Jak dopilnować terminowego wykonywania zadań?

Terminowe wykonywanie zadań przez pracowników firmy to jeden z głównych elementów, na które przeciętny menadżer powinien zwrócić uwagę. Dlaczego nie przestrzegamy terminów? Przestrzeganie terminów to umiejętność czy raczej cecha charakteru?

Gallup Business Journal dowodzi, że jedynie 2,5% firm kończy swoje projekty na czas. Z czego to wynika? Najczęstszym powodem takiego stany rzeczy jest kultura firmy albo opóźnienia ze strony samego klienta.

Czynniki zapobiegające opóźnieniom

Do najczęściej wymienianych przez specjalistów elementów mających wpływ na terminową realizację projektów można  zaliczyć:

• Priorytetyzacja zadań składających się na projekt
• Unikanie rozproszenia
• Trafne planowanie
• Korzystanie z dobrodziejstw technologii

Badania zrealizowane na zamówienie firmy Samsung wykazują, że potrzebujemy 15 minut na to, by móc wrócić do rzetelnej pracy po czymś, co nas rozproszyło. Średnio, stan takiej dekoncentracji trwa około 96 minut dziennie. Niebywała strata czasu, co nie?

Jak jej zapobiec? Project-Manager.com podkreśla konieczność zastosowania najnowszych rozwiązań technologicznych. W artykule ,,3 strategies to increase productivity‘’, Peter Landau zachęca do mierzenia własnej aktywności. Można to robić na różne sposoby, natomiast my szczególnie polecamy TimeCamp.

Aplikacja ta pozwala, między innymi, na:

• oznaczanie godzin początku i zakończenia określonych zadań
• mierzenie czasu w tzw. timesheetach lub za pomocą aplikacji desktopowej
• otrzymywanie dokładnych raportów czasu pracy
• otrzymywanie dokładnych raportów na temat tego, jak długo pozostawałeś bezczyny w godzinach włączenia komputera
• otrzymywanie dokładnych raportów dotyczących typu projektów, nad jakimi pracowałeś, i czasu im poświęconego
• mierzenie i twojej aktywności komputerowej, w podziale na aktywność produktywną i bezproduktywną
• rejestrację aplikacji, dokumentów czy stron, na których spędziłeś swój czas

Dokładny spis przepracowanych godzin na konkretnymi zadaniami, wraz z ilością uzyskanego przychodu dzięki nim, będącego iloczynem stawki godzinowej i łącznego wymiaru czasu pracy.

Dokładny spis zadań z wyznaczonymi terminami

Jeśli chcesz dotrzymać wszystkich terminów, zapisuj je w jednym miejscu. Sprawdzaj regularnie, najlepiej codziennie, jakie prace musisz wykonać dziś, jutro. Każdy Twój dzień powinien być dokładnie zaplanowany. Ważnym jest, żeby każde zadanie miało swoją datę końcową. Rozbijaj zadania na maksymalnie małe, bo to pozwoli Ci skutecznie zaplanować czas swojej pracy. Przede wszystkim jednak pamiętaj – nie bierz na siebie za dużo zobowiązań. Na którymś etapie będziesz musiał zweryfikować swoją dotychczasową pracę nad projektem i prawdopodobnie wprowadzić kilka poprawek, a to wymaga czasu. Wydziel go.

W tym obszarze pomogą Ci aplikacje do zarządzania projektami takie jak np. TimeCamp Planner, której używamy w naszej firmie. TimeCamp Planner to połączenie funkcjonalności popularnego komunikatora Slack z Trello. Swoboda czatowania pierwszego i Kanbanowy układ zadań typowy dla tego drugiego sprawią, że poczujesz się jak w domu, używając TimeCamp Planner.