Jak skutecznie prowadzić dziennik czasu i zwiększyć swoją produktywność?

Prowadzenie dziennika czasu to prosty i skuteczny sposób na śledzenie swojego czasu. Może pomóc przeanalizować, jak go spędzasz i czy jesteś produktywny. Możesz rejestrować czas dla wszystkich rodzajów aktywności – pracy, zadań osobistych, wydarzeń, obowiązków domowych i wielu innych.

Przyjrzyjmy się bliżej idei śledzenia godzin pracy za pomocą aplikacji do monitorowania czasu i jak robić to prawidłowo.

Lepsze zarządzanie czasem z dziennikiem

TimeCamp ułatwia prowadzenie dziennika czasu – śledź zadania, eliminuj marnowanie godzin i osiągaj cele szybciej.

Wypróbuj za darmo już dziś!

Czym jest dziennik czasu?

Nie ma większej filozofii za terminem „dziennik czasu”. Dziennik czasu to zestaw chronologicznych zdarzeń zapisanych w tabeli z kolumnami, zazwyczaj w arkuszu czasu, pliku Excel lub na papierze.

Dzienniki czasu mogą obejmować różne kategorie, podkategorie, ważne aktywności, codzienne zadania, godziny pracy, czas wolny, rozmowy telefoniczne i inne czynności, dla których chcesz śledzić czas.

Dzienniki czasu lub aplikacje do śledzenia czasu służą do rejestrowania godzin rozliczeniowych, monitorowania i zarządzania obecnością pracowników, lepszego przydzielania czasu i pieniędzy oraz usprawniania procesów zarządzania projektami w zespołach.

Wiele osób śledzi również czas, aby poprawić zarządzanie nim i mieć dokładny obraz tego, ile czasu poświęcają na każdą aktywność.

Jak prowadzić dziennik czasu?

Prowadzenie dziennika czasu jest łatwe, jeśli robi się to we właściwy sposób. Regularne rejestrowanie godzin gwarantuje poprawność danych, co pozwala dokładnie rozliczać klientów lub łatwo zwiększać produktywność osobistą.

Dzięki automatycznemu rejestratorowi czasu nie musisz nawet myśleć o zapisywaniu godzin, ponieważ po wciśnięciu przycisku start aplikacja zrobi to za Ciebie!

Ogólnie istnieją trzy sposoby prowadzenia dziennika czasu:

Tradycyjny dziennik czasu zapisany w arkuszu, np. Excel, szablon, prosta tabela w Wordzie itp.
Oprogramowanie do śledzenia czasu z arkuszami czasu i zaawansowanymi funkcjami pozwalającymi monitorować postępy w pracy w czasie rzeczywistym (aplikacja webowa, desktopowa, mobilna),
Narzędzie do zarządzania projektami z wbudowanym rejestratorem czasu,
Arkusze czasu w wersji papierowej (szablon dziennika czasu), często używane przez osoby kreatywne, które zapisują czas, tworzą listy zadań i inne ważne notatki. Wykorzystują do tego bullet journal, karteczki samoprzylepne, zakreślacze, naklejki i inne elementy urozmaicające planowanie.

Możesz także łączyć różne metody w zależności od potrzeb, rodzaju pracy, narzędzi i metodologii, które stosujesz.

Dlaczego warto używać monitorowania czasu i prowadzić dziennik?

Prowadzenie dziennika czasu to coś więcej niż tylko rejestrowanie godzin pracy. To skuteczna technika zarządzania czasem, która pomaga lepiej planować i organizować obowiązki.

Może przynieść wiele korzyści wspierających rozwój biznesu i kariery osobistej:

Lepsze zarządzanie czasem: dzięki systemowi śledzenia czasu możesz zrozumieć, jak pracujesz i ile czasu wymagają poszczególne zadania, projekty i aktywności,
Dokładne śledzenie godzin rozliczeniowych: dziennik czasu ułatwia rozróżnienie godzin rozliczeniowych i nierozliczeniowych, a także różnych stawek dla projektów,
Rentowność: śledząc czas rozliczeniowy, kontrolując produktywność i monitorując ogólną wydajność, możesz zapewnić wysoką rentowność projektów,
Większa produktywność: dziennik pomaga identyfikować i eliminować „pożeracze czasu” oraz rozpraszacze, co zwiększa efektywność,
Lepszy balans między pracą a życiem osobistym: monitorując godziny pracy, możesz lepiej zarządzać czasem i utrzymywać zdrową równowagę.

