Monitoring komputera pracownika – czym jest i jak go wprowadzić w mojej firmie?

Popularność pracy zdalnej ma się świetnie, zwłaszcza w przypadku pracy biurowej. Coraz więcej pracodawców oferuje swoim pracownikom zdalne wykonywanie obowiązków, umożliwiając im też korzystanie z komputerów służbowych w domowym zaciszu. Problem jednak w tym, że wielu z nich nie ma pojęcia o tym, jak efektywnie prowadzić monitoring komputera pracownika i jego pracy.

Dlaczego monitoring pracowników wciąż budzi obawy?

Niestety, informacja o tym, że na komputerze pracownika zostanie zainstalowany program do monitorowania komputera w czasie rzeczywistym w celu kontroli czasu pracy wciąż budzi niemałe wątpliwości.

Monitorowanie aktywności pracownika w czasie pracy jest bowiem często mylnie rozumiana jako totalne śledzenie jego poczynań. Magicznie znika zaufanie, a wzrasta chęć całkowitej kontroli. Sporo pracodawców wciąż jest zdania, że skoro powinno się kontrolować całkowitą aktywność pracowników zdalnych, skoro korzystają oni ze sprzętu będącego własnością pracodawcy.

Dlatego szukają oni rozwiązań do monitoringu komputera takich, jak:

• monitoring poczty elektronicznej,
• monitorowanie aktywności myszy (czas bezczynności myszy),
• monitorowanie aktywności klawiatury,
• śledzenie tytułów dokumentów na danym komputerze,
• czas zablokowanego ekranu.

Pracownicy zdalni (i nie tylko) mają więc wątpliwości co do poszanowania dóbr osobistych pracownika i nie są optymistycznie nastawieni do monitorowania komputera.

Tymczasem zarzuty te są niesprawiedliwe – taki program umożliwia zdefiniowanie danych dotyczących godzin pracy, ułatwiając takie procesy biznesowe jak ewidencję pracownika czy też przygotowywanie listy płac. Problem nie leży zatem w samej aplikacji lub w tym jak aplikacja działa, ale w sposobie, w jaki pracodawca wykorzystuje ich aktywność (nie tylko w miejscu pracy).

Jak zatem wygląda kwestia legalności monitoringu aktywności pracowników? Jak wprowadzić ten sposób organizacji pracy w swojej firmie i jakich aplikacji do tego używać?

Czym jest monitoring komputera i godzin pracy?

Monitoring godzin pracy pracowników nie jest nowym zjawiskiem – zyskał jedynie na popularności przy okazji pandemii COVID-19. Jest to proces związany z nadzorem przełożonego oraz zbieraniem informacji o aktywności pracownika w czasie pracy. Zgodnie z prawem, pracodawca jest zobowiązany do ewidencjonowania czasu pracy imiennie i indywidualnie, a także w sposób rzetelny, przejrzysty dla pracownika i adekwatny do zamierzonego celu.

Od pracodawcy zależy to, jak w jego firmie wyglądać będzie monitorowanie godzin pracy. Może to zrobić za pomocą:

• tradycyjnych, papierowych list obecności – wychodzą one jednak z użycia, gdyż kwestia ich zgodności z RODO jest dyskusyjna,
• arkuszy kalkulacyjnych, jak Excel czy Google Spreadsheets – dotychczas najpopularniejsze rozwiązanie, wygodne ze względu na możliwość edycji w chmurze, co ogranicza zużycie papieru,
• programu do monitorowania aktywności pracowników – aplikacje automatycznie mierzące czas pracy zyskują obecnie powszechne uznanie, gdyż raz zainstalowane na komputerze nie wymagają większego zaangażowania ze strony zarówno przełożonego, jak i pracownika. Działają one w chmurze, w tle, zbierając te informacje o aktywności pracownika, które pracodawca uznaje za istotne. Oprogramowanie to jest niezwykle wygodne i całkowicie eliminuje korzystanie z papierowych rozwiązań.

Czy pracodawca może monitorować komputer pracownika?

Monitorowanie komputera pracownika – prawo

Zgodnie z obowiązującym obecnie kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję godzin pracownika. Uzasadnienie wyboru narzędzi pracy powinno znaleźć się w regulaminie pracy – tak, by każdy miał swobodny dostęp do informacji, jakie aplikacje używane są w firmie.

Nie oznacza to jednak, że monitorowanie komputera pracownika nie jest legalne. Wręcz przeciwnie – sama kontrola pracy jest uzasadniona i o ile prowadzona zgodnie z przepisami określonymi w kodeksie pracy, jest całkowicie zgodna z prawem. W ostatnich latach prawo pracy niedostatecznie jednak regulowało tę kwestię, a właściciele firm wykorzystywali wszelkie niejasności, przekraczając chociażby granicę poziomu kontroli komputera pracownika.

