Wdrożenie pracy zdalnej w firmie – szanse i zagrożenia

Wdrożenie pracy zdalnej w firmie to wyzwanie, z którym zmaga się wiele przedsiębiorstw. Pandemia Sars-CoV-2 sprawiła, że wielu pracodawców zostało niemal zmuszonych do zamknięcia swoich biur i placówek. Lwia część z nich, tuż po wdrożeniu telepracy – zauważyła wiele korzyści wynikających z tego rozwiązania.

Pandemia koronawirusa, która została ogłoszona na początku 2020 roku sprawiła, że termin „pracy zdalnej” po raz pierwszy pojawił się w polskim prawie. 8 marca 2020 roku, w życie weszły przepisy zawarte w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, które między innymi pozwalają pracodawcy oddelegować pracownika do pracy zdalnej czy też – w niektórych przypadkach – nakazać pracodawcy podjęcie stosownych działań (między innymi wdrożenie pracy zdalnej) w celu zapobiegania rozprzestrzenianiu się Sars-CoV-2.

Czytaj więcej: Praca zdalna w 2020 roku: 7 prostych hacków!

Praca zdalna, choć do tej pory nie była dobrze zdefiniowana w polskim prawie – istnieje od dawna. Wiele polskich przedsiębiorstw korzysta z możliwości zdalnego zatrudnienia. Nie ma w tym absolutnie nic, co mogłoby dziwić, w końcu – niesie to za sobą mnóstwo korzyści. Warto mieć jednak świadomość, że praca zdalna – niestety – nie jest pozbawiona wad.

Czym właściwie jest praca zdalna?

Zanim przejdziemy do treści właściwej, tj. szans i zagrożeń pojawiających się przy wdrożeniu pracy zdalnej, warto objaśnić co rozumiemy poprzez termin „pracy zdalnej”.

Według definicji encyklopedycznej, praca zdalna (telepraca, sprawdź tu) to  forma organizacji pracy polegająca na świadczeniu pracy poza jednostką organizacyjną pracodawcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Plusy pracy zdalnej dla pracodawcy

Wiele osób, mylnie uważa, że jedynym plusem wprowadzenia pracy zdalnej jest ograniczenie kosztów wynikających z braku konieczności wynajmowania powierzchni biurowej i miejsc parkingowych dla pracowników. Oczywiście, jest to jeden z głównych plusów pracy zdalnej, ale trudno się zgodzić z tym, że jest on jedyny.

Praca zdalna daje również możliwość zatrudnienia specjalistów z dowolnego miejsca na ziemi. Oznacza to, że rynek pracowników jest znacznie większy. Nie ograniczamy się tylko do pracowników lokalnych. Wszak, w niektórych branżach – liczba specjalistów w danym regionie jest na tyle mała, że nie jesteśmy w stanie nikogo zatrudnić.

Idąc dalej, warto zauważyć, że przez wielu pracowników, możliwość pracy zdalnej odbierana jest jako atut. Tym samym, nasza oferta pracy jest jeszcze atrakcyjniejsza, co obecnie przy tzw. „rynku pracownika” jest bardzo ważne. Niekiedy, to właśnie praca zdalna jest jednym z kluczowych argumentów przemawiających za wyborem danej oferty.

Plusy pracy zdalnej dla pracownika

Jak już zdążyliśmy wspomnieć, wielu pracowników traktuje pracę zdalną jako atut. Badania przeprowadzone przez serwis pracuj.pl (więcej tutaj) jednoznacznie wskazują, że praca zdalna z punktu widzenia pracownika to zaleta:

Wyniki badania w skrócie:

• 8 na 10 respondentów Pracuj.pl pozytywnie ocenia model pracy zdalnej.
• 8 na 10 chętniej aplikuje na stanowiska umożliwiające pracę zdalną.
• 9 na 10 chciałoby pracować zdalnie przynajmniej przez część czasu.

Korzyści wynikających z pracy zdalnej jest wiele. Począwszy od zdecydowanie większej niezależności (brak bezpośredniego nadzoru nad wykonywaną pracą), poprzez sporą oszczędność czasu (brak dojazdów do i z biura), a skończywszy na braku rozpraszaczy biurowych (hałas, rozmowy z innymi pracownikami itp.).

Do plusów pracy zdalnej należy również zaliczyć możliwość zdecydowanie większej elastyczności. Pracodawcy częstokroć pozwalają pracować w dowolnych godzinach. Co więcej – praca zdalna może iść w parze z większymi zarobkami, co jest wynikiem faktu, iż pracodawca oszczędza m.in. na wynajmie przestrzeni biurowej.

