Mierzenie czasu zadań, czyli wszystko co trzeba wiedzieć o systemie kontroli projektów

Spis treści:

Mierzenie czasu zadań i system kontroli projektu – co to jest i jak to działa?
Jak monitorować produktywność pracowników?
Jakich narzędzi należy używać?
#TimeCamp Planner
#TimeCamp
#15Five
#iappreciate
#Zoom
Podsumowanie

Mierzenie czasu zadań i system kontroli projektu – co to jest i jak to działa?

Mierzenie czasu zadań i Zarządzanie projektami to trudna i złożona dyscyplina. Koncentruje się na realizacji projektu i obejmuje różne działania. Jednym z nich jest system kontroli projektów. Osoby zaangażowane w proces kontroli projektu zgłaszają się bezpośrednio do project menedżera i współpracują z zespołem w celu zapewnienia spójności projektu.

To jednak, czy zostanie wyznaczony jakiś konkretny project menedżer, jest sprawą indywidualną każdej firmy i zależy od wielu czynników, np. modelu biznesowego, organizacji zespołu czy hierarchii strukturalnej.

Kontrola projektu to rzetelny proces zbierania i zarządzania danymi, przewidywania ryzyka i wyników czasowych, analiza ogólnej kondycji projektu. Ułatwia go wyznaczenie jednej, konkretnej osoby odpowiedzialnej za kontrolę nad całością, niemniej sam wybór kandydata nie jest prosty. Stanowi proces, dzięki któremu cały zespół uczy się i zdobywa doświadczenie, niezbędne do lepszego wykonywania swoich obowiązków i podejmowania mądrzejszych decyzji.

Proces kontroli projektu powinien być zorganizowany i podzielony na części. Pomoże to w monitorowaniu produktywności pracowników, naprawie uszkodzonych struktur organizacyjnych i w pomyślnej realizacji projektu. ProjectControlOnline prezentuje go w formie wykresu, który pokazuje, jak jedna z tych części wpływa na drugą.

Jak monitorować produktywność pracowników?

Aby pomyślnie zrealizować projekt, project menedżerowie powinni monitorować produktywność swoich współpracowników i ich działania. Niemniej, to tylko jeden z ważniejszych elementów ich pracy. Kolejnym jest monitorowanie czynników zewnętrznych, które mogłyby nieoczekiwanie wpłynąć na projekt. Co więcej, sam zespół, mający na uwadze dobro projektu, powinien wykazać się odpowiedzialnością i monitorować swoją pracę.

Jak widać na powyższym wykresie, jest to pełne koło. Jeśli chcesz, aby projekt zakończył się sukcesem, musisz zadbać o każdą jego część. Oto co należy mieć na uwadze, monitorując produktywność pracowników i kontrolując projekt:

• Zarządzasz tylko tym, co mierzysz. To chyba oczywiste – jeśli nie będziesz śledzić postępów prac, przepracowanych godzin, budżetu itp., nie będziesz w stanie rozwiązać problemów i naprawić sytuacji, ponieważ nie wiesz, co jest źródłem trudności.
• Nie tylko monitoring, ale i aktywne działanie. Pomiary to jedno, wykorzystywanie danych zaś drugie. Spożytkuj informacje, które pozyskałeś, do poradzenia sobie z problemami.
• Nie ma nic złego w negatywnym feedbacku, przynajmniej póki zachowujesz należyty szacunek wobec osoby, której go udzielasz. Porozmawiaj z pracownikami, wymieniaj się wątpliwościami i staraj się rozwiązywać problemy wspólnie, jako zespół. Nie traktuj ich z góry. Pokaż, że jesteś tam dla nich i udzielaj wskazówek, gdy trzeba.
• Monitoruj działania zespołu, aby wiedzieć, jak idą prace nad projektem, czy widać postępy, co można w nim poprawić. Pomoże Ci to lepiej rozdysponowywać zasobami.
• Prawo i przepisy prawne są ważne. Poinformuj pracowników, że monitorujesz ich pracę i dlaczego to robisz, wyjaśnij im, jakie mają prawa i bądź otwarty na uczciwą rozmowę.

Jakich narzędzi należy używać?

Monitorowanie produktywności pracowników i realizacji projektów byłoby niemożliwe, gdyby nie narzędzia do zarządzania projektami, jakie oferuje rynek. Dobre oprogramowanie pomaga mierzyć postępy, zbliża zespół i automatyzuje pracę. Jeśli nie jesteś pewien, które rozwiązanie wybrać, przedstawimy Ci kilka propozycji. Każdą z poniższych aplikacji pozwala efektywniej zarządzać projektami poprzez monitorowanie postępu prac i szybkie rozwiązywanie złożonych problemów.

