Jak organizować czas pracy – proste, ale niezawodne triki

Jak wygląda Twój styl pracy? Jest uporządkowany, chaotyczny, czy raczej stanowi dzieło przypadku? Niezależnie jednak od tego, czym się wyróżnia, możecie być pewni – nikt nie pracuje dokładnie tak samo, jak Wy! Ile ludzi, tyle charakterów, co bezpośrednio przekłada się na podejście do sposobu, w jaki wykonujemy nasze obowiązki. O ile nie ograniczają nas wymogi narzucone przez specyfikę wykonywanego zawodu (a przede wszystkim ściśle określone procedury), możemy pozwolić sobie na pewną dowolność, a dzięki temu być jeszcze bardziej efektywni.  Dziś podpowiemy wam jak organizować czas pracy – wszystko na podstawie naszych doświadczeń!

Czym jest czas pracy?

Przez „czas pracy” rozumiemy okres w ciągu doby, w którym pozostajemy do dyspozycji pracodawcy. W zależności od tego, czy pracujemy w sztywnym, czy też nienormowanym systemie, wygląda on nieco inaczej. W pierwszym przypadku pracodawca określa godziny w trakcie których pracownik powinien podjąć swoje zadania (np. od ósmej do szesnastej).

Obecna sytuacja sanitarno-epidemiologiczna sprawiła, że ramy te nie wiążą się już bezpośrednio z koniecznością stawiennictwa w miejscu pracy, ten sam przedział czasowy może również obowiązywać osoby pracujące zdalnie. Z kolei nienormowany czas zakłada wykonywanie powierzonych zadań, dla których określony jest przeważnie podstawowy, ośmiogodzinny dzień pracy.

Czytaj więcej: Czym jest zadaniowy czas pracy i jak go rozliczać?

Czy mamy wpływ na to, jak będzie wyglądać nasz czas pracy?

Wszystko zależy od rodzaju wykonywanych obowiązków i trybu zatrudnienia. W sztywnym wymiarze godzin bądź w przypadku zawodów, które zobowiązane są do przestrzegania określonych procedur, mamy na to mniejszy wpływ. Mniejszą elastyczność mamy również w sytuacjach, gdy jesteśmy częścią zespołu wykonującego etapami ten sam projekt. W takim wypadku musimy dostosować swój flow pracy do reszty.

Jeżeli jednak pracodawca nie narzuca nam stricte określonego porządku pracy lub wykonujemy obowiązki w trybie zadaniowym (który nie zakłada bycia do dyspozycji zatrudniającego w określonych godzinach), możemy sami decydować o tym, jak będzie wyglądał nasz dzień pracy. W takim przypadku, mając większą swobodę, jesteśmy w stanie tak zorganizować zadania, aby wykorzystać nasze zasoby do maksimum.

Przydatne triki jak zorganizować czas pracy

TL;DR? Spójrz na to krótkie podsumowanie tego, jak organizować czas pracy:

• uporządkuj zadania dzięki technice bullet journal, narzędziom do zarządzania zadaniami, aplikacjom to-do lub nawet zwykłym karteczkom,
• mierz godziny pracy z time trackerem,
• wyłącz powiadomienia i inne rozpraszacze, zaplanuj sprawdzanie maili,
• poświęć kilkanaście minut w ciągu dnia na solidną przerwę,
• poproś o pomoc, gdy zajdzie taka potrzeba.

Uporządkuj zadania

Pamięć ludzka jest zawodna, dlatego warto wesprzeć  narzędziami usprawniającymi zarządzanie zadaniami. Sporo firm decyduje się obecnie na wdrożenie tego rodzaju programów, aby zapewnić zespołom maksymalną transparentność pracy i usprawnić współpracę. Jeśli jednak nie zostało ci narzucone z góry, z jakiego sposobu masz korzystać, możesz wybrać spośród następujących:

✅ Bullet journal

Rozwiązanie znane i cieszące się niesłabnącą popularnością.  A jest to nic innego, jak własnoręcznie zrobiony zeszyt pełniący rolę kalendarza, task managera i to-do listy w jednym. Lubiany zwłaszcza przez tych, którzy mają w sobie coś z artysty – Pinterest i Youtube pełne są zdjęć i filmików instruktażowych, jak prowadzić piękny, kolorowy bullet journal. W swojej najprostszej postaci, forma ta zakłada sporą dowolność w organizacji zadań:

