Monitoring komputera pracownika – czym jest i jak go wprowadzić w mojej firmie?

  • 27 maja, 2021
  • by Ola Rybacka
  • Brak komentarzy

Wraz z nastaniem pandemii i rosnącą popularnością pracy zdalnej, coraz częściej słyszy się dyskusje poruszające kwestie monitorowania komputera pracownika. Pracodawcy decydują się na wprowadzenie oprogramowania, które pozwala na rejestrowanie danych dotyczących godzin pracy. Używanie takich narzędzi ułatwia bowiem procesy takie, jak ewidencję pracownika czy też przygotowywanie listy płac. Jednak wciąż informacja o tym, że na komputerze pracownika zostanie zainstalowany program do monitorowania komputera budzi niemałe wątpliwości. Jak zatem wygląda kwestia legalności monitoringu aktywności pracowników? Jak wprowadzić ten sposób organizacji pracy w swojej firmie i jakich aplikacji do tego używać?

Spis treści:

1. Czym jest monitorowanie godzin pracy?
2. Czy monitoring komputera pracownika jest legalny?
3. Jakie korzyści niesie za sobą wykorzystanie monitorowania komputera pracownika?
4. Monitorowanie komputera pracownika w mojej firmie – jakiego programu użyć?

Czym jest monitorowanie godzin pracy?

Monitoring godzin pracy pracowników nie jest nowym zjawiskiem- zyskał jedynie na popularności przy okazji pandemii COVID-19. Jest to proces związany z nadzorem przełożonego oraz zbieraniem informacji o aktywności pracownika w czasie pracy. Zgodnie z prawem, pracodawca jest zobowiązany do ewidencjonowania czasu pracy imiennie i indywidualnie, a także w sposób rzetelny, przejrzysty dla pracownika i adekwatny do zamierzonego celu.

Od pracodawcy zależy to, jak w jego firmie wyglądać będzie monitorowanie godzin pracy. Może to zrobić za pomocą:

  • tradycyjnych, papierowych list obecności – wychodzą one jednak z użycia, gdyż kwestia ich zgodności z RODO jest dyskusyjna,
  • arkuszy kalkulacyjnych, jak Excel czy Google Spreadsheets – dotychczas najpopularniejsze rozwiązanie, wygodne ze względu na możliwość edycji w chmurze, co ogranicza zużycie papieru,
  • programu do monitorowania aktywności pracowników – aplikacje automatycznie mierzące czas pracy zyskują obecnie powszechne uznanie, gdyż raz zainstalowane na komputerze nie wymagają większego zaangażowania ze strony zarówno przełożonego, jak i pracownika. Działają one w chmurze, w tle, zbierając te informacje o aktywności pracownika, które pracodawca uznaje za istotne. Oprogramowanie to jest niezwykle wygodne i całkowicie eliminuje korzystanie z papierowych rozwiązań.

Czy monitoring komputera pracownika jest legalny?

Zgodnie z obowiązującym obecnie kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję godzin pracownika. Uzasadnienie wyboru narzędzi pracy powinno znaleźć się w regulaminie pracy – tak, by każdy miał swobodny dostęp do informacji, jakie aplikacje używane są w firmie.

Nie oznacza to jednak, że monitorowanie komputera pracownika nie jest legalne. Wręcz przeciwnie – sama kontrola pracy jest uzasadniona i o ile prowadzona zgodnie z przepisami określonymi w kodeksie pracy, jest całkowicie zgodna z prawem. W ostatnich latach prawo pracy niedostatecznie jednak regulowało tę kwestię, a właściciele firm wykorzystywali wszelkie niejasności, przekraczając chociażby granicę poziomu kontroli komputera pracownika.

Monitorowanie komputera pracownika nie może jednak naruszać jego godności i dóbr osobistych. Kwestię tę porusza artykuł 111 Kodeksu Pracy, a główny nacisk położony jest na wolność i tajemnicę korespondencji. Ponadto, pracodawcę obowiązują również przepisy o ochronie danych osobowych. W dzisiejszych czasach do celów prywatnych i załatwiania własnych spraw pracownicy rzadko używają już komputerów firmy – robią to raczej za pośrednictwem własnych urządzeń mobilnych, więc dostęp do wrażliwych danych pracowników jest ograniczony. Pracodawca ma jednak prawo egzekwować od pracowników to, czy przestrzegane są zasady właściwego użytkowania powierzonego im sprzętu firmowego.

Podsumowując zatem: monitorowanie komputera pracownika jest legalne, jednakże wymaga uprzedniego poinformowania podwładnych o zamiarze wprowadzenia tego rodzaju kontroli.

Jakie korzyści niesie za sobą wykorzystanie monitorowania komputera pracownika?