Monitorowanie komputera pracownika – RODO

Monitorowanie komputera pracownika nie może jednak naruszać jego godności i dóbr osobistych. Kwestię tę porusza artykuł 111 Kodeksu Pracy, a główny nacisk położony jest na wolność i tajemnicę korespondencji. Ponadto, pracodawcę obowiązują również przepisy o ochronie danych osobowych. W dzisiejszych czasach do celów prywatnych i załatwiania własnych spraw pracownicy rzadko używają już komputerów firmy – robią to raczej za pośrednictwem własnych urządzeń mobilnych, więc dostęp do wrażliwych danych pracowników jest ograniczony.

Pracodawca ma jednak prawo egzekwować od pracowników to, czy przestrzegane są zasady właściwego użytkowania powierzonego im sprzętu firmowego.

Podsumowując zatem: monitoring komputera pracownika jest legalny, jednakże wymaga uprzedniego poinformowania podwładnych o tym, firma zamierza wprowadzić program do monitorowania komputera.

Jakie korzyści niesie za sobą wykorzystanie monitorowania komputera pracownika?

Dobrze wprowadzona kontrola komputera pracownika wpływa istotnie na jakość prowadzonych w firmie procesów. Niesie ze sobą sporo korzyści, zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

Korzyści dla pracowników widzimy w następujących obszarach:

• wypłata sprawiedliwego wynagrodzenia – jest to szczególnie ważne dla osób zatrudnionych na podstawie określonej stawki godzinowej. Mając włączony program do monitorowania komputera w trakcie wykonywania obowiązków, pracownik jest w stanie dokładnie wskazać, ile godzin w miesiącu przepracował oraz jak długo zajęło mu wykonanie określonych zadań,
• podniesienie własnej produktywności – raporty generowane przez program do monitorowania godzin pracy jasno wskazują, na co tracisz najwięcej czasu oraz kiedy jesteś najbardziej produktywny. Dzięki tej wiedzy możesz wyeliminować nieproduktywne aktywności i zyskać cenne godziny, których czasem tak bardzo im brakuje w ciągu dnia (wskazówka: stwórz własny tygodniowy ranking produktywności!),
• dowód pracy – istotny zwłaszcza podczas pracy zdalnej. Pracownik sam może chcieć udowodnić przełożonemu, że zamiast leżeć na kanapie, wykonuje swoje obowiązki – wtedy doskonale sprawdzi się raport pokazujący zarejstrowane w trakcie godzin pracy aktywności z komputera pracownika.

Korzyści dla pracodawcy to zaś:

• podniesienie wydajności i ocena rentowności projektów – monitorowanie pracownika aktywności komputera dostarcza istotnych danych dotyczących pracy przy poszczególnych zadaniach i określonych programach. Analizując raporty generowane automatycznie przez oprogramowanie, managerowie są w stanie zoptymalizować ten okres dla przyszłych przedsięwzięć,
• wskazanie słabych punktów i szybka reakcja na problem – na podstawie tych samych raportów pracodawcy są w stanie określić, jaka jest aktywność zespołu oraz jakie procesy w trakcie projektu zajmują najwięcej czasu. W ten sposób mogą oni szybko podjąć decyzję o zwiększeniu środków dla danego zadania (np. oddelegowanie kilku dodatkowych osób do projektu),
• wskazanie pracowników, którzy zaniedbują swoje obowiązki – w interesie przełożnych leży to, aby firma, którą zarządzają, przynosiła zyski. Jeśli pracownicy nierzetelnie przykładają się do wykonywania swoich obowiązków, znajduje to odbicie w terminowości prac całego zespołu. Monitorowanie komputera pracownika i czasu pracy umożliwia wychwycenie takich spadków zaangażowania, a pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika i omówić te rezultaty, by ustalić, przyczynę niższego zaangażowania oraz pomóc pracownikowi przezwyciężyć występujące trudności.

Jak wprowadzić monitoring komputera pracownika w mojej firmie?

Instalowanie jakiegokolwiek nowego oprogramowania na firmowych komputerach zawsze budzi wątpliwości wśród pracowników. Zwłaszcza, jeśli stawia się podwładnych przez faktem dokonanym, wysyłając do nich jedynie komunikat o tym, że od tego i tego dnia będzie obowiązywała w zakładzie pracy np. elektroniczna ewidencja czasu pracy i monitoring aktywności pracowników (aktywność komputera). Takie zachowanie natychmiast wywołuje skojarzenia z inwigilacją, a przecież to nie nadmierna kontrola pracowników jest istotą monitoringu godzin pracy.

