Elektroniczna ewidencja czasu pracy – najlepsze programy

  • 21 maja, 2021
  • by Ola Rybacka
  • Brak komentarzy

Ewidencja pracy to obowiązek pracodawcy, który reguluje zarówno Kodeks Pracy, jak i Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

W wielu przypadkach ewidencjonowanie czasu pracy, typów dni, nieobecności czy urlopów – stanowi niemałe wyzwanie. To mocno absorbujące zajęcie, którym zwykle zajmuje się dział kadr. Na całe szczęście, rozwój technologiczny i coraz lepsza dostępność narzędzi do elektronicznej ewidencji czasu pracy sprawia, że procesy związane z ewidencjonowaniem można całkowicie lub częściowo zautomatyzować.

Ewidencja czasu pracy a RODO

Zgodnie z zapisami art. 4 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, „dane osobowe” definiuje się jako:

wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Zmiana przepisów o przetwarzaniu danych osobowych istotnie wpłynęła na sposób prowadzenia rejestracji czasu pracy. Zbiorcza rejestracja czasu pracy, prowadzona np. w formie listy obecności pracowników przestała być powszechnie akceptowanym sposobem, głównie ze względu na zbyt łatwy dostęp do wrażliwych informacji pracowników.

Artykuł 5 ustawy o RODO jasno określa bowiem, że pracodawca zobowiązany jest do przetwarzania danych w sposób rzetelny i przejrzysty dla pracowników, a także w sposób adekwatny do zamierzonego celu. Jeśli karty obecności pracowników zawierają informacje o powodzie nieobecności pracownika, przekroczony zostaje zakres uprawnień dot. adekwatności gromadzenia danych, gdyż rejestracja czasu pracy w ten sposób służy jedynie celom ewidencyjnym.

Korzyści wynikające z wprowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy

Elektroniczna rejestracja czasu pracy niesie za sobą wiele korzyści. Prócz oszczędności w postaci ograniczenia zatrudnienia w dziale HR, należy wspomnieć o:

  • możliwości oszczędności papieru,
  • dostępności z każdego miejsca (dokumentacja przechowywana jest online),
  • ograniczeniu możliwości fałszowania danych (względem tradycyjnej listy obecności),
  • pełnej automatyzacji (możliwość ewidencjonowania spóźnień, nadgodzin itd.).

Co więcej, elektroniczne rejestrowanie czasu pracy pracowników umożliwia rejestrację czasu pracy niezależnie od miejsca jej wykonywania. Możemy zalogować się do systemu pracując zdalnie, czy będąc w delegacji.

Nie ma absolutnie żadnych wątpliwości, że wprowadzenie ewidencji w formie elektronicznej jest korzystne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy – najlepsze programy!

Ewidencja pracy w formie elektronicznej cieszy się coraz większą popularnością. Rosnący popyt na tego typu usługę sprawił, że na rynku pojawiło się wiele programów pozwalających zautomatyzować procesy rejestracji czasu. Które z nich są najlepsze? Na który program warto postawić?

Trzeba przyznać, że wybór najlepszego oprogramowania do ewidencji czasu pracy pracowników nie jest łatwy. Wszak, na pozór tego typu programy – niewiele się od siebie różnią. Zaglądając jednak do środka, sprawdzając funkcjonalność, intuicyjność, przejrzystość i dodatkowe opcje – można pokusić się o wybór najlepszego.

W celu ułatwienia wyboru – przygotowaliśmy zestawienie najlepiej obecnie ocenianych na rynku programów do elektronicznej rejestracji czasu pracy. Zapraszamy do lektury!

# 1. TimeCamp

TimeCamp to program do ewidencji czasu pracy, który prócz podstawowych funkcjonalności wyposażony jest również w szereg innych opcji automatyzujących pracę działu HR, m.in.:

