Lista obecności online – jak prowadzić elektroniczną ewidencję czasu pracy?

Obowiązek dokładnego ewidencjonowania czasu pracy pracowników przez pracodawcę jest usankcjonowany prawnie poprzez przepisy kodeksu pracy. Nie jest jednak jasno zapisane, w jaki sposób proces sprawdzania obecności pracowników miałby wyglądać, właściciele zakładów pracy mają zatem pewną dowolność w egzekwowaniu tej czynności. Rozwój narzędzi typu SaaS sprawił, że na popularności zyskuje elektroniczna lista obecności online. Jak zatem wprowadzić ją w swojej firmie i jakiego urządzenia do tego potrzebujemy?

W jakim celu prowadzona jest lista obecności pracowników?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy jest ujęty w polskim prawie. Nie należy jednak traktować tego jak zło konieczne – najważniejszą zaletą tego procesu jest bowiem znaczne ułatwienie w przypadku sprawiedliwego obliczania wynagrodzenia każdego pracownika – podpis pracownika jest potwierdzeniem obecności pracownika w zakładzie pracy o znacznie istotniejszym znaczeniu niż potwierdzenie ustne (choć i taki sposób potwierdzania przyjścia jest wystarczający, gdyż kodeks pracy i polityki socjalnej pozwala przyjąć sposób

Listy obecności w formacie papierowym odchodzą jednak do lamusa, głównie ze względu na możliwość nadużyć i marnowanie papieru.

Co powinna zawierać lista obecności?

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek ewidencji czasu pracy pracowników, jednak nie określają w jaki sposób to robić. Podobnie jest w przypadku listy obecności, co zakłada pewną dowolność w sposobu potwierdzania przybycia pracownika do miejsca pracy i godzin wykonywania obowiązków. Musimy jednak pamiętać o tym, ze każdy taki formularz listy obecności zawiera wrażliwe dane, które chronione są przez RODO. W związku z tym nie możemy oczekiwać od pracownika, aby na liście obecności pracownik wpisywał np. powód swojej absencji.

Podstawowa lista obecności pracowników powinna zatem zawierać następujące rubryki:

• imię i nazwisko pracownika,
• informacja dotycząca okresu ewidencji, np. miesiąc i rok, którego dotyczy,
• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• podpis pracownika,
• informację o liczbie przepracowanych godzin.

Dzięki wymienionym wyżej informacjom będzie możliwe potwierdzenie zgodności listy obecności ze stanem faktycznym. Działa to w obie strony – zarówno na korzyść pracodawcy, który ma porządek w papierach, pracownik zaś, podpisując listę obecności ma pewność, że jego wynagrodzenie zostanie sprawiedliwie obliczone.

Jakie zalety ma elektroniczna lista obecności?

Dotychczas ewidencja czasu pracy kojarzyła nam się z podpisywaniem papierowej listy obecności w godzinach rozpoczęcia pracy i jej zakończenia. Aby usprawnić ten proces, coraz więcej firm do rejestracji godzin używa aplikacji do mierzenia czasu pracy online, które działają również jak elektroniczna lista obecności w pracy. Dlaczego dla twojej firmy rejestracja czasu pracy online będzie znacznie lepszym rozwiązaniem?

• Pr gramy te zastępują tradycyjne drukowane karty pracy, więc za ich pomocą można znacząco ograniczyć papierkową robotę. Dzięki temu ewidencja godzin będzie wymagała mniejszego zużycia papieru i przechowywania dokumentacji w zamujących sporo miejsca segregatorach,
• Stosowanie takiej aplikacji to oszczędność czasu dla każdej firmy – zamiast żmudnego wypełniania dokumentów, program włącza się wraz z uruchomieniem komputera przez pracownika, a wyłącza przy skończonej pracy, dokładnie rejestrując godzinę rozpoczęcia pracy (zakończenia również!),
• Elektroniczna ewidencja czasu pracy usprawnia procesy związane z obliczaniem wynagrodzenia – dzięki automatycznej rejestracji nie trzeba bowiem kilkukrotnie weryfikować zgodność listy obecności ze stanem faktycznym,
• Z ewidencją czasu pracy online masz możliwośc nie tylko monitorowania danych, takich jak obecność pracownika, ale również nadgodziny, dni wolne czy wyjścia prywatne w czasie pracy.

Lista obecności online – jaki program wybrać?

Papierowe listy obecności powoli odchodzą do lamusa, a zastępują je elektroniczne rozwiązania. Działają one w chmurze i umożliwiają dostęp wszystkim pracownikom do jednego systemu. Wszystkie dane dotyczące czasu pracy są przechowywane w jednym, łatwo dostępnym miejscu o zróżnicowanym poziomie kontroli dostępu, którą możesz dopasować do struktury zarządzania w swoim przedsiębiorstwie.