TimeCamp

TimeCamp jest w czołówce aplikacji do monitorowania pracy pracowników. Dzięki swojej funkcjonalności i łatwości obsługi, aplikacja pozwala na zoptymalizowanie czasu pracy i poprawę wydajności pracowników. Zastosowanie TimeCampa to same korzyści:

• Aplikacja desktopowa na wszystkie platformy (Windows, Mac, Linux), rozszerzenia i aplikację mobilną na urządzenia z systemem iOS i Android
• Najwyższa jakość w najlepszej cenie
• Automatyczne śledzenie czasu pracy, które pozwala na łatwe przełączanie się między zadaniami
• Możliwość ustalenia czasu realizacji dla każdego zadania tak, abyś mógł skutecznie monitorować pracę swojego zespołu
• Dokładne rozliczanie klientów dzięki możliwości monitorowania budżetu projektów
• Wprowadzanie czasu do faktur w oparciu o szacunkowe stawki godzinowe
• Integracje z różnymi narzędziami pomagającymi w zarządzaniu projektami i księgowością, takimi jak Asana, Podio, Trello, Basecamp 3, Xero, QuickBooks i wiele innych

⇓ Obejrzyj film, aby zobaczyć, jak działa TimeCamp ⇓

TimeCamp Planner

TimeCamp Planner to innowacyjne i intuicyjne narzędzie do zarządzania zadaniami z czatem, będące zaawansowanym połączeniem Slacka i Trello. To oprogramowanie nie tylko pomaga w zarządzaniu projektami i zespołem, ale także usprawnia komunikację, współpracę i procesy zachodzące w firmie. Oto najważniejsze z jego cech:

• Trzy tablice w jednym miejscu – panel zespołu i pokoi (różne kanały), czat oraz listę kart z zadaniami
• Można łatwo przekształcić część rozmowy w zadanie
• Panel z zadaniami pozwala zobaczyć wszystkie projekty w jednym miejscu
• Każde zadanie można łatwo skonfigurować – można ustawić datę, przypisać do zadania ludzi, dodać tagi, opis, pliki, komentarz. Daje to możliwość bycia na bieżąco z postępem realizacji zadań
• Udostępnianie plików w różnych formatach
• Przestrzeń robocza pozwalają na tworzenie wielu przestrzeni, jeśli np. pracujesz dla różnych organizacji lub masz różnych klientów
• Przyjemny i intuicyjny interfejs

⇓ Obejrzyj film i zobacz jak działa TimeCamp Planner ⇓

15Five

Ponieważ feedback jest ważny zarówno w monitorowaniu produktywności pracowników, jak i w kontroli projektów, istotne jest, aby gromadzić go w oparciu o wskaźniki produktywności. W tym właśnie może Ci pomóc 15Five, ponieważ oferuje:

• Możliwość przeprowadzenia cotygodniowej kontroli projektu, która zastąpi długie raporty, wiadomości e-mail i arkusze kalkulacyjne
• Usługę ,,high fives’’, która pomaga docenić pracę pracowników i chwalić ich za ich wysiłek
• Cele OKR (z ang. Objectives and Key Results)
• Spotkania jeden na jednego jedno w celu uzyskania feedbacku i omówienia najważniejszych spraw
• Samoocenę na podstawie wyników pracowników, ocenę wzajemną i ocenę kierownictwa,
• integracje z aplikacjami zewnętrznymi.

iappreciate

Wyróżnienie pracowników za ich pracę jest istotne. Pochwały ich motywują, bo dajesz im znać, że ich ciężka praca przynosi pozytywne rezultaty. Pokaż, że doceniasz ich wysiłki, używając iappreciate.

• Aplikacja pomaga tworzyć prezentacje nagród z zabawnymi faktami, cytatami, certyfikatami, eCardami i nie tylko.
• To świetny i szybki sposób, aby podziękować pracownikom za ich poświecenie i wywołać uśmiech na ich twarzach.

Zoom

Zoom jest opartym na chmurze oprogramowaniem do komunikacji i współpracy, dedykowane zespołom złożonym z pracowników pracujących zdalnie, których współpraca polega na sprawnej komunikacji i stałym kontakcie.

Dzięki aplikacji Zoom możesz prowadzić rozmowy wideo i konferencje, nagrywać audio i wideo, wysyłać wiadomości, integrować dowolne usługi telekonferencyjne innych firm, udostępniać wszystkie typy plików i jednocześnie współdzielić ekran. Progran Zoom jest dostępny  dla komputerów z systemem  Mac, Windows, Linux, Chromebooks, iOS i Android.

Jest to proste narzędzie, ale może znacznie poprawić komunikację i przepływ informacji.

Podsumowanie

Monitorowanie produktywności pracowników poprzez system kontroli projektu nie jest zadaniem prostym, aczkolwiek koniecznym, aby osiągnąć sukces. Bez wszystkich danych na temat procesu realizacji projektu łatwo jest popełnić błąd, a nawet najmniejsze uchybienie może okazać się dla niego szkodliwe. Z tego powodu należy dołożyć wszelkich starań, żeby zapobiec niepowodzeniu,  rozbijając każdy projekt na mniejsze części, przydzielając ludzi do konkretnych zadań, stosując odpowiednie narzędzia i metodologię.

Słaba organizacja strukturalna i brak planowania przyczyniają się do niepowodzeń w realizacji wielu projektów. Jedynym sposobem, aby tego uniknąć, jest wdrożenie systemu jego kontroli, który nadzorować każdy proces w firmie.