Cyrus Partow z ShipTheDeal.com mówi, że korzystanie z oprogramowania do zarządzania czasem pomogło zwiększyć zarówno efektywność, jak i produktywność w miejscu pracy.

Podsumowując – prowadzenie dziennika czasu ma na celu pomóc Ci lepiej zarządzać swoim dniem, aby maksymalnie go wykorzystać.

Przyjrzyjmy się bliżej idei śledzenia godzin pracy za pomocą aplikacji do monitorowania czasu i jak robić to prawidłowo.

Czym jest dziennik czasu?

Wiele osób śledzi również czas, aby poprawić zarządzanie nim i mieć dokładny obraz tego, ile czasu poświęcają na każdą aktywność.

Jak prowadzić dziennik czasu?

Dzięki automatycznemu rejestratorowi czasu nie musisz nawet myśleć o zapisywaniu godzin, ponieważ po wciśnięciu przycisku start aplikacja zrobi to za Ciebie!

Ogólnie istnieją trzy sposoby prowadzenia dziennika czasu:

Tradycyjny dziennik czasu zapisany w arkuszu, np. Excel, szablon, prosta tabela w Wordzie itp.
Oprogramowanie do śledzenia czasu z arkuszami czasu i zaawansowanymi funkcjami pozwalającymi monitorować postępy w pracy w czasie rzeczywistym (aplikacja webowa, desktopowa, mobilna),
Narzędzie do zarządzania projektami z wbudowanym rejestratorem czasu,
Arkusze czasu w wersji papierowej (szablon dziennika czasu), często używane przez osoby kreatywne, które zapisują czas, tworzą listy zadań i inne ważne notatki. Wykorzystują do tego bullet journal, karteczki samoprzylepne, zakreślacze, naklejki i inne elementy urozmaicające planowanie.

Możesz także łączyć różne metody w zależności od potrzeb, rodzaju pracy, narzędzi i metodologii, które stosujesz.

Dlaczego warto używać monitorowania czasu i prowadzić dziennik?

Prowadzenie dziennika czasu to coś więcej niż tylko rejestrowanie godzin pracy. To skuteczna technika zarządzania czasem, która pomaga lepiej planować i organizować obowiązki.

Może przynieść wiele korzyści wspierających rozwój biznesu i kariery osobistej:

Lepsze zarządzanie czasem: dzięki systemowi śledzenia czasu możesz zrozumieć, jak pracujesz i ile czasu wymagają poszczególne zadania, projekty i aktywności,
Dokładne śledzenie godzin rozliczeniowych: dziennik czasu ułatwia rozróżnienie godzin rozliczeniowych i nierozliczeniowych, a także różnych stawek dla projektów,
Rentowność: śledząc czas rozliczeniowy, kontrolując produktywność i monitorując ogólną wydajność, możesz zapewnić wysoką rentowność projektów,
Większa produktywność: dziennik pomaga identyfikować i eliminować „pożeracze czasu” oraz rozpraszacze, co zwiększa efektywność,
Lepszy balans między pracą a życiem osobistym: monitorując godziny pracy, możesz lepiej zarządzać czasem i utrzymywać zdrową równowagę.

Cyrus Partow z ShipTheDeal.com mówi, że korzystanie z oprogramowania do zarządzania czasem pomogło zwiększyć zarówno efektywność, jak i produktywność w miejscu pracy.

Podsumowując – prowadzenie dziennika czasu ma na celu pomóc Ci lepiej zarządzać swoim dniem, aby maksymalnie go wykorzystać.

Najlepsze aplikacje do śledzenia godzin pracy

Ważne jest, aby dostosować system dziennika czasu do wielkości zespołu — inne potrzeby będą miały małe zespoły, inne duże, a jeszcze inne freelancerzy.

1. TimeCamp

Najlepsze oprogramowanie do monitorowania czasu dla precyzyjnego rozliczania i analizy rentowności projektów

TimeCamp to darmowa aplikacja do śledzenia czasu dla nielimitowanej liczby użytkowników, projektów i zadań. To rozbudowane, elastyczne rozwiązanie, które automatycznie rejestruje czas i (opcjonalnie) zbiera dane do wypełnienia arkuszy oraz tworzenia raportów analitycznych.

