Najlepsze programy do elektronicznej ewidencji czasu pracy online

Ewidencja pracy to obowiązek pracodawcy, który reguluje zarówno Kodeks Pracy, jak i Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

W wielu przypadkach ewidencjonowanie czasu pracy, typów dni, nieobecności czy urlopów – stanowi niemałe wyzwanie. To mocno absorbujące zajęcie, którym zwykle zajmuje się dział kadr. Na całe szczęście, rozwój technologiczny i coraz lepsza dostępność narzędzi do elektronicznej rejestracji czasu pracy sprawia, że procesy związane z ewidencjonowaniem można całkowicie lub częściowo zautomatyzować.

Zgłębimy więc dziś temat, byś mógł dowiedzieć się, czy Twoja firma powinna postawić na ewidencjonowanie czasu pracy.

Dlaczego potrzebujesz monitorować czas pracy w swojej firmie?

Większość z nas jest przekonana, że czasy używania dziurkowanych kart sprawdzających obecność w pracy już dawno minęła. Żyjemy w dobie nowych technologii, więc takie przestarzałe rozwiązania nie są już atrakcyjne dla użytkowników. Nie oznacza to bowiem, że ewidencja czasu pracy jest potrzebna w każdej firmie, niezależnie od reprezentowanej branży. W związku z tym, dla przedsiębiorstw, które dążą do rozwoju przy użyciu nowoczesnych narzędzi, nadal istnieje potrzeba zastosowania jakiejś formy śledzenia obecności.

W związku z tym, niezależnie od miejsca wykonywania pracy, prowadzenie ewidencji to obowiązek zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Zgodnie z kodeksem pracy, pierwszy z nich powinien umożliwić osobom zatrudnionym w należącym do niego przedsiębiorstwie sposoby monitorowania czasu pracy. Obowiązkiem pracownika jest skorzystanie z z tych możliwości, a co za tym idzie, dokumentowanie przepracowanych godzin.

Jakim firmom pasuje ewidencja czasu pracy?

Może to być również oczywiste stwierdzenie, ale taki system może nie działać w każdej firmie na rynku. Niektóre z nich, zwłaszcza w branży technicznej, skłaniają się ku elastycznemu harmonogramowi pracy, który kładzie mniejszy nacisk na śledzenie rzeczywistej obecności pracowników.

Tak naprawdę wszystko sprowadza się do rodzaju firmy i rodzaju pracy (usługi lub produktu). Niektóre firmy muszą mieć regularny harmonogram połączeń sprzedażowych dla wszystkich zespołów (ustalony przez osobę, która ma w zwyczaju łączyć się z klientami dokładnie o godzinie 9 rano).

Elektroniczna ewidencja czasu pracy a RODO

Zgodnie z zapisami art. 4 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, „dane osobowe” definiuje się jako:

wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Zmiana przepisów o przetwarzaniu danych osobowych istotnie wpłynęła na sposób prowadzenia rejestracji czasu pracy. Zbiorcza rejestracja czasu pracy, prowadzona np. w formie listy obecności pracowników przestała być powszechnie akceptowanym sposobem, głównie ze względu na zbyt łatwy dostęp do wrażliwych informacji pracowników.

Artykuł 5 ustawy o RODO jasno określa bowiem, że pracodawca zobowiązany jest do przetwarzania danych w sposób rzetelny i przejrzysty dla pracowników, a także w sposób adekwatny do zamierzonego celu.

Korzyści wynikające z wprowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy

Za rejestrowanie czasu pracy odpowiada zarówno pracodawca, jak i pracownik. Monitorowanie czasu pracy dla niektórych osób brzmi jednak jak śledzenie, dlatego boją się oni, że każda ich aktywność w pracy zostanie zarejestrowana.