Jak zatem przygotować zespół do wprowadzenia narzędzia do monitorowania komputera pracownika?

Postaw na rozmowę

Jak wspomniano wyżej, Polsce program do monitorowania komputera nie budzi najlepszych skojarzeń. Jego pojawienie się w firmie budzi raczej obawy o to, że przełożony chce znać historię przeglądanych stron internetowych, wprowadzić kontrolę poczty (pomimo obowiązującej tajemnicy korespondencji, również tej firmowej), czy zastosować monitoring aplikacji. Wątpliwości te wynikają głównie ze złych praktyk stosowanych przez pracodawców, którzy wykorzystywali luki prawne w regulaminie pracy.

Dlatego wprowadzając time tracking w swojej firmie, postaw na rozmowę i zorganizuj spotkanie, na którym pojawią się wszyscy pracownicy, którzy będą korzystać z tego narzędzia. Jest to istotna część zapewnienia prawidłowej organizacji pracy. Taka rozmowa stworzy wśród nich poczucie, że proces ten odbywa się przy ich udziale, a nie za ich plecami. Ponadto dzięki temu otrzymają możliwość zadania pytań na nurtujące ich kwestie dotyczące monitorowania komputera pracownika oraz wykorzystania czasu pracy, a ty natychmiast będziesz mógł na nie odpowiedzieć i rozwiać wszelkie wątpliwości swoich podwładnych.

Wytłumacz, że oprogramowanie to nie służy kontroli komputera

Monitorowanie czasu pracy daje przede wszystkim odpowiedź na pytanie: ile czasu zajmują dane procesy w firmie? Zebrane za pośrednictwem aplikacji dane umożliwiają określenie liczby godzin, którą należy przeznaczyć na dany projekt oraz właściwą alokację pracowników. Wiedza o czasie, który tracimy na bezsensowne aktywności jest bezcenna i pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów firmy przy następnych przedsięwzięciach.

Niestety, lata nieuczciwych praktyk stosowanych przez pracodawców zrobiły swoje. Jakakolwiek wzmianka o wprowadzeniu w firmie oprogramowania do monitoringu komputera natychmiast budzi obawy podwładnych o nadmierną kontrolę i pytania: co będą monitorować? Czy to w ogóle zgodne z prawem? Czy przez to będą mieli dostęp do moich urządzeń? Czy jako pracownik, nie jestem obdarzony wystarczającym zaufaniem pracodawcy?

Wyjaśnij więc, ze wprowadzenie tego systemu ma na celu, owszem, monitorowanie urządzeń, jednak zbierane dane wykorzystane będą głównie na potrzeby analizy godzin spędzonych na danych aktywnościach. Nikt za pośrednictwem tych programów nie będzie miał czasu, by monitorować maile pracowników, przeglądać na jakie strony internetowe wchodzi pracownik czy zawartość ich komputerów.

Serio, tylko niesumienni managerowie tracą czas na takie agresywne formy monitoringu, myśląc, że ejdyne, co pracownik robi, to tracenie czasu w popularnych mediach społecznościowych.

Podkreśl, że time tracking to nie kontrola i żaden pracownik nie musi się go bać – nie zachwieje to wzajemnego zaufania między wami, bo z niewolnika nie ma pracownika.

Przedstaw dokładnie narzędzie, z jakiego będziecie korzystać

Podczas spotkania poinformuj pracowników o tym, jakiej aplikacji będziecie używać do monitoringu komputerów i objaśnij dokładnie zasady właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi. Opowiedz dokładnie o tym, jak działa i jakie są jej główne funkcje. Wytłumacz także poziomy uprawnień użytkownika i wskaż, kto w zespole będzie administratorem czy supervisorem waszego systemu.

Przygotuj się dokładnie do spotkania

Zanim zorganizujesz spotkanie, postaw się w roli swoich pracowników i zadaj sobie pytania o to, czym będzie w twojej firmie monitorowanie komputera:

• czy mój zespół właściwie wie, czym jest monitoring czasu pracy, a prowadzenie ewidencji czasu pracy to jeden z obowiązków wynikających z polskiego prawa?
• czy wiedzą, jakie jest jego zastosowanie?
• co może budzić ich wątpliwości?
• co przemawia za tym, że monitoring służbowego komputera jest konieczny i nie wywiera negatywnego wpływu na efektywność pracowników?
• jak wytłumaczyć im, że istotą tego procesu nie jest kontrola aktywności pracownika, a pełne wykorzystanie czasu pracy i podniesienie wydajności projektów, a przez to poprawa wydajności pracowników?
• jak wyjaśnić, że zarówno ich interesy, jak i moje, jako pracodawcy, są chronione polskim prawem i czym grozi nieprzestrzeganie przepisów (np. poprzez zainstalowanie na danym komputerze programu, który narusza tajemnicę korespondencji)?