TimeCamp pomaga automatyzować i optymalizować żmudne zadania, lepiej zarządzać czasem i tworzyć dokładne szacunki projektowe.

Kluczowe funkcje:

Automatyczny rejestrator czasu dostępny jako aplikacja desktopowa, webowa, mobilna, Kiosk oraz rozszerzenie dla Chrome i Edge,
Śledzenie godzin rozliczeniowych i nierozliczeniowych z różnymi stawkami,
Arkusze czasu z możliwością ręcznego dodawania wpisów,
Dostosowywane raporty z bogatymi informacjami o postępach,
Fakturowanie na podstawie zadań lub projektów,
Obsługa projektów, zadań, podzadań i tagów,
Analizy z wykresami i statystykami aktywności,
Moduł obecności – śledzenie urlopów, pracy zdalnej, zwolnień lekarskich,
Monitoring produktywności – analiza odwiedzanych stron i aplikacji,
Integracje z wieloma narzędziami (zarządzanie projektami, IT, sprzedaż, współpraca, CRM),
Automatyczne przypomnienia o włączeniu/wyłączeniu timera.

Cennik TimeCamp:

Free

0.00

rocznie

Darmowy plan zawiera wszystkie podstawowe funkcje: dokładne rejestrowanie czasu pracy, nieograniczoną liczbę projektów, aplikacje desktopowe i mobilne, wykrywanie bezczynności i wiele więcej.

Starter

2.99

rocznie

Plan Starter obejmuje nieograniczoną liczbę zadań, eksport raportów do Excela, ewidencję czasu pracy i obecności, zarządzanie dniami wolnymi i nadgodzinami i wiele więcej.

Premium

4.99

rocznie

Plan Premium zawiera jedną integrację, czas rozliczeniowy, budżetowanie i szacowanie, monitorowanie aplikacji i stron internetowych, archiwizowanie projektów i wiele więcej.

Ultimate

7.99

rocznie

Plan Ultimate zawiera nieograniczone integracje, stawki rozliczeniowe, koszty pracy, fakturowanie, zatwierdzanie arkuszy czasu pracy, niestandardowe role użytkowników i wiele więcej.

Enterprise

11.99

rocznie

Plan Enterprise, zaprojektowany dla firm zatrudniających 50+ pracowników, zawiera priorytetowe wsparcie z SLA, możliwość hostowania na prywatnym serwerze lub chmurze, niestandardowe integracje i wiele więcej.

Twój dziennik czasu w chmurze

Korzystaj z TimeCamp, aby śledzić czas online, tworzyć dokładne raporty i mieć pełną kontrolę nad swoim harmonogramem.

Przetestuj TimeCamp bezpłatnie!

2. Actually

Prosta aplikacja do codziennego prowadzenia dziennika czasu

Actually to łatwe w użyciu narzędzie, które umożliwia śledzenie godzin pracy Twojej i zespołu. Oferuje podstawowe funkcje bez zaawansowanych opcji, dlatego sprawdzi się w firmach, które potrzebują prostego rozwiązania.

Kluczowe funkcje:

Podstawowe arkusze czasu z akceptacjami,
Możliwość ustawienia długości dnia pracy,
Kalendarze narodowe z dniami wolnymi,
Budżet dla każdego zadania,
Raporty godzinowe (dzień, tydzień, miesiąc, rok) z opcją eksportu do arkusza.

Cena: darmowy okres próbny 14 dni, później 4€ za osobę/miesiąc.

3. Atto

Dziennik czasu i aplikacja GPS

Atto to oprogramowanie do śledzenia czasu, idealne dla pracowników terenowych i zdalnych. Oferuje GPS oraz wirtualny zegar czasu pracy, automatyzuje rejestrację godzin i pozwala sprawdzać lokalizację pracowników podczas pracy.

Kluczowe funkcje:

Dokładne arkusze z godzinami wejścia, wyjścia, nadgodzinami i przerwami,
Aktualizacje lokalizacji w czasie rzeczywistym,
Powiadomienia oparte na lokalizacji i czasie,
Geofencing z GPS,
Raporty produktywności z analizą aktywności zespołu.

Cena: 7 USD/użytkownik/miesiąc dla zespołów do 99 osób.