Należy więc pamiętać, że elektroniczna rejestracja czasu pracy, choć zadana prawnie, nie ma na celu kontroli osoby wykonującej pracę. Pracownik nie ma prawa czuć się śledzony przez pracodawcę, gdyż stosunek pracy powinien być oparty na wzajemnym zaufaniu. Monitoring komputera pracownika jest w wielu firmach ograniczony jedynie do rejestrowania czasu pracy. Pracownik jednak często martwi się o swoją prywatność, pracodawca zaś o rzetelność wykonywania obowiązków przez pracownika.

Zatem, ewidencja czasu pracy służy zapewnieniu pełnej transparentności w stosunkach między pracownikiem i pracodawcą. Praca oraz składające się na nią wykonywane obowiązki są w pełni udokumentowane, czyniąc pracę zdalną tak samo efektywną, jak pracę w trybie biurowym.

Aby pracownik nie czuł się zaszczuty w miejscu pracy, należy z nim przeprowadzić odpowiednią rozmowę, przedstawiając korzyści, jakie odczuje dzięki tego, że czas jego pracy będzie monitorowany. Obie strony, w trakcie takiej dyskusji, mogą wesprzeć się następującymi argumentami:

Jakie korzyści z ewidencji czasu pracy odczuje pracownik?

• ewidencja umożliwi jasne udokumentowanie godziny wejścia i wyjścia w trybie home office,
• sprawiedliwe rozliczenie zgodnie z przedstawionym raportem zawierającym liczbę przepracowanych godzin w trakcie tygodnia/miesiąca pracy,
• otrzymywanie sprawiedliwego wynagrodzenia za wykonaną pracę, o ile w umowie zawarty jest zapis o godzinowym rozliczaniu czasu pracy,
• prócz godzin pracy, pracownik może także przedstawić pracodawcy wszystkie aktywności składające się na wykonywanie przypisanych mu zadań.

Ewidencja pracy – korzyści dla pracodawcy:

• monitorowanie czasu pracy pracownika bez potrzeby ciągłej kontroli i tzw. „zaglądania przez ramię”,
• przygotowanie pełnej dokumentacji zgodnie z wymogami zawartymi w omawianej wcześniej ustawie,
• uczciwe rozliczanie pracownika za wykonaną pracę (o ile w umowie określony jest godzinowy sposób rozliczania czasu pracy),
• możliwości oszczędności papieru,
• dostępności z każdego miejsca (dokumentacja przechowywana jest online i umożliwia rejestrację czasu niezależnie od miejsca jej wykonywania),
• ograniczeniu możliwości fałszowania danych (względem tradycyjnej listy obecności),
• pełnej automatyzacji (możliwość ewidencjonowania spóźnień, nadgodzin itd.).

Czym kierować się przy doborze oprogramowania w Twojej firmie?

Więc doszedłeś do wniosku, że chcesz wdrożyć oprogramowanie i zacząć rejestrować swój czas pracy, ale nie wiesz, od czego zacząć poszukiwania dobrego oprogramowania. Co należy wziąć pod uwagę, gdy szukasz nowego narzędzia? Zalecamy uwzględnienie następujących czynników:

• łatwość wdrożenia i użycia,
• skalowalność,
• dobre wsparcie,
• ceny (niekoniecznie najtańsze, ale czy cena gwarantuje zwrot z inwestycji przy zakupie),
• konfigurowalne z tym, czego już używasz,
• czy wybrany produkt jest już używany w Twojej branży lub podobnych firmach.

👉 Sprawdź również: System rejestracji czasu pracy!

Elektroniczna ewidencja czasu pracy – najlepsze programy!

Ewidencja pracy w formie elektronicznej cieszy się coraz większą popularnością. Rosnący popyt na tego typu usługę sprawił, że na rynku pojawiło się wiele programów pozwalających zautomatyzować procesy rejestracji czasu. Które z nich są najlepsze? Na który program warto postawić?

