Mierzenie czasu pracy – jak i czym robić to skutecznie?

Wiedza o tym, ile czasu zajmuje nam wykonywanie codziennych zadań jest niezbędna do skutecznego planowania kolejnych działań. Umysł jest zawodny, a zapisywanie wszystkiego na karteczkach mija się z celem, gdyż istnieje duża szansa, że wyrzucimy je do kosza przy następnym sprzątaniu. Z pomocą przychodzą nam jednak rozwiązania online, takie jak programy do mierzenia czasu pracy.

Jak mierzenie czasu pracy może przydać się w mojej firmie?

Uwarunkowania prawne

W kodeksie pracy znajduje się zapis zobowiązujący pracodawcę do tego, by ewidencjonować czas pracy pracowników. Jeszcze do niedawna najpopularniejszym sposobem zbierania tych danych były papierowe karty pracy lub wypełniane pracowników arkusze kalkulacyjne, których efektywność jednak łatwo można było podważyć.

Ułatwia tworzenie budżetu projektów

Wiedza o tym, na co najwięcej zużywamy minut w ciągu dnia, jest bezcenna w przypadku planowania środków dla nowych projektów. Ponadto, time tracking ułatwia również ocenę rentowności przedsięwzięć, co również usprawnia szacowanie i późniejszą kontrolę wydatków.

Pomaga w przygotowywaniu listy płac

Mając dokładnie zmierzony czas pracy każdego pracownika firmy i znając jego stawkę godzinową, możemy w prosty sposób obliczyć wysokość wynagrodzenia. Automatyczny time tracking czyni ten proces jeszcze ławiejszym, gdyż nie musimy się przekopywać przez stertę papierów – wszystkie dane mamy pod ręką, zgromadzone w chmurze.

Stanowi dowód pracy, który można pokazać klientom

Przypisując zmierzony czas do konkretnego projektu, np. do jednego z klientów, jesteśmy stanie w prosty sposób zaprezentować ile czasu zajęło zespołowi rezultatów pracy. Dodatkowo, zwiększamy przejrzystość swoich działań, rejestrując godziny pracy dla poszczególnych zadań i podzadań. Z danych tych można generować raporty, które następnie wyślemy klientom.

Niektóre programy, takie jak TimeCamp, posiadają funkcję gościa, która jest w tym przypadku szczególnie przydatna. Umożliwia ona zaproszenie do zespołu klientów, dla których przygotowujemy projekty. Dzięki temu mają oni możliwość monitorowania zużycia zasobów i sami widzą postępy, a my nie musimy tracić czasu na ich dopytywania. Warto wspomnieć, iż moduł guest ma ograniczony poziom dostępu do całego systemu, np. pomiar czasu pracy jest wyłączony.

Wspomaga zarządzanie zespołem

Mierzenie czasu pracy jest niezwykle istotnym wsparciem w czasie pandemii COVID-19. Używanie aplikacji online daje pewność, ze cały zespół funkcjonuje prawidłowo, a w przypadku projektów nie pojawią się żadne dodatkowe opóźnienia.

Dlatego szukając idealnego narzędzia do mierzenia czasu pracy, warto upewnić się, że jest ono wyposażone w ewidencję. Moduł ten umożliwia scentralizowane zarządzanie zespołem. Dzięki niemu w łatwy sposób oznaczysz typy dni pracy (np. urlop zdrowotny, wypoczynkowy czy pracę zdalną), podejrzysz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy i czas spędzony na aktywnościach komputerowych.

Zapewnia transparentność

Pomiar czasu pracy nie jest rozumiany jako śledzenie pracownika. Jak wcześniej wspomniano, wspomaga on uwarunkowaną prawnie ewidencję, do której zobowiązane są firmy, wpływając przy tym na efektywność działań zespołu. Wiedząc bowiem, ile czasu średnio zajmuje ukończenie konkretnego zadania, jesteśmy w stanie lepiej planować przebieg przyszłych projektów. Przejrzyste raporty ułatwiają również przypisywanie pracowników do projektów, widać bowiem jasno kto czym się zajmuje, kto jest akurat wolny, a kto wciąż ma ręce pełne roboty.

Przed wprowadzeniem time trackingu w swojej firmie, rozważ jednak zorganizowanie spotkania, na którym wytłumaczysz pracownikom dlaczego na ich urządzeniu zostanie zainstalowany taki program. Uniknie to niepotrzebnego zastanawiania się nad poziomem kontroli firmy nad pracownikiem – nie chodzi bowiem o zaglądaniem pracownikom przez ramię, a o dane mające na celu łatwiejsze planowanie cyklu pracy.