Rynek narzędzi SaaS obfituje w narzędzia usprawniające prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy online. Używając ich, pracownicy nie są „przywiązani” do urządzenia – wszystkie działają zarówno na komputerach, jak mobilnie. Która aplikacja sprawdzi się najlepiej w twojej firmie? Poniżej znajdziesz kilka propozycji systemów, dzięki którym sporządzanie listy obecności stanie się znacznie łatwiejsze.

✅ TimeCamp

Automatyczny time tracking i ewidencja czasu pracy pracowników w jednym, prostym w obsłudze narzędziu

Jeśli szukasz aplikacji, która będzie precyzyjnie zliczać czas pracy online, TimeCamp to zdecydowanie dobry wybór. To program do ewidencji czasu pracy online, który działa w tle i automatycznie zapisuje aktywności pracowników. Dzięki temu, nie ma potrzeby żmudnego, własnoręcznego wypełnienia timesheetów, a wszystkie informacje o czasie pracy przechowywane są w jednym miejscu.

Oprócz time trackingu, TimeCamp jest również wyposażony w raporty czasu pracy. Do wyboru mamy szeroką gamę ustawień – od predefiniowanych, jak np. z podziałem na ludzi i zadania, po personalizowane zgodnie z wymogami użytkownika. Wszystkie raporty możemy wyeksportować do pliku, np. PDF i przesłać dalej. Taki funkcjonalny raport ułatwia analizowanie wykorzystania czasu pracy, co przekłada się np. na sprawniejsze estymowanie budżetów projektów.

Najważniejsza w przypadku sporządzania listy obecności funkcja to moduł obecności. Zawiera on takie informacje, jak godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy przy komputerze, liczba przepracowanych godzin czy typ dnia (np. normalny, praca zdalna, urlop lub zwolnienie lekarskie). Ponadto program pokazuje równiez takie dane, jak nadgodziny, przerwy w pracy czy wyjścia prywatne.

Używając TimeCamp, papierową listę obecności mamy z głowy – tworzy się bowiem sama, za każdym razem gdy pracownik uruchomi urządzenie i zaloguje się do swojego konta. Ponadto, na podstawie liczby przepracowanych godzin w łatwy sposób przygotujesz listę płac dla danego okresu, a twoi pracownicy będą mieli pewność, że dostaną sprawieliwe wynagrodzenie.

RCP w TimeCamp jest dostępne za pośrednictwem:

• aplikacji desktopowej,
• aplikacji mobilnej,
• web timera,
• dodatku do przeglądarek Chrome i Edge.

👉 Wszystkie aplikacje znajdziesz tutaj. 

Kliknij tu i zarejestruj darmowe konto już dziś!

✅ Kadromierz

Prosty w obsłudze system do sporządzania grafiku pracy

Papierowa lista obecności to przeżytek, zwłaszcza jeżeli zarządzasz zespołem, który pracuje zmianowo. Zamiast tego, wypróbuj Kadromierz – system, dzięki któremu łatwo ustalisz dostępność pracowników. Za pomocą tej prostej w obsłudze aplikacji możesz mieć prosty wgląd w obecności w pracy, automatycznie planować grafik dla wybranego okresu, a także monitorować nadgodziny, spóźnienia oraz nieobecności pracowników. Wszystkie dane są zbierane i dostępne w chmurze na jedno kliknięcie, dzięki czemu łatwo obliczysz wynagrodzenia za wykonaną pracę. Dostępny na urządzenia mobilne.

✅ Personio

System HR online dla średnich i dużych przedsiębiorstw

Jeżeli uważasz, że potrzeby twojej firmy wymagają bardziej zaawansowanego systemu RCP, Personio może okazać się trafnym wyborem. Dzięki tej aplikacji nie tylko sporządzisz listę obecności – masz również możliwość zarządzania procesami związanymi z przechowywanymi w chmurze danymi pracowników. Personio pomaga specjalistom HR nie tylko w sprawie dokumentacji pracowniczej, ale pozwala wprowadzić nowych pracowników w tajniki pracy w firmie bezbolesne i zgodnie z przepisami prawa pracy.

✅ Worknice

Aplikacja online usprawniająca zarządzaniem pracownikami w firmie

Worknice jest kolejnym systemem wyposażonym w zaawansowane funkcje zarządzania zespołem. Dzięki niej w jednym miejscu i zgodnie z przepisami możesz przechowywać informacje dotyczące twoich pracowników. Za pośrednictwem tego systemu członkowie zespołu w prosty sposób wystosują wniosek o urlop, co znacznie ułatwi sporządzenie listy obecności zgodnej ze stanem faktycznym. Podobnie jak Personio, Worknice posiada również funkcję onboardingu nowego pracownika.

