Mierzenie czasu pracy w praktyce – jak i czym robić to skutecznie?

Mierzenie ile czasu zajmuje ukończenie danego zadania umożliwia dokładniejsze planowanie godzin pracy dla przyszłych projektów. Ponadto, zmierzony czas ułatwia rozliczanie pracowników zatrudnionych w oparciu o stawkę godzinową i tworzenie dokładnych list płac. Dlaczego zatem wciąż temat rejestracji czasu pracy wzbudza wątpliwości, głównie wśród pracowników?

Jak skutecznie mierzyć czas pracy pracowników?

Tradycyjne metody pomiaru czasu pracy, takie jak karty do odbijania czy zestawienia w Excelu na szczęście powoli odchodzą do lamusa, tak samo jak mierzenie, o której godzinie ukończyło się dane zadanie (o zgrozo!) za pomocą stopera. Dlaczego „na szczęście”? W końcu tyle lat firmy na całym świecie prowadziły za ich pomocą ewidencję czasu pracy pracowników i nikomu to nie zaszkodziło…

Owszem, tyle że czasy się zmieniają i powstaje coraz więcej rozwiązań, które pomagają ten żmudny proces zautomatyzować. Zatem, po co tracić czas na wykonywanie tego manualnie, jeśli aplikacje mogą to zrobić za pracodawców, ułatwiając także życie pracownikowi?

Co więcej, używając odpowiednich narzędzi, pracodawcy mogą nie tylko w prosty sposób prowadzić ewidencję czasu pracy dla obliczania sprawiedliwego wynagrodzenia, ale i usprawnić proces zarządzania projektami.

Zatem, jaką aplikację do mierzenia czasu pracy pracownika wybrać?

W obu czynnościach z pomocą przychodzą programy online, a właściwie ten jeden – time tracker, prosta aplikacja mobilna lub desktopowa, która nie wymaga zaangażowania użytkownika i sama rejestruje godziny pracy. Właśnie tak działa TimeCamp – aplikacja do mierzenia czasu pracy pracowników, której skuteczność potwierdza tysiące firm na całym świecie.

TimeCamp to nie tylko automatyczne mierzenie czasu pracy, to również:

• raporty czasu pracy – generowane na podstawie szablonów lub własnoręcznie wybranych zmiennych, eksportowane do gotowego do wydruku pliku lub jako szybki link, którym podzielisz się np. z klientem w celu rozliczenia projektu,
• raporty produktywności – TimeCamp zbiera dane dotyczące wykorzystania czasu pracy, zmierzony czas pracy pozwala ocenić efektywność pracowników i wskazać, gdzie uciekają cenne godziny,
• funkcje usprawniające prowadzenie projektów – przejrzysta, drzewiasta struktura projektów w TimeCamp ułatwia porządkowanie wpisów czasu, co jest szczególnie istotne dla efektywnego planowania i zarządzania zadaniami,
• przejrzysty interfejs – przestrzeń robocza w TimeCamp jest duża i wygodna, a z chowanego menu masz dostęp do wszystkich funkcji mierzenia czasu pracy, zarządzania projektami i innych,
• moduł obecności – umożliwia prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników; w widoku tym twoi pracownicy oznaczą również typ dnia, np. czy był to regularny dzień pracy czy też praca zdalna,
• zatwierdzanie timesheetów – osoby odpowiedzialne za egzekwowanie rejestracji czasu pracy w twojej firmie mają do dyspozycji osobny moduł, w którym mogą zatwierdzić lub odrzucić timesheety pracowników,
• rozbudowany system uprawnień – jako pracodawca sam zdecyduj, do jakich funkcji oraz danych dotyczących ewidencji czasu pracy mogą mieć dostęp twoi pracownicy,
• szeroka dostępność – time tracking od TimeCamp jest dostępny w wersjach: internetowej, jako aplikacja desktopowa i aplikacje mobilne, a także jako dodatek do przeglądarki. W ten prosty sposób efektywne mierzenie czasu pracy pracowników w twojej firmie nie jest ograniczone jedynie do warunków biurowych,
• szeroki wachlarz integracji z innymi narzędziami – rejestrowanie czasu pracy podczas używania innych aplikacji odbywa się na dwa sposoby: jako wewnętrzny dodatek w danej aplikacji lub za pomocą dokładnie pobranej do TimeCampa struktury projektów i zadań,

TimeCamp w podstawowej wersji jest darmowy – dostęp do aplikacji ma nielimitowana liczba użytkowników, wersja ta pozwala również na nielimitowane tworzenie projektów i zadań. Najtańszy plan płatny kosztuje 9.99 zł za użytkownika miesięcznie, w rozliczeniu rocznym. Jeśli twoja firma ma specyficzne wymagania, nie ma problemu – nasz zespół chętnie uzgodni szczegóły usługi.