Minusy pracy zdalnej dla pracodawcy

Wielu pracodawców z dość dużym dystansem podchodzi do wdrożenia pracy zdalnej w firmie. Obawy, które towarzyszą osobom zarządzającym zwykle dotycząca zaufania, a konkretniej – braku możliwości sprawowania bezpośredniej kontroli nad pracownikiem.

To oczywiście nie wszystko! Wielu przedsiębiorców, mimo zaufania do swoich pracowników – nie decyduje się na wdrożenie pracy zdalnej ze względu na brak integracji. Zgrany zespół to zdecydowanie większe możliwości. Dobra atmosfera w biurze ma niebagatelny wpływ na produktywność. Co więcej, pracodawcy zauważają, że pracownicy zdalni nie utożsamiają się z firmą i znacznie częściej stawiają na własny rozwój, a nie sukces całej firmy.

Idąc dalej, za minus pracy zdalnej podaje się również ograniczone możliwości zarządzania zespołem. Brak możliwości wydawania bezpośrednich poleceń i wgląd w postęp projektów w czasie rzeczywistym jest sporym problemem.

Warto mieć jednak świadomość, że rynek bardzo szybko odpowiada na zagrożenia i minusy pracy zdalnej. Istnieje szereg różnych programów, które pozwalają na sprawne zarządzanie zadaniami, projektami i całym zespołem. Na wyróżnienie zasługuje między innymi:

# TimeCamp Planner

TimeCamp Planner to program, który łączy w sobie cechy komunikatora internetowego (pozwala na komunikację grupową oraz 1/1), tablicy kanbanowej z listą zadań do wykonania oraz indywidualnego kalendarza dla każdego pracownika. To rozwiązanie, które jest pozytywnie oceniane zarówno przez pracowników, jak i pracodawców.

Niewątpliwie, TimeCamp Planner rozwiązuje wiele problemów związanych z pracą zdalną. Brakuje mu tylko jednej funkcji, a mianowicie – monitorowania komputera i mierzenia czasu pracy. Ale…

# TimeCamp

TimeCamp to program, który umożliwia rejestrację czasu pracy pracownika oraz monitorowanie jego komputera. To niezwykle pomocne narzędzie, które czyni stosunki między pracownikiem a pracodawcą bardziej transparentnymi. Co ciekawe – nierzadko wykorzystywane jest także przy pracy biurowej. Nie mniej, szczególnie doceniane jest właśnie przy telepracy.

TimeCamp to nie tylko tracker czasu pracy, ale także narzędzie wspomagające działa HR w firmy. Za jego sprawą możemy automatycznie fakturować projekty, ewidencjonować czas pracy, spóźnienia oraz nieobecności.

Minusy pracy zdalnej dla pracownika

Choć badania jednoznacznie wskazują, że zdecydowana większość pracowników cieszy się z wdrożenia pracy zdalnej, to trudno powiedzieć, by było to rozwiązanie pozbawione wad. Częściowo wynika to z faktu, iż praca – w swojej naturze jest czymś, co ochoczo krytykujemy. Dlatego też, wiele osób z łatwością wskazuje na wady i zagrożenia telepracy.

Zdecydowanie największym minusem zdają się być domowe rozpraszacze i mocno ograniczona motywacja. Pracując z domu, częstokroć imamy się innych zajęć, co niewątpliwie ma wpływ na naszą produktywność. Co więcej, ekstrawertycy – narzekają na brak kontaktu z innymi pracownikami.

Minusem pracy zdalnej z punktu widzenia pracownika możemy być również konieczność organizacji domowego biura. Nie każdy ma warunki mieszkaniowe pozwalające na wygodną, spokojną i produktywną pracę zdalną.

Czy warto wdrożyć pracę zdalną w firmie? Podsumowanie

Praca zdalna to ogromna szansa na rozwój dla wielu firm – niezależnie od ich startowej wielkości. Analizując szanse i zagrożenia wynikające z wdrożenia telepracy, można pokusić się o jednoznaczny wniosek: dobrze zorganizowana praca zdalna może zarówno być wygodna dla pracownika, jak i w pełni bezpieczna dla pracodawcy.

Rzecz jasna, lista szans i zagrożeń może być różna w zależności od charakteru wykonywanej działalności gospodarczej.