  • możliwości rejestrowania różnego typu dni pracy: ośmiogodzinnego, pracy zdalnej, urlopów, wakacji i innych rodzajów nieobecności, a także nadgodzin,
  • raporty dotyczące godzin pracy – tradycyjne karty odchodzą do lamusa, więc warto wyposażyć się w automatyczne rozwiązanie, które zlicza czas pracy i przygotowuje na tej podstawie raporty aktywność pracowników w firmie,
  • dwa rodzaje timesheetów – tekstowy (widok dzienny) oraz graficzny (widok tygodniowy) dla lepszej organizacji czasu pracy w firmie,
  • działającą w tle aplikację desktopową – rozwiązanie to pomaga dokładnie rejestrować godziny pracy, jak i nadgodziny, z jej pomocą bez żadnego problemu przypiszesz zmierzony czas do kontretnego projektu,
  • rozliczalne godziny – istotne z punktu widzenia zarówno kadr (przygotowywanie listy płac) jak i managerów (pomagają oszacować, a następnie śledzić koszty każdego projektu),
  • aplikację mobilną – dzięki niej nie musisz we kwestii ewidencji czasu pracy polegać jedynie na rozwiązaniu zainstalowanym na komputerze, co świetnie sprawdza się w przypadku pracowników terenowych. Instalując taki system na swoim telefonie, pracownicy mogą mierzyć czas z dowolnego miejsca poza zasięgiem firmy,
  • funkcję gościa – zamiast otrzymywać arkusze kalkulacyjne dotyczące zużycia środków na dany projekt, twoi klienci mogą bezpośrednio w TimeCampie sprawdzić, ile czasu zajmuje ukończenie danego zadania,
  • fakturowanie – na podstawie zarejestrowanych za pomocą programu godzin w prosty sposób można przygotować rachunek i wysłać go klientowi.

ewidencja czasu pracy timecamp

Na uwagę zasługuje również fakt, iż TimeCamp zintegrowany jest z ponad 30 programami do zarządzania zadaniami online, a do tego umożliwia również rejestrację czasu pracy za pomocą dodatku do przeglądarki Chrome. Co ważne, program oferuje również monitoring komputera pracownika i generowanie raportów dotyczących wykorzystywanych aplikacji, otwieranych dokumentów oraz przeglądanych stron internetowych. Wszystko po to, aby codzienne uzupełnianie timesheetów oraz ewidencja czasu pracy stały się jeszcze łatwiejsze. Kiedy dodamy do tego fakt, iż program jest bardzo prosty w obsłudze – można pokusić się o wniosek, że jest to idealna propozycja, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Sprawdź, w jaki sposób TimeCamp może usprawnić działania związane z organizacją czasu pracy w twojej firmie.

Zarejestruj bezpłatne konto już dziś

# 2. Kadromierz

Kadromierz to świetne narzędzie do ewidencji czasu pracy, którego przejrzystość i spora liczba funkcjonalności sprawia, że znalazł się na drugim miejscu w naszym zestawieniu.

Prócz podstawowej możliwości rejestracji czasu pracy, Kadromierz to także:

  • grafik pracy w chmurze,
  • aplikacja dla pracowników dająca szereg możliwości, np. wgląd w grafik czy zamianę dyżurów,
  • możliwość generowania raportów i przeglądania statystyk,
  • zarządzanie budżetem dla indywidualnych pracowników.

ewidencja czasu pracy kadromierz

Idąc dalej, warto zauważyć, że Kadromierz oferuje również szereg integracji z programami kadrowo-płacowymi.

# 3. Tsheets

W zestawieniu najlepszych programów do ewidencji czasu pracy nie mogło zabraknąć Tsheets – aplikacji dającej możliwość rejestracji czasu pracy, planowania grafików oraz tworzenia harmonogramów. To niezwykle użyteczny program, którego wdrożenie – z całą pewnością – pozwala na zautomatyzowanie pracy działu HR. Co istotne, Tsheets zintegrowany jest z programami płacowo-kadrowymi, co automatyzuje tworzenie listy płac oraz fakturowanie.

ewidencja czasu pracy TSheets

# 4. Calamari

Calamari to innowacyjna aplikacja, z którą rejestracja czasu pracy jest niezwykle prosta. System rejestracji czasu pracy umożliwia:

  • rejestrację czasu pracy bez udziału pracownika (innowacyjny system iBeacon rejestruje obecność telefonu pracownika w zasięgu beacona),
  • ewidencję przy pomocy czytnika QR,
  • ewidencję na aplikacji mobilnej z możliwością śledzenia GPS.

ewidencja czasu pracy calamari

Co więcej, w Calamari można wykupić również moduł do elektronicznego zarządzania i ewidencji urlopów. Moduł ten pozwala również na automatyczne obliczanie wymiaru urlopu czy budowanie wielopoziomowych, elastycznych procesów akceptacji wniosków urlopowych.

# 5. Jibble

Jibble to aplikacja, dzięki której rejestrowanie czasu pracy jest nie tylko bardzo dokładna, ale i pozbawiona możliwości jakiejkolwiek manipulacji. Wszystko za sprawą funkcji rozpoznawania twarzy pracowników rejestrujących czas swojej pracy.

elektroniczna ewidencja pracy

Jibble to także szereg innych przydatnych funkcjonalności, m.in.:

  • geolokalizacja pracowników w momencie logowania i wylogowywania z systemu,
  • możliwość tworzenia harmonogramów prac,
  • możliwość śledzenia pracy na podstawie konkretnych działań/realizacji zadań,
  • możliwość monitorowania pulpitu pracownika za pomocą zrzutów ekranu,
  • możliwość fakturowania na podstawie czasu spędzonego nad danym projektem.