✅ Pause

System online do zarządzania urlopami

Wspomniane wyżej narzędzia posiadają mnogość różnych funkcji usprawniających RCP. Tymczasem, nie wszystkie zespoły potrzebują tak zaawansowanych rozwiązań. Tym, którzy mają mniejsze wymagania, ale wciąż zależy im, by ewidencja czasu pracy była prowadzona w sposób rzetelny, przyda się Pause.

Jest to aplikacja online umożliwiająca zarządzanie zespołem i sprawdzająca obecności w pracy. Skupia się jednak przede wszystkim na organizacji urlopów. Za jej pośrednictwem twoi pracownicy w prosty sposób wyślą wniosek o urlop, a Ty możesz go zatwierdzić lub odrzucić. Używając pause będziesz mieć pewność, że elektroniczna lista obecności w twojej firmie nie będzie zawierała błędów związanych z niewłaściwym oznaczeniem dni wolnych od pracy.

✅ E-days

Zaawansowany system do prowadzenia ewidencji i usprawiedliwiania nieobecności pracowników

Slogan tegoż produktu mówi „nieobecności też mają znaczenie”. E-days to nie tylko elektroniczna lista obecności pracownika, ale również system do analizowania brania dni wolnych od pracy przez pracowników. Jej głównym celem jest zarządzanie nieobecnościami, ale dzięki zbieranym danym, managerowie mogą w jasny sposób określić zachowanie danego pracownika – im więcej absencji, tym większe ryzyko wypalenia zawodowego. Za pomocą tego systemu określisz również, jak wiele straconych godzin kosztują twoją firmę nieplanowane nieobecności.

✅ Trackabi

System rejestracji obecności pracownika

Trackabi to system RCP dostępny na urządzenia stacjonarne. Umożliwia firmie dokładne określenie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracowników, działając jak elektroniczna lista obecności. Wszystkie zebrane dane przechowywane są w chmurze, dzięki czemu osoby zarządzające zespołem mają do nich łatwy dostęp. Raporty generowane przez program można wyeksportować np. do formatu PDF, aby później móc przesłać je klientom jako proof of work.

✅ Papershift

Elektroniczna lista obecności dla zespołów pracujących w trybie zmianowym

Jeżeli twój zespół pracuje w trybie zmianowym, Papershift znacznie ułatwi wam życie. Przy pomocy tego narzędzia zarządzanie zespołem jest niewykle proste. Z Papershift zaplanujesz pracę dla danego okresu, ustalisz grafik, wskażesz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także oznaczysz dni wolne. Wszystko to niezależnie od miejsca, w którym pracują twoi pracownicy, co jest niezwykle ważne w przypadku zarządzania kilkoma lokalizacjami jednocześnie.

Podsumowanie

Rejestracja obecności pracownika online jest niezwykłym ułatwieniem dla wszystkich zespołów, niezależnie od wielkości i branży. Powiedzmy sobie szczerze – wszyscy mamy już dość papierowych rozwiązań, generujących niezliczone ilości dokumentów, które piętrzą się na biurkach managerów w oczekiwaniu na podpisanie. Dzięki liście obecności online wszystko da się załatwić jedynie kilkoma kliknięciami.

Programy online monitorujące obecność pracowników nie tylko umożliwiają określenie godzin, o których pracownik rozpoczyna i kończy pracę, ale również informują o czasie przeznaczonym na różnego rodzaju aktywności, w tym przerwy i wyjścia prywatne. Programy RCP online to również szybka rejestracja wniosków urlopowych i dni spędzonych na pracy zdalnej.

System obecności online

Coraz więcej firm decyduje się na generowanie listy obecności za pomocą narzędzi online. Sprawdzają się one świetnie zarówno w przypadku pracowników Dzięki takiemu podejściu, lista obecności pracowników online staje się przejrzysta, aktualna i łatwa w zarządzaniu.

Zalety listy obecności online

Główną zaletą listy obecności online jest jej cyfrowy charakter, który eliminuje potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów. Prowadzenie listy obecności w formie elektronicznej to nie tylko oszczędność miejsca, ale także czasu. Dodatkowo kontrola obecności pracowników jest bardziej precyzyjna i pozbawiona błędów, które mogą wystąpić w przypadku tradycyjnych metod rejestrowania. To tylko niektóre zalety elektronicznej listy obecności.

Wypróbuj wyżej wymienione aplikacje już dziś i przekonaj się, która z nich spełnia oczekiwania twojej firmy oraz pozwala na skuteczne prowadzenie listy obecności pracowników. To już najwyższy czas aby uruchomić elektroniczną listę obecności w Twojej firmie!