Jak skutecznie wdrożyć monitorowanie czasu pracy przy komputerze w swojej firmie?

Tłumacz dlaczego wdrożenie monitorowania czasu pracy jest ważne

W czasie codziennych czynności w pracy, realizacji zadań i obowiązków przez każdego z pracowników, łatwo zapomnieć o tym że takie monitorowanie ma w ogóle miejsce, przez co zapominamy nawet o analizie raportów pracy czy budżetowaniu całych projektów. Wreszcie zapominamy po co tak naprawdę monitorujemy czas pracy przy komputerze.

Dlatego kierowniku, menadżerze, właścicielu czy pracowniku – bądź zawsze na bieżąco ze swoim projektami. Sprawdzaj, co zajmuje Ci najwięcej czasu, a gdzie możesz znaleźć luki by wykorzystać go lepiej. Podnoś swoją efektywność.

Wytłumacz pracownikom jak rozliczać krótkie czynności:

• Wychodzę po kawę – co powinienem włączyć?
• Mam 5 minutową rozmowę przez telefon – co mam monitorować?
• Często pomagam swoim współpracownikom w ich problemach w realizowane pracy – jak to zmierzyć?

Jeśli osoby w firmie nie będą wiedziały jak raportować te aktywności, mało tego, jeśli nawet ich przełożeni nie będą mieli na to pomysłu – czas pracy przeznaczony na poszczególne zadania może rzeczywiście odbiegać od realiów.

Jednym z prostszych sposobów zagospodarowania newralgicznych obszarów czasu spędzonego w firmie jest automatyczne wybieranie odpowiednich Zadań z poziomu aplikacji desktopowej. Przełączenie się między nimi to dosłownie dwie-trzy sekundy, a do menadżera należy ustalenie zakresu czynności podlegających  rejestracji w odpowiednich projektach czy zadaniach. Ponadto dzięki funkcji aktywności komputerowych wpisy czasu pracy automatycznie przypisują się do zadań, czyniąc mierzenie czasu pracy pracowników jeszcze prostszym.

Nie każdy powinien mieć możliwość dodawania projektu czy zadania

Na przestrzeni lat wykryliśmy problem występujący w wielu firmach, jakim jest temat przypisywania czasu poświęconemu jednemu zadaniu różnym projektom przez ogół pracowników w firmie. Wynika to z tego że pracownicy tworzą własne zadania, co zaburza wcześniej przygotowaną strukturę.

Warto w tym miejscu ograniczyć liczbę osób, które te zadania mogą tworzyć np. do samych menedżerów, którzy mogą jedynie komunikować pracownikom oznaczenia poszczególnych projektów. W ustaleniu tej struktury pomoże rozbudowany system uprawnień w TimeCamp.

Wyraźnie zakomunikuj, że monitorowanie czasu pracy jest wymagane

Jeśli chcesz mierzyć czas pracy pracowników w firmie, musisz ich zobligować do używania do tego narzędzi jakie im udostępniasz, takich jak TimeCamp. Ważne jest, by odpowiednio zakomunikować, że korzystanie z aplikacji umożliwiającej pomiar czasu pracy jest obowiązkiem pracownika.

Jeśli tak się nie stanie, to przekonasz się, że co jakiś czas ktoś z Twojej firmy będzie stopował swój czas pracy, nie przejmując się tym zbytnio, czy jest on mierzony odpowiednio, by potem np. zapomnieć o włączeniu aplikacji czy naciśnięciu Start. Wpłynie to nie tylko negatywnie na raportowanie czasu pracy, ale i zaburzone będzie mierzenie czasu do projektów oraz ewidencja czasu pracy.

Wyznacz osoby odpowiedzialne za egzekwowanie raportowania czasu

W firmach, szczególnie w takich, gdzie każdy jest swoim „szefem”, implementacja rejestracji czasu pracy może początkowo odbiegać od założeń. Po pewnym czasie, orientujemy się, że część załogi monitoruje swój czas, część robi to tylko częściowo, a część o tym zapomniała. Dlatego zawsze warto jest powierzyć sprawdzanie raportowania czasu pracy pracowników szefom działu, aby proces ten nie był realizowany jedynie odgórnie dla całej firmy.

Przestrzegaj reguł monitorowania pracy w firmie

Aplikacje takie jak TimeCamp działają bez zarzutu, ale warto każdego dnia poświęcić te kilka minut, czasem sekund, na sprawdzenie czy timesheety zostały prawidłowo wypełnione poprzedniego dnia. Tylko w taki sposób zawsze możemy być na bieżąco z możliwością wystąpienia potencjalnych błędów w mierzeniu czasu pracy użyciu programu przez użytkowników.