Dobrze wprowadzony monitoring komputera pracownika wpływa istotnie na jakość prowadzonych w firmie procesów. Niesie ze sobą sporo korzyści, zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

Korzyści dla pracownika:

  • wypłata sprawiedliwego wynagrodzenia – jest to szczególnie ważne dla osób zatrudnionych na podstawie określonej stawki godzinowej. Mając włączony program do monitorowania komputera w trakcie wykonywania obowiązków, pracownik jest w stanie dokładnie wskazać, ile godzin w miesiącu przepracował oraz jak długo zajęło mu wykonanie określonych zadań,
  • podniesienie własnej produktywności – raporty generowane przez program do monitorowania godzin pracy jasno wskazują, na co tracimy najwięcej czasu. Dzięki tej wiedzy podwładni mogą wyeliminować nieproduktywne aktywności i dzięki temu zyskać cenne godziny, których czasem tak bardzo im brakuje w ciągu dnia,
  • dowód pracy – istotny zwłaszcza podczas pracy zdalnej. Pracownik sam może chcieć udowodnić przełożonemu, że zamiast leżeć na kanapie, wykonuje swoje obowiązki – wtedy doskonale sprawdzi się raport pokazujący zarejstrowane w trakcie godzin pracy aktywności z komputera pracownika.

Korzyści dla pracodawcy:

  • podniesienie wydajności i ocena rentowności projektów – monitorowanie aktywności komputera dostarcza istotnych danych dotyczących tego, ile godzin zazwyczaj potrzeba, aby ukończyć dany projekt. Analizując raporty generowane automatycznie przez oprogramowanie, managerowie są w stanie zoptymalizować ten okres dla przyszłych przedsięwzięć,
  • wskazanie słabych punktów i szybka reakcja na problem – na podstawie tych samych raportów pracodawcy są w stanie określić, jaka jest aktywność zespołu oraz jakie procesy w trakcie projektu zajmują najwięcej czasu. W ten sposób mogą oni szybko podjąć decyzję o zwiększeniu środków dla danego zadania (np. oddelegowanie kilku dodatkowych osób do projektu),
  • wskazanie pracowników, którzy zaniedbują swoje obowiązki – w interesie przełożnych leży to, aby firma, którą zarządzają, przynosiła zyski. Monitorowanie komputera pracownika pozwala na ustalenie, którzy pracownicy mniej przykładają się do swoich obowiązków. Takie zachowanie jest niedopuszczalne, gdyż istotnie wpływa na flow pracy oraz całego zespołu.

Jak wprowadzić monitoring komputera pracownika w mojej firmie?

Instalowanie jakiegokolwiek nowego oprogramowania zawsze budzi wątpliwości wśród pracowników. Zwłaszcza, jeśli stawia się podwładnych przez faktem dokonanym, wysyłając do nich jedynie komunikat o tym, że od tego i tego dnia będzie obowiązywała w firmie np. elektroniczna ewidencja czasu pracy z wykorzystaniem monitorowania komputera. Takie zachowanie natychmiast wywoła skojarzenia z inwigilacją, a przecież nie to jest istotą monitoringu godzin pracy.

Jak zatem przygotować zespół do wprowadzenia time trackingu?

Postaw na rozmowę

Powiedzmy sobie szczerze – w Polsce program do monitorowania komputera nie budzi najlepszych skojarzeń. Jego pojawienie się w firmie budzi raczej obawy o to, że przełożony chce znać historię przeglądanych stron internetowych, wprowadzić kontrolę poczty (pomimo obowiązującej tajemnicy korespondencji, również tej firmowej), czy zastosować monitoring aplikacji. Wątpliwości te wynikają głównie ze złych praktyk stosowanych przez pracodawów, którzy wykorzystywali luki prawne w regulaminie pracy.

Dlatego wprowadzając time tracking w swojej firmie, postaw na rozmowę i zorganizuj spotkanie, na którym pojawią się wszyscy pracownicy, którzy będą korzystać z tego narzędzia. Stworzy to wśród nich poczucie, że proces ten odbywa się przy ich udziale, a nie za ich plecami. Ponadto dzięki temu otrzymają możliwość zadania pytań na nurtujące ich kwestie, a ty natychmiast będziesz mógł na nie odpowiedzieć i rozwiać wszelkie wątpliwości swoich podwładnych.

Wytłumacz, że oprogramowanie to nie służy kontroli komputera

Monitorowanie czasu pracy daje przede wszystkim odpowiedź na pytanie: ile czasu zajmują dane procesy w firmie? Zebrane za pośrednictwem aplikacji dane umożliwiają określenie liczby godzin, którą należy przeznaczyć na dany projekt oraz właściwą alokację pracowników. Wiedza o czasie, który tracimy na bezsensowne aktywności jest bezcenna i pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów firmy przy następnych przedsięwzięciach.

Niestety, lata nieuczciwych praktyk stosowanych przez pracodawców zrobiły swoje. Jakakolwiek wzmianka o wprowadzeniu w firmie oprogramowania do monitoringu komputera natychmiast budzi obawy podwładnych o nadmierną kontrolę i pytania: co będą monitorować? Czy to w ogóle zgodne z prawem? Czy przez to będą mieli dostęp do moich urządzeń? Czy jako pracownik, nie jestem obdarzony wystarczającym zaufaniem pracodawcy?