• nie musimy korzystać z narzuconej nam struktury realizacji zadań, więc organizujemy bullet journal zgodnie z własnymi potrzebami,planowanie dostosowujemy do własnego flow pracy,
• samemu tworzymy schemat kalendarza – wybieramy dzień początku tygodnia, widok (jaki nam pasuje – dzienny, tygodniowy, miesięczny),
• wybieramy najbardziej pasujący nam sposób oznaczania wykonania zadania – listy, tabele, wpisywanie w strukturę kalendarza – ważne, by wszystko było porządnie rozłożone w czasie,
• ogranicza nas jedynie własna wyobraźnia (i zdolności artystyczne, ale od czego są gotowe naklejki, tasiemki, kolorowe pisaki?),

Ci, którzy nie czują się pewnie w ręcznym ozdabianiu takich zeszytów bądź po prostu nie chcą tracić na to czasu, mogą skorzystać z gotowych rozwiązań – rynek papierniczy jest pełny wszelkiego rodzaju planerów. Ostatnio tworzenie tego rodzaju kalendarzy stało się też niezwykle modne w środowisku internetowych twórców. Warto jednak pamiętać, że w takim przypadku autor/producent narzuca strukturę realizacji zadania, więc warto się wcześniej zapoznać z tym, jak wygląda środek takiego planera.

Jeśli zastanawiasz się, jak zacząć swój bullet journal, zerknij na poniższy poradnik (dostępne są napisy w j. polskim!):

✅ Narzędzia do zarządzania zadaniami online

W dobie rozwiązań online coraz częściej decydujemy się na wykorzystanie w swojej pracy programów do task managementu typu SaaS. Nasze projekty i właściwe im zadania przechowywane są w chmurze. Mamy do nich dostęp niezależnie od czasu i miejsca, większość dostawców oferuje bowiem swoje produkty w wersji przeglądarkowej, jak i desktop/mobile. 

Co się z tym wiąże? Nie musimy nosić ze sobą dodatkowych przyborów, bowiem i tak na co dzień korzystamy z telefonu i komputera. Większość programów do zarządzania zadaniami oferuje również funkcję mierzenia czasu bądź posiada integrację z time trackerami – warto się temu przyjrzeć podejmując decyzję o wyborze takiej aplikacji. Monitorowanie czasu spędzonego nad zadaniami pozwoli nam rozeznać się w tym jak zużywamy nasze zasoby w ciągu dnia.

W jednym z naszych poprzednich artykułów polecaliśmy najlepsze narzędzia do zarządzania zadaniami.

✅ Aplikacje do zarządzania zadaniami na smartfony

Większość smartfonów posiada preinstalowane aplikacje służące do tworzenia list zadań do wykonania, np. Notatki w przypadku iPhone’a. Jeżeli jednak zależy nam na narzędziu o rozszerzonej funkcjonalności, warto jednak poszukać czegoś bardziej zaawansowanego, oferującego zadania cykliczne, przypomnienia, priorytetyzację oraz rozbudowany system sekcji i podzadań. Dzięki temu otrzymamy przejrzystą strukturę naszej to-do listy i nie zgubimy się w gąszczu codziennych obowiązków. Co najważniejsze, łatwiej nam będzie rozłożyć wszystkie zadania w czasie!

✅ Karteczki

Istnieje spora grupa osób, która w organizowaniu czasu pracy preferuje po prostu twórczy chaos. W ich przypadku najlepiej sprawdzą się tradycyjne sticky notes. Możemy jednak je nieco spersonalizować – na rynku znajdziemy wiele wzorów i kolorów karteczek, toteż możemy przyporządkować je do różnych projektów i zadań. Co ważne, pamiętajmy, aby regularnie sprawdzać, czy zapisane na karteczkach zadania zostały już wykonane. Robiąc porządki, wyrzucajmy na bieżąco te nieaktualne lub dotyczące ukończonych tasków, aby mieć pewność, że chaos chaosem, ale jednak nad nim panujemy :).

Mierz czas wykonywania zadań

Niełatwo jest prawidłowo zorganizować dzień roboczy nie wiedząc, ile zazwyczaj zajmuje nam wykonanie różnego rodzaju zadań. Oczywiście, nabierając doświadczenia, jesteśmy w stanie stwierdzić, że dana czynność zajmie nam nie więcej niż piętnaście minut, a do realizacji innej potrzebujemy kilku godzin, być może nawet całego dnia. Od kiedy jednak rynek podbiły narzędzia do trackowania czasu, nie musimy niczego szacować w głowie i polegać na własnej (często zawodnej) pamięci. Programy takie monitorują godziny przeznaczone na pracę w ciągu dnia, dostarczając nam wiarygodne dane dotyczące naszej produktywności.