Czy istnieje skuteczne rozwiązanie kwestii mierzenia czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jest niezbędna czynnością przy zarządzaniu agencją reklamową, software housem lub biurem rachunkowym. Pozwala na dokładne rozliczanie się z klientem, kontrolę rentowności i tworzenie dokładnych wycen usług na podstawie danych historycznych. Częstą praktyką jest ręczne raportowanie, jest ono jednak niedokładne. Aplikacja TimeCamp pozwala na dokładne mierzenie czasu zadań, dzięki 5 metodom raportowania aktywności.

Jaki program do raportowania czasu pracy wybrać?

Raportowanie czasu pracy pozwala łatwiej rozeznać się w aktualnym obłożeniu pracą w firmie. Jeśli chcemy i potrzebujemy, możemy w jasny sposób sprawdzić kto nad czym obecnie pracuje, w jakiej fazie zaawansowania jest dany projekt – wszystko po to, by jak najbardziej efektywnie wykorzystać możliwości zespołu. Warto do tego procesu wybrać narzędzie do monitorowania pracy online, które zainstalować można na komputerze każdego pracownika.

Aplikacja taka działa automatycznie, dzięki czemu możesz włączyć ją rozpoczynając pracę i wyłączyć kończąc, a przepracowane godziny same zarejestrują się w timesheecie. Dzięki temu nie trzeba tracić czasu na żmudne, ręczne wypełnianie arkuszy kalkulacyjnych.

Aby pomóc w wyborze, przygotowaliśmy listę najpopularniejszych obecnie na rynku narzędzi do mierzenia czasu pracy. Większość z nich można swobodnie wypróbować za darmo, tak jak w przypadku TimeCampa, który oferuje 14-dniowy okres próbny.

TimeCamp

Raportowanie czasu pracy w aplikacji TimeCamp może się odbywać na pięć różnych sposobów:

• aplikacja desktopowa – stoper TimeCamp będzie dostępny zawsze na pulpicie komputera, dzięki czemu możemy mierzyć czas bez opuszczania aplikacji w których wykonujemy pracę,
• stoper w przeglądarce – po zalogowaniu się na stronie aplikacji TimeCamp możemy mierzyć czas stoperem dostępnym online,
• timesheet dostępny w przeglądarce – dla wielbicieli tradycyjnych rozwiązań w nowym wydaniu, pozwala ręcznie uzupełniać czas pracy na koniec dnia lub tygodnia, analogicznie do papierowych, tradycyjnych metod mierzenia czasu zadań,
• aplikacja mobilna na Android i iOS to świetne rozwiązanie dla osób pracujących w terenie. Przejrzysty interfejs oraz prostota wykonania dla pewniejszej rejestracji aktywności pracowników mobilnych lub własnej. Zasada działania jest taka sama: po uruchomieniu stopera możemy mierzyć czas bezpośrednio z telefonu.
• plugin TimeCamp do Google Chrome, umożliwiający mierzenie czasu w wielu aplikacjach biznesowych, m.in. Asana, Trello, Jira, Podio, TimeCamp Planner. TimeCamp oferuje również ponad 30 bezpośrednich integracji z programami do zarządzania projektami, księgowości czy obsługi klienta.

Poza szczegółowym pomiarem czasu pracy, TimeCamp oferuje również następujące funkcje:

• darmowy plan dla nielimitowanej liczby użytkowników,
• fakturowanie,
• drzewiastą strukturę projektów z nielimitowaną liczbą zadań i podzadań,
• zatwierdzanie timesheetów,
• ewidencję czasu pracy, urlopów i nadgodzin,
• różne rodzaje raportów, w tym te niestandardowe, profilowane przez samego użytkownika,
• monitorowanie użycia komputera i aplikacji w formie przejrzystago raportu,
• szeroki wachlarz integracji z narzędziami do zarządzania zadaniami, księgowości, dla sprzedaży itp.,
• budżetowanie i kontrolę kosztów projektu,
• eksport danych w różnych formatach – PDF i CSV, a także arkusze kalkulacyjne Excel i Google Docs,
• Oznaczanie aktywności prywatnej,
• GPS tracking i screenshoty.

Oprócz darmowego planu dla nielimitowanej liczby użytkowników, TimeCamp oferuje dwa plany płatne: pierwszy za 19,50 miesięcznie za użytkownika, drugi zaś za 24 zł miesięcznie za użytkownika (w rozliczeniu rocznym).

Nie trać już więcej energii na ręczne mierzenie czasu pracy, TimeCamp zrobi to za Ciebie!

Zarejestruj się za darmo!