Wyjaśnij więc, ze wprowadzenie tego systemu ma na celu, owszem, monitorowanie urządzeń, jednak zbierane dane wykorzystane będą głównie na potrzeby analizy godzin spędzonych na danych aktywnościach. Nikt za pośrednictwem tych programów nie będzie śledził poczty pracownika, przeglądał ich komputerów czy odwiedzanych stron. Podkreśl, że time tracking to nie kontrola i żaden pracownik nie musi się go bać – nie zachwieje to wzajemnego zaufania między wami, bo z niewolnika nie ma pracownika.

Przedstaw dokładnie narzędzie, z jakiego będziecie korzystać

Podczas spotkania poinformuj pracowników o tym, jakiej aplikacji będziecie używać do monitoringu komputerów. Opowiedz dokładnie o tym, jak działa i jakie są jej główne funkcje. Wytłumacz także poziomy uprawnień użytkownika i wskaż, kto w zespole będzie administratorem czy supervisorem waszego systemu.

Przygotuj się dokładnie do spotkania

Zanim zorganizujesz spotkanie, postaw się w roli swoich pracowników i zadaj sobie pytania o to, czym będzie w twojej firmie monitorowanie komputera:

  • czy mój zespół właściwie wie, czym jest monitoring czasu pracy?
  • czy wiedzą, jakie jest jego zastosowanie?
  • co może budzić ich wątpliwości?
  • jak wytłumaczyć im, że istotą tego procesu nie jest kontrola, a podniesienie wydajności projektów?
  • jak wyjaśnić, że zarówno ich interesy, jak i moje, jako pracodawcy, są chronione prawem?

Każdy brak odpowiedzi z twojej strony będzie skutkował niepewnością ze strony pracownika. Ten brak zaufania może później odzwierciedlić się w niedokładnym wypełnianiu timesheetów czy zwiększonej częstotliwości używania prywatnych urządzeń mobilnych.

Monitorowanie komputera pracownika w mojej firmie – jakiego programu użyć?

Rynek narzędzi typu SaaS jest pełen różnego rozdzaju porgramów umożliwiających dokładny monitoring komputera pracownika i godzin pracy. Nie wszystkie firmy szukają jednak takich samych rozwiązań i mają różne oczekiwania co do funkcji takiego systemu. Poniżej znajduje się kilka przykładów takich narzędzi umożliwiających monitoring komputerów i stron ze wskazaniem na wyróżniające je cechy charakterystyczne.

TimeCamp

Rozwiązanie online oferujące automatyczny time tracking oraz monitorowanie komputera pracownika

ewidencja czasu pracy timecamp

TimeCamp służy głównie do automatycznego zliczania godzin pracy. Rejestruje również aktywność komputera (np. monitoring używanych aplikacji czy stron internetowych), na którym jest zainstalowany, co pozwala na znacznie prostsze uzupełnianie timesheetów wpisami czasu. Oprócz tego, firmy chwalą sobie to oprogramowanie za możliwość prowadzenia firmowej ewidencji, wystawiania faktur oraz za budżetowanie i szczegółowe raporty dotyczące produktywności zespołu.

Kadromierz

Jeden z tych programów, które wspomagają ewidencję pracy i tworzenie grafiku zmian.

monitorowanie komputera pracownika kadromierz

Kadromierz umożliwia monitoring godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy za pośrednictwem aplikacji dla komputerów czy urządzeń mobilnych. Tworzy listy obecności, dzięki temu przełożeni mogą monitorować to, czy ich podwładni są w pracy, spóźnili się bądź pracują po godzinach.

Hubstaff

Instalując to oprogramowanie na komputerze, w łatwy sposób zrobisz screenshoty stron czy aplikacji używanych przez pracowników.

monitorowanie komputera pracownika hubstaff

Niektóre firmy potrzebują programów umożliwiajacych bardziej zaawansowany monitoring aktywności pracownika. Kontrola taka podyktywana jest np. zarządzaniem zespołem rozproszonym, pracującym niekiedy w róznych częściach globu. Hubstaff wykonuje zrzuty ekranu w różnych odstępach czasu, przekazując przełożonym raporty o produktywności pracowników. Monitorowanie to pozwala wskazać, czy nie używają oni firmowych programów do celów prywatnych.


Monitoring komputera pracownika jest w naszym kraju wciąż owiany złą sławą, głównie przez stosowanie nieuczciwych praktyk wynikających z niedostatecznego uregulowania prawnego tej kwestii. Za pomocą systemu umożliwiającego monitoring godzin pracy firmy są jednak w stanie znacznie poprawić swoją wydajność poprzez wyeliminowanie nieproduktywnych aktywności i lepszą ocenę rentowności prowadzonych projektów.

Należy jednak pamiętać, że samo monitorowanie i stosowanie oprogramowania do monitoringu komputera nie ma na celu śledzenia pracownika. Dajemy mu bowiem do ręki narzędzie, dzięki któremu sam może wskazać, na co traci czas, by dzięki temu przeznaczyć cenne godziny na produktywne aktywności.

Ola Rybacka

Content specialist w TimeCamp. Content freak I full-time otaku.