Trzeba przyznać, że wybór najlepszego oprogramowania do ewidencji czasu pracy pracowników nie jest łatwy. Wszak, na pozór tego typu programy – niewiele się od siebie różnią. Zaglądając jednak do środka, sprawdzając funkcjonalność, intuicyjność, przejrzystość i dodatkowe opcje – można pokusić się o wybór najlepszego.

W celu ułatwienia wyboru – poniżej opisane są obecnie najlepiej oceniane programy do ewidencji czasu pracy. Zapraszamy do lektury!

1. TimeCamp

TimeCamp to program do ewidencji czasu pracy, który prócz podstawowych funkcjonalności wyposażony jest również w szereg innych opcji automatyzujących pracę działu HR, m.in.:

• możliwości rejestrowania różnego typu dni pracy: ośmiogodzinnego, pracy zdalnej, urlopów, wakacji i innych rodzajów nieobecności, a także nadgodzin,
• raporty dotyczące godzin pracy – warto wyposażyć się w automatyczne rozwiązanie, które zlicza czas pracy i przygotowuje na tej podstawie raporty aktywności pracowników w całej firmie; na przykład raport obecności (attendance) może zastąpić listę obecności oraz stać się pełnoprawnym programem do ewidencji czasu pracy w firmie,
• trzy rodzaje timesheetów – dzienny, graficzny (widok kalendarza) i tygodniowy – tylko do rejestracji ilości przepracowanych godzin bez czasu startu i zakończenia,
• działającą w tle aplikację desktopową – rozwiązanie to pomaga dokładnie rejestrować przepracowane godziny pracy, jak i nadgodziny, z jej pomocą bez żadnego problemu przypiszesz zmierzony czas do konkretnego projektu,
• rozliczalne godziny pracy – istotne z punktu widzenia zarówno kadr (przygotowywanie listy płac) jak i managerów (pomagają oszacować, a następnie śledzić koszty każdego projektu),
• aplikację mobilną – dzięki niej nie musisz w kwestii ewidencji czasu pracy polegać jedynie na rozwiązaniu zainstalowanym na komputerze, co świetnie sprawdza się w przypadku pracowników terenowych. Instalując taki system na swoim telefonie, pracownicy mogą mierzyć czas z dowolnego miejsca poza zasięgiem firmy,
• funkcję gościa – zamiast otrzymywać arkusze kalkulacyjne dotyczące zużycia środków na dany projekt, twoi klienci mogą bezpośrednio w TimeCampie sprawdzić, ile czasu zajmuje ukończenie danego zadania,
• fakturowanie – na podstawie zarejestrowanych za pomocą programu godzin w prosty sposób można przygotować rachunek i wysłać go klientowi,
• możliwość zarządzania projektami – twórz własne projekty i zadania, kontroluj budżet i stopień realizacji zadań na każdym etapie prac,
• monitorowanie produktywności – TimeCamp umożliwia monitorowanie komputera pracownika i aktywności na komputerze. System mierzy czas pracy pracowników, wykorzystania aplikacji i Internetu.

Na uwagę zasługuje również fakt, iż TimeCamp zintegrowany jest z ponad 30 programami do zarządzania zadaniami online, a do tego umożliwia również rejestrację czasu pracy pracowników za pomocą dodatku do przeglądarki Chrome. Co ważne, program oferuje również monitoring komputera pracownika i generowanie raportów dotyczących wykorzystywanych aplikacji, otwieranych dokumentów oraz przeglądanych stron internetowych. Wszystko po to, aby codzienne uzupełnianie timesheetów oraz ewidencja czasu pracy stały się jeszcze łatwiejsze. Kiedy dodamy do tego fakt, iż program jest bardzo prosty w obsłudze – można pokusić się o wniosek, że jest to idealna propozycja, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Sprawdź, w jaki sposób TimeCamp może usprawnić działania związane z organizacją czasu w twojej firmie.

