Czym jest ewidencja pracy zdalnej i dlaczego jest potrzebna?

Ze względu na panującą obecnie sytuację epidemiologiczną, wiele przedsiębiorstw zarówno w Polsce, jak i na świecie, zdecydowało się utrzymać możliwość pracy w trybie home office. Świadczy o tym chociażby fakt, że kierownictwo Google ogłosiło ostatnio, że niezależnie od formy zatrudnienia, pracownicy firmy będą pracować zdalnie przynajmniej do lipca 2021 roku. W naszym kraju trwają obecnie prace nad nowelizacją kodeksu pracy, która uregulowałaby sytuację osób pracujących w domu, głównie kwestie dotyczące BHP. Praca zdalna dotyczy jedynie zmiany miejsca wykonywania obowiązków właściwych pracownikowi. Oznacza to, że obie strony nadal zobowiązane są do prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy zdalnej – co mówi o niej prawo?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca zobowiązany jest do do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy każdego pracownika. W jej skład powinny wchodzić następujące dane o ewidencji czasu pracy:

liczba przepracowanych godzin, a także informacje dotyczące godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczba godzin przepracowanych przez pracownika w nocy,
liczba nadgodzin,
dni wolne od pracy z wyszczególnieniem powodów ich udzielania,
w przypadku pracowników pełniących dyżury – godziny ich rozpoczęcia oraz zakończenia, a także miejsce jego pełnienia,
zwolnienia z pracy oraz ich powody,
inne usprawiedliwione nieobecności.w pracy oraz ich powody,
liczba nieusprawiedliwionych nieobecności,
informacje dotyczące praktyk pracowników młodocianych.

W związku z tym, niezależnie od miejsca wykonywania pracy, prowadzenie ewidencji to obowiązek zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Zgodnie z zapisami kodeksu pracy, pierwszy z nich powinien umożliwić osobom zatrudnionym w należącym do niego przedsiębiorstwie sposoby monitorowania czasu pracy. Obowiązkiem pracownika jest skorzystanie z z tych możliwości, a co za tym idzie, dokumentowanie przepracowanych godzin.

W ustawie z 2 marca 2020 roku dotyczącej rozwiązań służących zapobieganiu, przeciwdziałaniu i zwalczaniu COVID 19, ujęto zapis o możliwosci pracy zdalnej. Zawiera on również definicję pracy zdalnej:

Wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Zgodnie z tym zapisem, niezależnie od tego, gdzie pracownik wykonuje swoją pracę, stosunek pracy nadal jest wiążący, nie zmieniają się również prawa i obowiązki wynikające z zatrudnienia, w tym liczenie godzin pracy oraz prowadzenie ewidencji czasu podczas pracy zdalnej.

Korzyści wynikające z ewidencji pracy zdalnej

Za ewidencję pracy zdalnej odpowiada zarówno pracodawca, jak i pracownik. Monitorowanie czasu pracy dla niektórych osób brzmi jednak jak śledzenie, dlatego boją się oni, że każda ich aktywność w pracy zostanie zarejestrowana.

Należy więc pamiętać, że ewidencja pracy zdalnej, choć zadana prawnie, nie ma na celu kontroli osoby wykonującej pracę zdalną. Pracownik nie ma prawa czuć się śledzony przez pracodawcę, gdyż stosunek pracy powinien być oparty na wzajemnym zaufaniu. Monitoring komputera pracownika jest w wielu firmach ograniczony jedynie do rejestrowania czasu pracy. Praca zdalna to jednak nowość dla większości pracodawców, zatrudniających do tej pory pracowników jedynie w trybie biurowym, stąd też obie strony wyrażają obawy – pracownik martwi się o swoją prywatność, pracodawca zaś o rzetelność wykonywania obowiązków przez pracownika.

Zatem, ewidencja czasu pracy służy zapewnieniu pełnej transparentności w stosunkach między pracownikiem i pracodawcą. Praca oraz składające się na nią wykonywane obowiązki są w pełni udokumentowane, czyniąc pracę zdalną tak samo efektywną, jak pracę w trybie biurowym.

