Sprawdzone metody na podniesienie produktywności pracowników

Jako manager, właściciel biznesu lub ktoś w rodzaju przywódcy, pewnie niejednokrotnie zadawałeś sobie pytanie – czy członkowie mojego zespołu mogliby być bardziej produktywni? Może nawet próbowałeś ich jakoś dodatkowo zmotywować, wprowadzając na przykład podwyżki dla najlepszych, lecz zabiegi te nie wpłynęły na podniesienie produktywności pracowników.

Budowanie produktywności i zaangażowania to mocno związane ze sobą tematy. Według efektów badań Instytutu Gallupa, 13% Amerykanów nie jest zaangażowanych w swoją pracę i tylko ta grupa odpowiedzialna jest za straty skarbu państwa sięgające nawet 550 miliardów dolarów. W porównaniu do tego, 34% amerykańskiej siły roboczej jest prawdziwie zaangażowanych w swoją pracę, więc możesz zauważyć, jak wielki jest koszt, który firma musi płacić za tych, którzy nie chcą pracować.

To może Cię zainteresować: Dlaczego pracownicy nie chcą pracować i decydują się odejść z firmy?

Powody spadku produktywności

Każdy proces, w tym też podniesienie produktywności pracowników, zaczynamy od diagnozy. Aby znaleźć właściwe środki zaradcze dla spadku produktywności twoich pracowników, musisz najpierw znaleźć przyczynę problemu.

Jak zorientować się w przyczynach spadku produktywności pracowników?

Najprostszą i chyba najbardziej efektywną metodą jest zapytanie wprost swoich pracowników, co spowodowało takie ich zachowanie. Jednakże otwarta rozmowa ze zwierzchnikiem na takie tematy może nie być najlepszym rozwiązaniem. Znacznie skuteczniejszym wyjściem może okazać się anonimowa ankieta przeprowadzona wśród pracowników. Konstruując kwestionariusz takiej ankiety pamiętaj o tym, aby pytania była jak najbardziej precyzyjne, zostaw też dodatkowe miejsce na to, aby mogli oni wyjaśnić, co im się nie podoba.

Sprawdzone metody na podniesienie produktywności pracowników

Aby pomóc ci rozwiązać problem spadku produktywności pracowników, zebraliśmy 9 najczęstszych przyczyn tego procesu i propozycje rozwiązań tego problemu. Mamy nadzieję, że będą one dla was inspiracją do działania!

Niedocenianie pracowników

Niestety, wielu pracowników czuje się niedocenionych. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że ty sam czułeś się kiedyś w ten sposób. Pamiętaj jednak, że okazanie uznania swoim pracownikom nie zawsze musi oznaczać nagrody pieniężne – czasem wystarczy bowiem zwykłe „dziękuję” lub zwrócenie uwagi członkowi twojego zespołu, że świetnie wykonuje swoją pracę.

Twoi pracownicy nie czują się częścią firmy/zespołu

Jeżeli pracownicy nie czują się częścią czegoś większego, wiąże się to zwykle z negatywnym wpływem na ich zaangażowanie i produktywność. Sprawia to bowiem, że nie czują oni żadnego celu swojej pracy. A jeśli robisz coś nie czując, że ma to sens, po prostu doprowadzasz swoje zadania do końca i masz poczucie, że tracisz czas. Jeżeli nie ma sensu, to po co w ogóle to robić? Upewnij się więc, że twoi pracownicy znają cel i wartości reprezentowane przez firmę, aby mogli się do niego stosować i czuć się przez to wartościowymi członkami zespołu.

Brak możliwości rozwoju dla pracowników

Oprócz spadku produktywności, brak możliwości zwiększania swoich kompetencji może odwrócić się na niekorzyść dla całej firmy. Niezwykle ważne jest więc regularne sprawdzanie kompetencji twoich pracowników, aby czuli, że ich umiejętności są wystarczające, by należycie wykonywać swoje obowiązki.

Zaburzona relacja praca-życie prywatne

Wiadomo, że praca jest niezwykle ważną częścią naszego życia. W pracy spędzamy bowiem sporą część naszego dnia, wliczając w to czas poświęcony na przygotowanie się do naszych obowiązków, drogę do miejsca pracy itd. Dlatego tak istotna jest pamięć o tym, że pracownicy mają też życie poza pracą, gdyż ma to istotny wpływ na ich zdrowie psychiczne i produktywność całego zespołu.

Toksyczna atmosfera w pracy i źle skonstruowana polityka firmy

Jak wspomniałem już w poprzednim akapicie, spędzamy w pracy naprawdę sporo czasu, obcując z różnymi ludźmi. Dlatego tak ważne jest funkcjonowanie w pozytywnej kulturze pracy firmy, gdyż nie tylko wpłynie to pozytywnie na zaangażowanie obecnych pracowników, lecz umożliwi to również pozyskanie nowych, utalentowanych osób dla twoich firmy.

Mikrozarządzanie i brak rozdzielania odpowiedzialności między pracownikami

Jeżeli pracownicy nie czują poczucia obowiązku, spada ich zaangażowanie, a co za tym idzie, produktywność. Zamiast rozdzielać obowiązki i w sposób szczegółowy egzekwować ich wykonanie, dziel odpowiedzialność za ich rezultaty i bądź pomocnym managerem, do którego osoby zwracają się z prośbą o radę.

Niejasne oczekiwania i brak informacji zwrotnej

Jeśli chcesz, aby twoi pracownicy wykonywali swoje obowiązki najlepiej, jak tylko potrafią, musisz w jasny sposób wyrazić swoje oczekiwania co do ich pracy i przekazywać konkretną informację zwrotną. Istnieją metody komunikacji, które sprawdzają się zwłaszcza w przypadku negatywnego feedbacku.

Jedną z tych, które lubię najbardziej, jest ta o nazwie „Fakty, emocje, konsekwencje, oczekiwania”. Mimo tego, że jej opanowanie zajmuje wiele czasu, jednak im częściej ją stosujesz, poprawiają się twoje umiejętności komunikacyjne, a co za tym idzie, produktywność członków twojego zespołu.

Jak jej używać?

Dostarczając swoim pracownikom informację zwrotną, po pierwsze wspomnij o niepodważalnych faktach. Rozważmy następującą sytuację: któryś z twoich pracowników popełnił błędy podczas sporządzania raportu, raport poszedł do klienta, a Ty musisz szybko wprowadzić niezbędne poprawki pomimo nawału własnych obowiązków. Prawdopodobnie byłbyś wściekły, co oczywiście byłoby zrozumiałe, jednak powinieneś skupić się na zastosowaniu dobrej strategii komunikacyjnej. Nie krzycz więc, znacznie lepiej będzie rozwiązać tę sytuację, wyjaśniając ją na podstawie faktów. Twoja wypowiedź mogłaby brzmieć „Twój ostatni raport zawierał naprawdę istotny błąd. Nasz klient nie był zadowolony”.

Następnie, powinieneś jasno wytłumaczyć emocje, które towarzyszyły ci podczas tej sytuacji. Możesz na przykład powiedzieć „Jestem na ciebie zły, gdyż byłem sfrustrowany, że musiałem sam znaleźć ten błąd i go poprawić”.

Po tym, wspomnij o konsekwencjach, a jeśli reprymenda słowna stanowi jedyną konsekwencję tej sytuacji, możesz pominąć ten etap.

Na koniec, jasno zakomunikuj swoje oczekiwania, mówiąc na przykład „Chciałbym, abyś na przyszłość dwukrotnie sprawdzał wszystkie raporty”.

Po dostarczeniu informacji zwrotnej ważnym jest pozwolenie drugiej stronie, aby również mogła odnieść się do omawianej sytuacji. Mogą oni bronić swojego zachowania, przepraszać, zadawać pytania, więc nie możesz ich pozbawić takiej okazji.

Dobra komunikacja pełni ogromną rolę w kulturze firmy i jest kluczowa dla utrzymania dobrego poziomu zaangażowania i produktywności pracowników.

Brak narzędzi niezbędnych do wykonywania obowiązków i zastosowanie nieadekwatnych rozwiązań

Technologia i różnorakie narzędzia zostały stworzone do tego, aby ułatwić, a nie utrudnić życie i obowiązki pracownikom. Używanie przestarzałych narzędzi jest szkodliwe dla produktywności w dwojaki sposób: jest irytujące i obniża motywację i zaangażowanie, a także jest czystą stratą czasu – czasu, który pracownicy mogliby poświęcić na pracę, zamiast walczyć z niedoskonałościami oprogramowania.

Zbyt dużo rozpraszaczy i brak elastyczności

Niektóre zadania i projekty wymagają większego zaangażowania i skupienia. Doskonale zdajemy sobie z tego sprawę, ale wiemy też, że w biznesie wszystko powinno być zrobione na wczoraj, wszystko jest niezwykle ważne, więc zwykle kończy się na przeszkadzaniu kolegom w wykonywaniu ich obowiązków. Rozwiązaniem tego problemu może być „blokowanie czasu” – rezerwowanie czasu poświęconego tylko dla określonych obowiązków.

Podniesienie produktywności pracowników może być trudne…

… ale niezwykle ważnym jest uniknięcie ponoszenia kosztów związanych z nieproduktywnymi pracownikami. Zacznij rozwiązywanie tego problemu od zbierania danych, analizy przyczyn i wprowadzania właściwych rozwiązań. Wszystko masz jak na dłoni wymienione powyżej. Jeśli jednak istnieją inne środki, które sprawdziły się w twojej praktyce, a nie wymieniliśmy ich w artykule, daj nam o nich znać w komentarzach!