Zarejestruj bezpłatne konto już dziś

„Praca z aplikacją TimeCamp jest bardzo łatwa. Po prostu wybieram zadanie i klikam na timer. Dzięki temu nie muszę pamiętać ile czasu spędziłam nad zadaniem. Aplikacja zlicza cały spędzony czas. Mogę nawet dodać czas ręcznie. Bardzo polecam to narzędzie dla osób szukających taniego rozwiązania problemu zliczania czasu w zadaniach i projektach.”

– Bharti P.

2. Kadromierz

Kadromierz to świetne narzędzie do ewidencji czasu pracy, którego przejrzystość i spora liczba funkcjonalności sprawia, że znalazł się na drugim miejscu w naszym zestawieniu.

Główne funkcje:

• grafik pracy w chmurze,
• aplikacja dla pracowników dająca szereg możliwości, np. wgląd w grafik czy zamianę dyżurów,
• możliwość generowania raportów i przeglądania statystyk,
• zarządzanie budżetem dla indywidualnych pracowników,
• szereg integracji z programami kadrowo-płacowymi.

3. Quickbooks

Quickbooks śledzi czas pracy pracowników i jest dedykowany małym i dużym przedsiębiorstwom. Oferuje szereg funkcji, takich jak śledzenie rachunków, faktur, płatności, kosztów i przychodów, a także raportowanie finansowe.

Główne funkcje:

• używanie trybu timera – przycisk Start i Pauza,
• pracownicy mogą wprowadzać swój czas pracy za pomocą stopera lub wpisywać je ręcznie,
• możliwość automatycznego obliczenia kosztów pracy na podstawie podanych stawek godzinowych,
• zarządzanie płatnościami i przypominanie o terminach płatności,
• generowanie raportów finansowych,
• integracja z innymi aplikacjami biznesowymi,
• zarządzanie rachunkami i fakturami,
• automatyczne kategoryzowanie transakcji bankowych.

4. Calamari

Calamari to innowacyjna aplikacja, z którą rejestracja czasu pracy pracowników jest niezwykle prosta.

System rejestracji czasu pracy umożliwia:

• rejestrację czasu pracy bez udziału pracownika (innowacyjny system iBeacon rejestruje obecność telefonu pracownika w zasięgu beacona),
• ewidencję przy pomocy czytnika QR,
• ewidencję na aplikacji mobilnej z możliwością śledzenia GPS.

Co więcej, w Calamari można wykupić również moduł do elektronicznego zarządzania i ewidencji urlopów. Po wykupieniu tej opcji można składać elektroniczne wnioski urlopowe. Moduł ten pozwala również na automatyczne obliczanie wymiaru urlopu czy budowanie wielopoziomowych, elastycznych procesów akceptacji wniosków urlopowych.

5. Jibble

Jibble to program do ewidencji czasu, dzięki któremu rejestrowanie czasu pracy jest nie tylko bardzo dokładne, ale i pozbawione możliwości jakiejkolwiek manipulacji. Wszystko za sprawą funkcji rozpoznawania twarzy pracowników rejestrujących czas swojej pracy.

Główne funkcje:

• geolokalizacja pracowników w momencie logowania i wylogowywania z systemu,
• możliwość tworzenia harmonogramów prac,
• możliwość śledzenia pracy na podstawie konkretnych działań/realizacji zadań,
• możliwość monitorowania pulpitu pracownika za pomocą zrzutów ekranu,
• możliwość fakturowania na podstawie czasu spędzonego nad danym projektem.

6. Beebole

Beebole to karta ewidencji czasu on-line, której funkcjonalność sprawia, że postanowiliśmy umieścić ją w naszym mini-zestawieniu najlepszych programów.

To intuicyjne, bezpieczne i bardzo proste narzędzie, które prócz elektronicznej ewidencji czasu pracy pozwala także na:

• lepszą kontrolę kosztów dla poszczególnych projektów,
• rozliczanie i fakturowanie według zadań, projektów i klientów,
• śledzenie budżetu dla zadań,
• generowanie raportów dotyczących rentowności danego projektu.