Każdy brak odpowiedzi z twojej strony będzie skutkował niepewnością ze strony pracownika. Ten brak zaufania może później odzwierciedlić się w niedokładnym wypełnianiu timesheetów czy zwiększonej częstotliwości używania prywatnych urządzeń mobilnych.

Czym i jak monitorować komputer pracownika?

Rynek narzędzi typu SaaS jest pełen różnego rozdzaju porgramów umożliwiających dokładny monitoring komputera pracownika i godzin pracy. Nie wszystkie firmy szukają jednak takich samych rozwiązań i mają różne oczekiwania co do funkcji takiego systemu, zwłaszcza biorąc pod uwagę pewne ograniczenia występujące w niektórych branżach.

Poniżej znajduje się kilka przykładów takich narzędzi umożliwiających monitoring komputerów i stron ze wskazaniem na wyróżniające je cechy charakterystyczne.

TimeCamp

W pełni zautomatyzowana aplikacja mierząca godziny do projektów oraz rejestrująca czas pracy zdalnej i biurowej

TimeCamp służy do automatycznego zliczania godzin pracy. Rejestruje również aktywność komputera (np. poprzez monitoring używanych aplikacji czy stron internetowych), na którym jest zainstalowany, co pozwala na znacznie prostsze uzupełnianie timesheetów wpisami czasu.

Oprócz tego, firmy chwalą sobie to oprogramowanie za możliwość prowadzenia firmowej ewidencji, wystawiania faktur oraz za budżetowanie i szczegółowe raporty dotyczące produktywności zespołu. Ponadto, aplikacja działa na wszystkich popularych systemach i urządzeniach, a także umożliwia archiwalny wgląd w timesheety i raporty.

Kadromierz

Program wspomagający tworzenie ewidencji pracy i monitoring komputera pracownika

Kadromierz umożliwia monitoring godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy za pośrednictwem aplikacji dla komputerów czy urządzeń mobilnych. Tworzy listy obecności, dzięki temu przełożeni mogą monitorować to, czy ich podwładni są w pracy, spóźnili się bądź pracują po godzinach.

Hubstaff

Aplikacja do monitorowania komputera pracownika wykonująca zrzuty ekranu

Niektóre firmy potrzebują programów umożliwiajacych bardziej zaawansowany monitoring aktywności pracownika. Hubstaff oferuje monitorowanie pracownika poprzez wykonywanie zrzutów ekranu w różnych odstępach czasu, przekazując przełożonym raporty o produktywności pracowników. Ten sposób monitorowania aktywności pracowników dostarcza danych o firmowych aplikacjach (np. o tym, czy ich zastosowanie nie odbywa się w celach prywatnych).

Warto dodać, że nawet jeśli program do monitorowania komputera pracownika jest płatny, to w każdej chwili możesz zdecydować, czy chcesz kontynuować płatną subskrypcję – zwłaszcza, jeśli nie spełnia twoich oczekiwań.

Monitoring pracowników jest w naszym kraju wciąż owiany złą sławą, głównie przez stosowanie nieuczciwych praktyk zapewnienia organizacji pracy wynikających z niedostatecznego uregulowania prawnego tej kwestii, zwłaszcza w pracy zdalnej. Jedno jest jednak pewne – pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji pracy (zarówno tej wykonywanej w miejscu pracy, jak i pracy zdalnej), a oprogramowanie monitorujące godziny włączenia i wyłączenia komputera znacznie ułatwia ten proces, umożliwia również pełne wykorzystanie czasu pracy.

Ponadto, przy pomocy systemu umożliwiającego monitoring godzin pracy firmy są jednak w stanie znacznie poprawić swoją wydajność poprzez wyeliminowanie nieproduktywnych aktywności i lepszą ocenę rentowności prowadzonych projektów.

Należy jednak pamiętać, że samo monitorowanie i stosowanie oprogramowania do monitoringu komputera nie ma na celu śledzenia pracownika. Dajemy mu bowiem do ręki narzędzie, dzięki któremu sam może wskazać, na co traci czas, by dzięki temu przeznaczyć cenne godziny na produktywne aktywności. Dlatego właśnie pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o tym, że wprowadza monitoring komputerów służbowych. Dodatkowo, warto wspomnieć jak ważna jest ochrona dóbr osobistych pracownika i wystrzegać się narzędzi oferujących monitoring poczty elektronicznej, który może zostać wykorzystany do do łamania tajemnicy korespondencji.