Usprawniaj proces monitorowania czasu pracy

Analizowanie korzyści z monitorowania czasu pracy przy komputerze to proces, który musi trwać. Na początku oczywiście na forum firmy powinniśmy pokazać, czym jest i na czym polegać będzie mierzenie czasu pracy, odpowiedzieć na podstawowe pytania zadane przez pracowników.

Często jednak pytania mogą być zadawane już po implementacji rozwiązania w firmie, a sama interpretacja pierwszych wyników nie musi prowadzić do satysfakcjonujących rezultatów – wtedy powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie – co poszło źle? Pytanie te jest kluczem do usprawnienia całego procesu zarządzania czasem w firmie i prawidłowej implementacji procesu (ang. time tracking proces).

Wprowadź przejrzyste zasady mierzenia czasu pracy pracowników zdalnych

Czas pracy w przypadku pracowników zdalnych rządzi się trochę innymi prawami niż osiem godzin przepracowanych w firmie. W dłuższej perspektywie pracodawca może mieć poczucie, że traci kontrolę nad tym, czy tacy pracownicy faktycznie wykonują swoje obowiązki, czy może raczej mają jedynie włączony komputer.

I choć efektywność pracowników zdalnych to głównie wyniki powierzonych im zadań, właściwe raportowanie czasu pracy zdalnej pozwoli pracodawcy upewnić się, kto i czym się zajmuje w czasie pracy.

Warto określić przedział godzinowy, w którym pracownik zdalny powinien rozpocząć i zakończyć pracę, np. między 8:00 a 18:00. Wyjątkiem mogą być np. pracownicy działu supportu lub sprzedaży, którzy kontaktują się z użytkownikami przebywającymi w innej strefie czasowej.

Ponadto, należy również ograniczyć do minimum czas dodawany offline. Rejestracja czasu pracy pracowników zdalnych powinna odbywać się głównie za pomocą działającej w tle aplikacji do mierzenia czasu pracy.

Ponadto, dobrze wyposażony time tracker, taki jak TimeCamp, posiada moduł ewidencji czasu pracy, w którym oznaczyć można typ dnia jako regularną pracę w biurze lub pracę zdalną, co jest istotne przy obliczaniu prawidłowego wynagrodzenia pracownika.

Pokaż pracownikom wartość zarządzania czasem pracy

Prawidłowa implementacja tego rozwiązania oraz interpretacja uzyskanych rezultatów mierzenia czasu pracy, to rzeczy które powinny być wykorzystywane w równym stopniu przez właściciela, kierownika i samego pracownika.

Dostęp do raportów w łatwy sposób ma im uświadamiać czas pracy nad poszczególnymi zadaniami, a tworzenie grup zespołowych przypisanych do projektów, czy też funkcja budżetowania, może spełniać rolę motywującą.

Przedstaw jaki jest idealny rezultat pracy z aplikacją

Menedżerowie muszą jasno określić jakich rezultatów oczekują od pracowników, z drugie strony pracownicy muszą uzasadnić każde odstępstwa od idealnego obrazu pracy stworzonego przez menadżera. Monitorowanie czasu pracy powinno mieć odzwierciedlenie w samej kulturze firmy i nie sprowadzać się do procentów i liczb, a przede wszystkich do wniosków odnoszących się do efektywności pracy, mierzonych nakładami pracy, a ich rentownością.

Ułatw pracę swojemu działowi HR

Prawidłowa implementacja czasu pracy powinna wyeliminować całkowicie konieczność prowadzenia zeszytowych rejestracji godzin pracy, urlopów, delegacji czy nadgodzin. Podstawowym narzędziem pracy w dzisiejszych firmach pozostaje Microsoft Excel. Istnieją jednak przydatne narzędzia, które umożliwiają eksport danych do Excela (m.in. TimeCamp) dzięki czemu przy prawidłowej konfiguracji programu praca działu HR będzie sprawniejsza.

Zaufaj liczbom

Mierzenie czasu pracy pracowników to nie śledzenie czasu pracy – nie ma na celu nadmiernego kontrolowania wykonywania obowiązków zawodowych w ciągu dnia pracy. To proces dostarczający szczegółowych danych dotyczących czasu spędzonego nad danym projektem oraz usprawnia ewidencję czasu pracy pracownika. Świetnie sprawdzi się również w budżetowaniu – z jego wykorzystaniem oszacowanie środków potrzebnych do ukończenia projektów w terminie jest znacznie bardziej precyzyjne.

Postaw na raportowanie czasu pracy pracownika online i monitorowanie produktywności, aby usprawnić prowadzenie ewidencji czasu pracy i łatwiej szacować rentowność projektów.