# 6. Beebole

Beebole to karta ewidencji czasu on-line, której funkcjonalność sprawia, że postanowiliśmy umieścić ją w naszym mini-zestawieniu najlepszych programów. To intuicyjne, bezpieczne i bardzo proste narzędzie, które prócz elektronicznej ewidencji czasu pracy pozwala także na:

  • lepszą kontrolę kosztów dla poszczególnych projektów,
  • rozliczanie i fakturowanie według zadań, projektów i klientów,
  • śledzenie budżetu dla zadań,
  • generowanie raportów dotyczących rentowności danego projektu.

Jak nie trudno zauważyć, Beebole to program, który ewidencjonuje czas pracy, ale także stanowi świetną bazę dla podejmowania lepszych decyzji biznesowych.

# 7. Clockify

To prosta, acz niezwykle użyteczna aplikacja, z którą bez trudu zmierzysz czas pracy. Tracker umożliwia zarówno automatyczną rejestrację, jak i ręczne wprowadzanie wartości.

Clockify to program umożliwiający również:

  • fakturowanie,
  • tworzenie listy obecności (a co za tym idzie, monitorowanie nieobecności),
  • dodawanie notatek,
  • podglądanie w czasie rzeczywistym tego nad czym pracuje zespół,
  • porównywanie szacowanego i rzeczywistego czasu spędzonego nad danym zadaniem/projektem,
  • dodawanie dodatkowych uprawnień osobom na stanowiskach kierowniczych,
  • i wiele, wiele więcej!

#8. RescueTime

Kolejna aplikacja, dzięki której możesz rejestrować swój czas spędzony w pracy.

rescuetime panel

Wybierając RescueTime, oprócz programu do rejestracji godzin pracy, otrzymasz również gamę funkcji ułatwiających poprawę efektywności i koncentracji:

  • alerty w czasie rzeczywistym,
  • szczegółowe raporty dotyczące produktywności,
  • blokowanie stron oznaczonych wcześniej jako nieproduktywne,
  • tzw. „sesje skupienia” zaplanowane w kalendarzu,
  • integrację ze Slackiem polegającą na ustawieniu modułu „nie przeszkadzać” i wyłączeniu powiadomień,
  • możliwośc ustawienia celów dot. godzin pracy i śledzenie ich progresu.

#9. Clicktime

Program ten znacznie ułatwia takie procesy firmy, jak rejestracja czasu pracy czy świeże spojrzenie na koszty każdego projektu.

Clicktime to kolejne automatyczne rozwiązanie do monitorowania czasu pracy dla firm. Jego użycie znacząco wspomaga kontrolę kosztów i nadzór nad pracownikami.

System ten wyposażony jest w funkcje takie, jak:

  • monitorowanie czasu pracy i dni roboczych,
  • raport z danymi o aktywności pracowników,
  • timesheety,
  • kwestie istotne kadrowo, takie jak nadgodziny, nieobecności czy koszty pracownika,
  • inne istotne dla firmy dane, jak monitorowanie zużycia zasobów w projektach,
  • aplikację mobilną dzięki której twoi pracownicy będa mobli prowadzić ewidencję czasu pracy z dowolnego miejsca.

#10. Hubstaff

System do mierzenia czasu pracy, z którego korzystają przede wszystkim pracownicy zdalni.

Hubstaff oferuje ewidencję czasu pracy dla zespołów zdalnych. To przejrzyste i intuicyjne narzędzie, które dostarcza szczegółowych informacji o zużyciu godzin roboczych dla każdego projektu.

Użytkownicy doceniają Hubstaff m.in. za:

  • screenshoty – aplikacja co kilkanaście minut wykonuje zrzut ekranu pracownika, co ma stanowić dowód dla pracodawcy, że zespół wykonuje swoje obowiązki,
  • szczegółowe timesheety,
  • raporty podsumowujące ogólny cykl pracy,
  • budżetowanie,
  • fakturowanie.

 

Program rejestrujący czas pracy powinien znaleźć się w niezbędniku każdej firmy. Nie tylko dostarcza on danych o efektywności pracowników, ale także pomaga przygotować budżet dla każdego projektu i stanowi narzędzie kontroli nad listą płac. Jeśli jeszcze wahasz się nad tym, czy zrezygnować z tracydyjnych rozwiązań na rzecz systemu pracującego w chmurze, wybierz jedno z narzędzi wymienionych powyżej – wszystkie oferują darmowy okres próbny, dzięki któremu przetestujesz oferowane funkcje.

Ola Rybacka

Content specialist w TimeCamp. Content freak I full-time otaku.