5 najczęstszych błędów w zarządzaniu własnym czasem

O skuteczności zarządzania czasem decyduje sposób i metoda zarządzania, a nie sam fakt planowania.

Błąd 1: Nieprecyzyjny cel

Ustawienie sobie celu, który nie uwzględnia żadnych konkretnych instrukcji. Cel, który jest pierwszym pomysłem, nie zawsze powinien być celem ostatecznie zdefiniowanym. Każdy cel należy rozważyć, bo móc go realizować w praktyce. Słaby cel to słaby sposób jego realizacji.

Przykłady:

• od 1 stycznia będę chodził codziennie na siłownie
• podwyższenie konwersji sprzedaży z 5% do 10% poprzez poprawę jakości umawianych spotkań
• zdobycie umiejętności radzenia sobie z odejściami pracowników

Błąd 2: Wyznaczony cel bez przygotowania

Nikt nie zabrania wyznaczania sobie celów ambitnych, ale ich realność zawsze zależy od stopnia naszego przygotowania. Zazwyczaj pojawiają się bardziej lub mniej drobne trudności w jego realizacji.

Przykłady:

• za dużo jem kalorii, od jutra będę robił zakupy dzienne i nie będę przekraczał 2500 kalorii dziennie
• muszę bardziej zorganizować swoje miejsce pracy, dlatego zrobię porządek na biurku

weblog.infopraca.pl

Błąd 3: Mylę drogę do celu z celem

Sukcesem realizacji celu jest elastyczność osiągania drogi prowadzącej do niego. Twoim wrogiem jest przede wszystkim działania ad hoc. Formułowanie celów „od dziś”, „już zawsze”. Droga do celu powinna być procesem, który będziesz mógł udoskonalać.

Przykłady:

• chcę mieć smukła sylwetkę, dlatego od jutra codziennie biegam

st2.depositphotos.com

Błąd 4: Nie szacuję czasu

Bardzo częstym błędem jest niedoszacowanie czasu, który spędzisz nad realizowanymi zadaniami. Jednym z najpewniejszych czynników w Twoim planie powinno być to, że doba ma tylko 24 godziny.

Warto użyć narzędzi typu TimeCamp by móc swobodnie monitorować czas spędzony na realizowanych celach, a także skutecznie prognozować jego ilość w przyszłości, co podkreśla GlennAlleman w swoim podcaście.

Istnieją zadania, których czas możesz precyzyjnie określić, czyli m.in. zadania rutynowe, przetestowane procedury, skupione na wykonywaniu jednej czynności, zależne wyłącznie ode mnie, a do ich wykonania posiadasz wszystkie narzędzia, dane i warunki. Zadania, których czasu nie możesz przewidzieć, to zazwyczaj zadania, które polegają na wymyślaniu czegoś od nowa, które wykonujesz po raz pierwszy, przy realizacji których musisz decydować czy idą we właściwym kierunku, jak i te, które zależą od innych osób czy jakości ich pracy.

thumbs.dreamstime.com

Błąd 5: Nie planuje dnia pracy

Jeśli planujesz w dłuższych okresach, np. tygodniowych musisz uwzględnić sporą elastyczność i możliwe korekty wynikające z wielu rzeczy, które mogą Ci nie pozwolić zrealizować Twojego planu dnia. Najprostszym przykładem jest nieprzewidywalność … pogodny dnia,

Podejście do dziennego planowania dnia jest bardzo szeroko stosowane przez najlepszych managerów na świecie. Ich plany tygodniowe, miesięczne czy roczne zakładają elastyczność w zakresie planów dnia, tak aby móc optymalnie dostosować jakość i charakter swojej pracy do czynników zewnętrznych, zwłaszcza tych, na które nie masz bezpośredniego wpływu.