Tmetric

Prosta w obsłudze aplikacja do mierzenia czasu pracy dla firm i freelancerów, która łączy w sobie podstawowe zarządzanie projektami i time tracking. 

Umożliwia monitorowanie postępów w projektach i czasu poświęcionego na zadania związane z pracą.

Najważniejsze funkcje programu:

• automatyczne mierzy czas pracy,
• umożliwia ręczne uzupełnianie timesheetów,
• posiada monitorowanie rozliczalnych godzin,
• generuje raporty dotyczące godzin pracy czy zużycia środków w projekcie,
• oferuje integracje bezpośrednie oraz poprzez Zapier,
• jest dostępny jako aplikacja desktopowa (Windows, Mac, Linux), mobilna (iOS, Android) oraz jako dodatek do przeglądarek.

Hubstaff

Proste w obsłudze narzędzie, które doceniane jest przez zespoły zdalne. 

Dzięki funkcji screenshotów ze wskaźnikami aktywności oraz montorowaniu czynności koputera managerowie moga trzymać rękę na pulsie produktywności swojego zespołu.

Hubstaff oferuje również:

• widok kalendarza z planowaniem cyklu pracy,
• listę płac,
• fakturowanie,
• automatyczne raporty,
• monitorowanie rozliczalnych godzin,
• aplikację desktopową, mobilną oraz dodatek do Google Chrome,
• GPS tracking i wiele innych.

RescueTime

Połączenie narzędzia do mierzenia godzin pracy oraz aplikacji do blokowania stron internetowych. Ułatwia skupienie się na tym, co tak naprawdę jest ważne w pracy.

RescueTime mierzy czas spędzony podczas pracy z użyciem różnych dokumentów, stron internetowych czy aplikacji. Wyniki tego pomiaru znaleźć można następnie w oferowanych przez program szczegółowych raportach. Ułatwia to liczenie godzin pracy i pomiar efektywności pracowników.

Oprócz tego, RescueTime oferuje np.:

• raporty o produktywnosci,
• powiadomienia w czasie rzeczywistym,
• niestandardowe filtry,
• mierzenie czasu spędzonego na spotkaniach,
• aplikację webowa, desktopową, mobilną oraz dodatek do przeglądarki Firefox.

Toggl Track

Aplikacja wspomagająca poprawę produktywnosci zespołu. Świetnie sprawdzi się w przypadku zespołów, które poszukują prostego narzędzia ułatwiającego mierzenie czasu pracy.

Źródło: toggl. com

Program ten jest wyposażony również w:

• monitorowanie aktywności komputerowych,
• zarządzanie projektami, zespołami, klientami,
• timer Pomodoro,
• raportowanie,
• powiadomienia,
• rozliczalne godziny,
• aplikację webową, desktopową, mobilną oraz browser plugin.

TSheets

Time tracker od Quickbooks. Łączy w sobie funkcje mierzenia czasu pracy oraz te przydatne w księgowości. 

Automatyczny pomiar znacznie ułatwia tworzenie list płac i pozwala zidentyfikować najbardziej czasochłonne zadania.

Najważniejsze funkcje programu:

• automatyczny time tracking,
• ręczne uzupełnianie timesheetów,
• planowanie cyklu pracy,
• GPS time tracking,
• powiadomienia,
• podstawowe zarządzanie projektami,
• aplikacje: desktopową oraz mobilną.

MyHours

Prosty w obsłudze time tracker umożliwiający również podstawowe zarządzanie zadaniami.

Używając go dowiesz się, ile czasu ty i twoi pracownicy spędzacie na codziennych aktywnościach na komputerze związanych z pracą.

Najważniejsze funkcje:

• automatyczny time tracking,
• organizacja zadań,
• stawkę godzinową, szczególnie przydatną przy fakturowaniu,
• raportowanie,
• eksport danych,
• aplikacje: mobilną i desktopową.

Sprawdź również: System rejestracji czasu pracy

Mierzenie czasu pracy usprawnia codzienne zarządzanie w firmie

Wiedząc, jak wiele czasu potrzebujemy, aby ukończyć dane zadanie czy projekt, znacznie prościej możemy zaplanować czynności z wyprzedzeniem. Jesteśmy bowiem w stanie przewidzieć prawdopodobne zużycie środków – zarówno pieniężnych, jak i siły roboczej.

Ponadto, wiedza ta jest niezbędna w przypadku podnoszenia efektywności pracowniwników. Mając świadomość tego, jakie aplikacje i strony www najczęściej wykorzystujemy w ciągu dnia pracy, możemy wyeliminować zbędne czynności. Dzięki temu zyskujemy te cenne godziny, o których czasem narzekamy, że tak nam ich brakuje :).