Na podstawie generowanych raportów, tak jak w przypadku Timecampa, jesteśmy w stanie określić, ile czasu zazwyczaj potrzeba do wykonania danego zadania. Dzięki temu, możemy tak poukładać swoje obowiązki w ciągu dnia, tygodnia, a nawet miesiąca, by mieć pewność, że do maksimum wykorzystuje czas przeznaczony na pracę. Ponadto, rezultat ten możemy porównać z wynikami innych członków zespołu, by jeszcze lepiej dopasować się do ich flow pracy. Ważne jest to zwłaszcza w przypadku, gdy pracujemy nad współdzielonymi projektami, które wymagają rozłożenia zasobów czasu potrzebnych do realizacji zadania.

Wyłącz niepotrzebne powiadomienia

Nie tylko media społecznościowe, ale również narzędzia wykorzystywane w ciągu dnia pracy wysyłają nam mnóstwo powiadomień. Przypomnijcie sobie, ile razy w ciągu dnia oderwaliście się od robienia czegoś naprawdę ważnego tylko po to aby sprawdzić, co napisał współpracownik na firmowym czacie lub w wiadomości prywatnej? Często w takich sytuacjach zapominamy o tym, co robiliśmy wcześniej i tracimy czas na bezsensowne szukanie punktu zaczepienia. Nie na tym powinna polegać nasza praca…

Dlatego pamiętajmy o tym, że jeśli będzie miał do nas niecierpiącą zwłoki sprawę, po prostu do nas zadzwoni zamiast odbijać się od ściany wysyłając multum wiadomości. Dźwięki powiadomień czy wyskakujące okienka są niesamowicie rozpraszające! Ponadto powodują oderwanie naszej uwagi od spraw, które w danym momencie są znacznie ważniejsze. To samo tyczy się ciągłego sprawdzania skrzynki. Warto w codziennym planie uwzględnić sobie jeden-dwa momenty po kilkanaście minut w ciągu dnia na odpisywanie na maile zamiast zaglądać na pocztę co godzinę.

Nie zapominaj o przerwach!

Na dłuższą metę nie da się pracować ciągiem przez kilka godzin. Wiadomo, są zawody, które tego wymagają – lekarze przecież nie zastanawiają się, w trakcie ratowania ludzkiego życia, którą z kolei godzinę są już na nogach. Jednak w przypadku większości profesji spokojnie możemy sobie na taką przerwę pozwolić, zwłaszcza, że są one regulowane Kodeksem Pracy.

Zastanawiacie się pewnie czasem „po co mi przerwy? Szybciej coś zrobię, szybciej skończę”. Otóż, myślenie takie jest dosyć złudne, gdyż wykorzystując maksimum swoich zasobów przez dłuższy okres, skraca się czas, który możemy użyć do ich regeneracji. Nie mówiąc już o tym, że siedząc non-stop przez komputerem cierpią na tym nasze oczy oraz kręgosłup. Jeśli nasza praca nie będzie zakładała przerw, w trakcie których na spokojnie zjemy, zamkniemy powieki lub pójdziemy się przewietrzyć, szybko odczujemy zmęczenie. I nic, tylko patrzeć, jak odbije się to na rezultatach wykonywanych przez nas obowiązków…

Nie bój się prosić o pomoc

Pracując w zespole musimy mieć na uwadze to, że czasami będziemy musieli dostosować swój grafik pracy do współpracowników. To samo działa jednak w drugą stronę – bycie częścią teamu oznacza, że nie jesteśmy sami! Co to dla nas oznacza?

• kiedy przez nadmiar obowiązków nie wyrabiamy się z tym, by wykonać czynności w terminie, możemy poprosić o pomoc tych, którzy mają „wolny przebieg”,
• pewne rzeczy mogą być wykonane wspólnie, co wpłynie na ilość czasu i stopień wysiłku włożonego w te rzeczy,
• możemy zapytać osoby bardziej doświadczone o radę, gdy zadanie nas przerasta (ślęczenie nad czymś, czego nie rozumiemy, to ogromna strata czasu!).

Aby jednak współpraca taka miała sens, musimy zadbać o dobre stosunki między członkami zespołu. Nikt bowiem nie będzie wykazywał najmniejszej ochoty, by pomóc komuś, kogo nie lubi. Nie traktujmy współpracownika jako kogoś, kim można się wyręczyć, gdy praca wydaje się żmudna lub czasochłonna. Pamiętajmy również, by podziękować (dobre i szczere słowo jest cenionym towarem) i zaproponować pomoc tej osobie w przyszłości.

Mam nadzieję, że te kilka porad pomoże wam sprawniej organizować czas w pracy!