad: HeySpace permite planificar y organizar tu flujo de trabajo de varias formas, tableros Kanban, vista de Calendario, diferentes espacios para diferentes equipos. Y hay más funciones por desarrollar para que los equipos tengan mucha más flexibilidad para el uso de la herramienta.

Integraciones: HeySpace se integra con TimeCamp, Gmail, Zapier, Google Calendar, Trello y Google Hangouts. Y habrá más ya que la herramienta aún se está desarrollando. Está disponible como web app, app de escritorio y para dispositivos móviles (Android, iOS).

Otras características: el diseño flexible permite ver tres tableros a la vez, tu equipo y espacios (diferentes canales), chat, tarjetas con listas de tareas. Puedes convertir fácilmente parte de tu conversación en una tarea. Cada tarea se puede ajustar, puedes establecer las fechas, asignarle personas, agregar etiquetas, listas de verificación, descripción, archivos, comentar, hacer que las tareas sean recurrentes.

5. Harvest

Ideal para: Equipos pequeños y medianos que necesitan realizar un seguimiento de las horas facturables.

Centrado en: controlar el tiempo facturable dedicado para tareas y proyectos.

harvest app

Cómo funciona: Harvest realiza una gestión de los gastos estimados y reales para que siempre sepas si estás excediendo el presupuesto. Junto al rastreo automático de tareas también está la app de hoja de cálculo que te permite ver el trabajo de todos y las horas de inactividad, además cuánto tiempo se dedica cada uno a actividades particulares. Es fácil de usar.

Flexibilidad: Harvest es una solución clásica con funcionalidades poco flexibles. Tiene módulos separados pero está limitado a realizar un control de los gastos y el tiempo para ciertos proyectos.

Integraciones: Harvest ofrece integraciones con muchas herramientas. Está disponible como web app, para escritorio (macOS, Windows) y para dispositivos móviles (Android e iOS).

Otras características: Simples hojas de tiempo con aprobaciones,  a nivel semanal para tu equipo, facturación y gestión de horas facturables, programación, informes, presupuestos.

6. MyHours

Ideal para: Personas que desean controlar el tiempo dedicado al trabajo. Si estás buscando una solución similar para revisar la asistencia de los empleados también puedes comprobar AllHours by MyHours como alternativa.

Centrado en: Control y una simple gestión de proyectos y tareas.

My Hours

Cómo funciona: MyHours ofrece rastreo automático en tiempo real. Ayuda a recopilar todos los datos necesarios sobre el tiempo del equipo, el rendimiento y las finanzas de la empresa. También ayuda a gestionar la asistencia y el equipo.

Flexibilidad: MyHours es bastante flexible, ya que incorpora funciones sencillas de gestión de proyectos y seguimiento de tareas. El plan gratuito permite tener miembros de equipo y proyectos ilimitados. Sin embargo, si deseas gestionar la asistencia, deberás cambiar a AllHours, la app de asistencia y hoja de cálculo creada por MyHours. Eso puede ser un poco engorroso si no quieres cambiar entre diferentes apps.

Integraciones: MyHours ofrece integración con QuickBooks (en el plan Pro) y Zapier. Está disponible como web app y para aplicaciones móviles (iOS, Android).

Otras funciones: puedes realizar un seguimiento automático de tareas o agregar entradas manualmente, categorizar y etiquetar tareas importantes, personalizarlas, resumir el tiempo o asignar tareas.

7. Remember The Milk

Ideal para: Organizar tus ideas, tareas y proyectos, pensamientos en listas de tareas pendientes.

Centrado en: Gestionar listas de tareas pendientes.

Remember The Milk

Cómo funciona: Las listas de tareas son una parte inseparable de la gestión exitosa del tiempo. Entonces si tienes problemas para recordar tus tareas, Remember The Milk puede ayudarte a mantener el curso. La herramienta tiene características adicionales que te ayudan a mantenerte productivo:

  • Propiedades de tareas (fechas de vencimiento, prioridad, repetición, etiquetas y más)
  • Recordatorios
  • Etiquetas
  • Subtareas de subtareas (sí, lo aciertas 😉)
  • Puedes adjuntar archivos
  • Filtros
  • Notificaciones 

Flexibilidad: Remember The Milk es una simple app pero gracias a sus características puedes usarla de la manera más flexible que necesitas, ya que te permite crear una lista de compras o para administrar proyectos complejos.

Integraciones: Puedes agregar y gestionar cada tarea desde Gmail, Google Calendar, Twitter y otras apps. Está disponible para la web, Mac, Windows, Linux, Apple Watch, iPhone, iPad, teléfonos y tablets Android, BlackBerry 10 y Fire.

8. Clockify

Ideal para: Gestión de tareas gratis y online

Centrado en: Gestión de tareas con informes visuales y hojas de tiempo

clockify app

Cómo funciona: Clockify es un gestor de tareas gratuito para todos. Todo tu equipo puede usarlo sin importar cuántas personas están incluidas. Es una app de registro de tareas y hoja de tiempo. Puedes usarla para realizar un seguimiento de las horas en diferentes proyectos y sincronizar el trabajo de tu equipo.

Flexibilidad: Clockify es bastante flexible, sin embargo los usuarios se quejan de que los módulos no están optimizados, lo que dificulta la automatización del trabajo. A pesar de eso compromete algunas funcionalidades de gestión de proyectos para ayudarte a gestionar tu equipo.

Integraciones: Clockify se integra con varias de las apps más populares. Además puedes conectar tus herramientas favoritas a través de Integromat o Zapier, agregar tu propia herramienta o usar la extensión de APIBrowser (Chrome, Firefox), la aplicación de escritorio (Windows, macOS, Linux), móvil (Android, iOS).

Otras características: Clockify tiene hojas de tiempo e informes que permiten ver toda la información sobre cada proyecto y equipo de forma transparente. Los informes completos te muestran información sobre el estado del trabajo, el presupuesto y el tiempo de trabajo. Clockify tiene muchas características menores que permiten estimaciones y cálculos financieros precisos.

9. ClickUp

Ideal para: Gestión de proyectos y colaboración en equipo en una sola app.

Centrado en: Simplificar tareas específicas y unificar datos en un solo lugar.

ClickUp app

Cómo funciona: ClickUp es un simple software de gestión y colaboración de proyectos. En ClickUp puedes compartir información con los miembros del equipo en varios formatos.

También reemplaza los hilos de correo electrónico largos y desordenados gracias a proporcionarte un espacio de chat conveniente para conversaciones grupales e individuales.

ClickUp te permite distinguir varios módulos, incluido la gestión de proyectos y tareas, del tiempo, la generación de informes y la personalización. Pero dado que todas las funciones se interconectan muy bien, en conjunto crean un centro unificado para organizar el trabajo.

Flexibilidad: la herramienta también te facilita la flexibilidad de organizar el trabajo y gestión de proyectos en la manera que quieras.

Disponible para web, escritorio (Windows, Mac, Linux), móvil (Android, iOS), habilitado para Amazon Alexa, funciona con el Google Assistant. ClickUp se integra fácilmente con otras aplicaciones directamente o mediante Zapier.

Otras características: puedes planificar cada paso y realizar cambios rápidos. También te permite programar flujos de trabajo, administrar la capacidad del equipo y realizar un seguimiento de todos los procesos. Tiene muchas características más pequeñas por lo que es posible personalizar todos los aspectos de un proyecto.

¡Integra ClickUp con TimeCamp para aumentar tu productividad!

10. Focus Booster

Ideal para: Personas ocupadas a las que les gustan las soluciones minimalistas.

Centrado en: Trabajar con la técnica Pomodoro

Cómo funciona: Focus Booster es una herramienta simple pero poderosa. Te permite realizar gestión de tareas con la famosa técnica Pomodoro. La app es una solución perfecta si estás buscando un temporizador simple de Pomodoro para controlar tareas en intervalos de periodo de tiempo de 25 minutos o si quieres probar la técnica.

La versión gratis del focus booster incluye 20 sesiones de Pomodoro por mes, control  básico de tareas e informes de productividad.

Flexibilidad: la app tiene el papel básico y necesario para administrar y realizar gestión de tareas – una lista de tareas pendientes, simple control de tareas, temporizador minimalista, modos claros y oscuros, informes con fechas, cliente o etiqueta. Puedes ver tu progreso en un panel ordenado que visualiza todos los datos y agregar entradas manualmente a tu hoja de tiempo.

Integraciones: escritorio (Windows, Mac), móvil, web. No hay integraciones disponibles con otro software.

11. Everhour

Ideal para: equipos que quieren optimizar flujos de trabajo

Centrado en: controlar el tiempo del equipo

everhour app

Cómo funciona: Everhour es un software de gestión basado en la nube dedicado a los equipos. Combina funciones sencillas de gestión de proyectos y equipos para ayudarte a controlar tareas, organizar los proyectos y flujos de trabajo.

La versión gratis de Everhour tiene todas las funciones excepto los complementos y está disponible para máximo 5 miembros. Elige la prueba gratuita si deseas probar todas las funcionalidades en un equipo más grande. En el panel principal en la sección «Inicio» puedes ver rápidamente toda la información clave para planificar un proyecto futuro y organizar el flujo de trabajo.

Flexibilidad: Everhour tiene 8 módulos que ayudan a gestionar todos los aspectos del equipo – programación con un diagrama de Gantt, módulo de seguimiento de tareas, proyectos, clientes, información del equipo, informes completos, facturas y gastos. Eso te permite recopilar toda la información importante sobre el trabajo y tu empresa.

Integraciones: Everhour se integra con varias de las apps más populares, como Jira, Asana, Zapier y más. Está disponible como web app y app para iPhone (en versión beta).

12. Bite15

Ideal para: rastrear hábitos minimalistas.

Centrado en: gestión de tareas y los hábitos de las personas.

Bite15 app

Cómo funciona: Bite15 es un rastreador de tareas para iOS que te ayuda a descubrir una gestión eficaz del tiempo.

Es una solución fantástica para las personas que tienen dificultades para realizar tareas. Simplemente crea una tarea o un objetivo, comienza con pequeños tramos de tiempo, por ejemplo 15 minutos y observa cómo se dispara tu productividad. Y mientras tanto recibirás alertas y notificaciones para estar al tanto de tu trabajo. Al final del día todo tu tiempo se resume para que puedas ver cuánto de él has gastado en tus tareas y objetivos.

Flexibilidad: es una app minimalista para personas que desean mejorar el rendimiento, dejar de perder el tiempo en distracciones y concentrarse en administración de tareas más importantes.

Integraciones: si necesitas una versión extendida de Bite15 puedes probar el Eternity Time Log gratis creado por el mismo creador.

13. AquaSnap

Ideal para: desarrolladores, programadores, personas que a menudo cambian entre diferentes ventanas.

Centrado en: ayudar a los usuarios en ventanas o recuadros para lograr comodidad en el trabajo y aumentar el desempeño.

AquaSnap

Cómo funciona: en una buena gestión de tareas, no solo se trata solo de hacer un control de todas las tareas, sino también de organizar visualmente tu espacio de trabajo, especialmente si trabajas con muchas pestañas o ventanas.

AquaSnap es un gestor de tareas que ayuda a organizar el diseño de tu escritorio de la manera más conveniente para que puedas ahorrar tiempo al cambiar entre pestañas y diferentes apps. Ahora puedes tener todo en un solo lugar.

La versión gratuita está disponible solo para una persona.

Flexibilidad: la app permite que las ventanas se acoplan para dividir el escritorio, ajustarlas para alinear las ventanas, estirarlas con un clic, hacer que una ventana sea transparente o permanecer en la parte superior. Además hay tecla de acceso rápido para facilitar el uso de la aplicación.

Integraciones: no disponible

Conclusión

Hay miles de apps que te pueden ayudar a gestionar tus tareas y proyectos. En la lista anterior puedes encontrar las herramientas más populares altamente calificadas por los clientes.

¿Quizás te perdiste algunos de los mejores programas de gestión de tareas? ¿O tal vez tienes tu propia forma de controlar el tiempo y mejorar la productividad? ¡Háznoslo saber en los comentarios!

Marta Piotrowiak

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