Jak nie trudno zauważyć, Beebole to program, który ewidencjonuje czas pracy, ale także stanowi świetną bazę dla podejmowania lepszych decyzji biznesowych.

7. Clockify

To prosta, acz niezwykle użyteczna aplikacja, z którą bez trudu zmierzysz czas pracy. Tracker umożliwia zarówno automatyczną rejestrację, jak i ręczne wprowadzanie wartości.

Clockify to program umożliwiający również:

• fakturowanie,
• elektroniczna lista obecności (a co za tym idzie, monitorowanie nieobecności),
• dodawanie notatek,
• podglądanie w czasie rzeczywistym tego nad czym pracuje zespół,
• porównywanie szacowanego i rzeczywistego czasu spędzonego nad danym zadaniem/projektem,
• dodawanie dodatkowych uprawnień osobom na stanowiskach kierowniczych.

8. RescueTime

Kolejna aplikacja, dzięki której możesz rejestrować swój czas spędzony w pracy.

Wybierając RescueTime, oprócz programu do rejestracji godzin pracy, otrzymasz również gamę funkcji ułatwiających poprawę efektywności i koncentracji:

• alerty w czasie rzeczywistym,
• szczegółowe raporty dotyczące produktywności,
• blokowanie stron oznaczonych wcześniej jako nieproduktywne,
• tzw. „sesje skupienia” zaplanowane w kalendarzu,
• integrację ze Slackiem polegającą na ustawieniu modułu „nie przeszkadzać” i wyłączeniu powiadomień,
• możliwośc ustawienia celów dot. godzin pracy i śledzenie ich progresu.

9. Clicktime

Program ten znacznie ułatwia takie procesy firmy, jak rejestracja czasu pracy czy świeże spojrzenie na koszty każdego projektu.

Clicktime to kolejne automatyczne rozwiązanie do monitorowania czasu pracy dla firm. Jego użycie znacząco wspomaga kontrolę kosztów i nadzór nad pracownikami.

System ten wyposażony jest w funkcje takie, jak:

• monitorowanie czasu pracy i dni roboczych,
• raport z danymi o aktywności pracowników,
• timesheety,
• kwestie istotne kadrowo, takie jak nadgodziny, nieobecności czy koszty pracownika,
• inne istotne dla firmy dane, jak monitorowanie zużycia zasobów w projektach,
• aplikacja mobilna, dzięki której twoi pracownicy będa mogli prowadzić ewidencję czasu pracy z dowolnego miejsca.

10. Hubstaff

System do mierzenia czasu pracy, z którego korzystają przede wszystkim pracownicy zdalni.

Hubstaff oferuje ewidencję czasu pracy dla zespołów zdalnych. To przejrzyste i intuicyjne narzędzie, które dostarcza szczegółowych informacji o zużyciu godzin roboczych dla każdego projektu.

Użytkownicy doceniają Hubstaff m.in. za:

• screenshoty – aplikacja co kilkanaście minut wykonuje zrzut ekranu pracownika, co ma stanowić dowód dla pracodawcy, że zespół wykonuje swoje obowiązki,
• szczegółowe timesheety,
• raporty podsumowujące ogólny cykl pracy,
• budżetowanie,
• fakturowanie.

Podsumowanie

Program rejestrujący czas pracy powinien znaleźć się w niezbędniku każdej firmy. Nie tylko dostarcza on danych o efektywności pracowników, ale także pomaga przygotować budżet dla każdego projektu i stanowi narzędzie kontroli nad listą płac. Jeśli jeszcze wahasz się nad tym, czy zrezygnować z tradycyjnych rozwiązań na rzecz systemu pracującego w chmurze, wybierz jedno z narzędzi wymienionych powyżej – wszystkie oferują darmowy okres próbny, dzięki któremu przetestujesz oferowane funkcje.

👉 Przeczytaj i sprawdź 10 aplikacji do śledzenia czasu pracy na komputerach MAC!