4. TimeLog

PSA z funkcją śledzenia czasu do zarządzania procesami biznesowymi

TimeLog to platforma Professional Services Automation (PSA) najlepiej sprawdzająca się w dużych zespołach. Pozwala zarządzać projektami, śledzić czas i wydatki oraz wystawiać faktury.

Aplikacje mobilne, desktopowe i webowe,
Arkusze czasu z danymi o projektach,
Zarządzanie złożonymi zasadami wynagrodzeń,
Podgląd całej organizacji i rozłożenia pracy,
Fakturowanie na podstawie dzienników czasu,
Ponad 80 raportów,
Szablony projektów.

Cena: wersja darmowa oraz płatne plany od €8/użytkownik/miesiąc.

5. Toggl Track

Prosta aplikacja do rejestrowania godzin

Toggl Track oferuje intuicyjne śledzenie czasu i podstawowe raporty. Sprawdza się jako prosty dziennik czasu.

Automatyczne śledzenie w aplikacji desktopowej,
Panel projektowy,
Timer Pomodoro,
Wykrywanie bezczynności,
Podstawowe raporty i wykresy,
Panel zespołu.

Cena: darmowy plan z ograniczeniami, płatne od 10 USD/użytkownik/miesiąc.

6. WakaTime

Panel aktywności dla programistów

WakaTime to zestaw wtyczek do IDE, który śledzi czas kodowania i generuje szczegółowe statystyki.

Automatyczne rejestrowanie godzin z podziałem na projekty, pliki i języki,
Statystyki użycia języków programowania,
Obsługa 600+ języków,
Prywatne rankingi zespołowe,
Wykrywanie bezczynności.

Cena: darmowy plan z ograniczeniami, płatne od 9 USD/miesiąc.

7. Harvest

Śledzenie projektów i kosztów

Harvest to aplikacja webowa, która rejestruje godziny pracy i pozwala analizować rentowność projektów.

Śledzenie czasu online/offline,
Timer start/stop lub ręczne dodawanie godzin,
Raporty i arkusze,
Rejestrowanie wydatków i kilometrówki,
Fakturowanie,
Przypomnienia o wysyłaniu arkuszy,
Integracje z innymi narzędziami.

Cena: darmowy plan z ograniczeniami.

8. FocusMe

Blokada rozpraszaczy do budowania nawyków

FocusMe blokuje rozpraszające strony i aplikacje, wspiera koncentrację i produktywność.

Planowanie sesji skupienia,
Limity czasu na rozpraszacze,
Śledzenie aktywności i raporty,
Timer Pomodoro,
Zabezpieczenie przed odinstalowaniem.

Cena: 6,99 USD/miesiąc, 39,99 USD/rok, 79,99 USD/3 lata.

9. Kalkulator Kart Czasu (Time Card Calculator)

Bezpłatny kalkulator umożliwia szybkie obliczenie godzin pracy poprzez ręczne wprowadzanie danych.

10. Szablony Dzienników Czasu

Dla zwolenników tradycyjnych metod dostępne są różne szablony:

Wyzwanie 168 godzin Laury Vanderkam,
Szablony Excel,
Szablony Google Sheets,
Tygodniowe szablony harmonogramów,
Dzienne szablony,
Różne szablony arkuszy czasu.

Dziennik czasu to najprostszy sposób na poprawę produktywności

Niezależnie czy jesteś właścicielem firmy, freelancerem czy pracownikiem, prowadzenie dziennika czasu pomoże Ci zwiększyć produktywność, rentowność i odpowiedzialność.

Jakie jest Twoje podejście do monitorowania godzin pracy? Podziel się w komentarzach!

Źródło: How to keep a time log? by Kate Borucka

Zerknij na nasze inne posty

Katarzyna Borucka Kasia jest copywriterką i tłumaczką, specjalizującą się w zarządzaniu czasem oraz rozwiązaniach SaaS. Potrafi przekształcać złożone tematy techniczne w klarowną i angażującą treść, która trafia do zróżnicowanych odbiorców. Kiedy nie zgłębia najnowszych trendów w oprogramowaniu lub nie balansuje na granicy różnic językowych między angielskim a polskim, stara się opanować sztukę wydłużania doby - żonglując między pracą, życiem i nowymi przygodami z wiecznie ciekawą świata córką, odkrywając razem świat (i czerpiąc z tego ogromną radość), zawsze znajdując sposoby, by wpleść wnioski z tych wypraw do swojej twórczej pracy.