Aby pracownik nie czuł się zaszczuty w miejscu pracy, należy z nim przeprowadzić odpowiednią rozmowę, przedstawiając korzyści, jakie odczuje dzięki tego, że czas jego pracy będzie monitorowany. Obie strony, w trakcie takiej dyskusji, mogą wesprzeć się następującymi argumentami:

Jakie korzyści z ewidencji czasu pracy zdalnej odczuje pracownik?

ewidencja umożliwi jasne udokumentowanie godzin pracy w trakcie wykonywania pracy w trybie home office,
sprawiedliwe rozliczenie zgodnie z przedstawionym raportem zawierającym liczbę przepracowanych godzin w trakcie tygodnia/miesiąca pracy,
otrzymywanie sprawiedliwego wynagrodzenia za wykonaną pracę, o ile w umowie zawarty jest zapis o godzinowym rozliczaniu czasu pracy,
prócz godzin pracy, pracownik może także przedstawić pracodawcy wszystkie aktywności składające się na wykonywanie przypisanych mu zadań.

Ewidencja pracy zdalnej – korzyści dla pracodawcy

umożliwia ona dokładne określenie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika,
monitorowanie czasu pracy pracownika bez potrzeby ciągłej kontroli i tzw. „zaglądania przez ramię”,
przygotowanie pełnej dokumentacji zgodnie z wymogami zawartymi w omawianej wcześniej ustawie,
uczciwe rozliczanie pracownika za wykonaną pracę (o ile w umowie określony jest godzinowy sposób rozliczenia),
możliwość oszacowania, ile zwykle czasu potrzeba pracownikowi na wykonywanie powierzonych mu zadań, co przekłada się bezpośrednio na estymowanie czasu potrzebnego na wykonanie projektów,

W jaki sposób powinna być prowadzona ewidencja pracy zdalnej?

Sama ewidencja czasu pracy, jak już wcześniej wspomniano, jest obowiązkiem zarówno pracodawcy, jak i pracownika, jednakże nie określono, w jakiej formie powinna być ona prowadzona. Zgodnie z brakiem odpowiednich zapisów, pracodawca może wybrać dogodny dla niego sposób rozliczania pracy zdalnej (uwaga: należy pamietać, że praca „na miejscu” również objęta jest tym wymogiem).

Sposoby prowadzenia ewidencji wykonywania pracy zdalnej:

timesheety – karty ewidencji czasu pracy, uzupełniane np. w programie Excel lub za pośrednictwem Google Sheets (w dobie rozwiązań online wydrukowane kartki to albo ostateczność, albo przeżytek kultywowany przez starszą kadrę kierowniczą), w których pracownik wpisuje dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także odnotowuje wszelkie przerwy, spotkania, wyjścia prywatne,
urządzenia stacjonarne – gadżety w kształcie (najczęściej) kostki, na powierzchni których można umieścić symbole najczęściej wykonywanych aktywności (maile, prowadzenie rozmów telefonicznych, spotkania, prace biurowe etc.). Pracownik ustawia kostkę tak, aby ścianka z danym zadaniem była zwrócona w jego stronę. Narzędzia te kontrolowane są najczęściej przez aplikacje mobilne, a dostęp do zbieranych przez nie poszczególnych informacji ma również pracodawca. W ten sposób działają np. ZEI od Timeular, czy Timeflip,
narzędzia do monitorowania czasu pracy – rozwiązania online stawały się popularne już od jakiegoś czasu, jednakże prawdziwą popularność zyskały od czasu ogłoszenia epidemii COVID 19. Time trackery są niezwykle wygodne, a zwłaszcza gdy oferują aplikację desktopową, gdyż automatycznie rejestruje ona czas rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jeśli narzędzie to posiada także aplikację mobilną, godziny pracy mierzone są niezależnie od czasu i miejsca, a dane z komputera i smartfona synchronizują się. Ponadto, dodatkowym atutem jest automatyczne trackowanie czasu pracy zdalnej, gdyż pracownik nie musi sam przełączać projektów w trakcie pracy, aplikacja sama przypisuje zarejestrowane wpisy czasu oraz aktywności do danego projektu. Rozwiązanie typu Sas, takie jak Timecamp, znacznie ogranicza potrzebę ciągłego gromadzenia dokumentów, gdyż działa w chmurze, dokładnie rejestrując obecności i czas pracy zdalnej. O tego typu aplikacjach więcej przeczytasz tutaj.

Niezależnie od tego, w jaki sposób praca zdalna i i jej czas będzie monitorowany, należy mieć świadomość tego, że zarówno pracodawca, jak i pracownicy będą mieli z tego korzyść. Ponadto, o prowadzenie tego rodzaju ewidencji mówią przepisy, zatem pracę zdalną również należy odpowiednio udokumentować, pamiętając o danych informujących o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy.