Czym jest zadaniowy czas pracy i jak go rozliczać?

Zadaniowy czas pracy polega na tym, że pracodawca zleca zadania do wykonania, a czas pracy nie jest ściśle określony. Zamiast godzin pracy, liczy się wykonywanie zadania. System ten jest stosowany w firmach, w których nie jest możliwe określenie precyzyjnych godzin pracy, np. w przypadku pracowników zdalnych lub freelancerów, a także gdy zadań tych nie da się wykonać w ramach kodeksowego czasu pracy.

Jeśli chcesz spróbować w swojej firmie czegoś innego niż podstawowy system czasu pracy, ale wahasz się, czy wprowadzić zadaniowy czas pracy w twojej firmie, ten post na pewno przekona cię, że jest to świetny sposób na podniesienie atrakcyjności miejsca pracy.

Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy

Aby zastosować zadaniowy czas pracy w firmie, należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach:

Określenie celów i zadań – ważne jest, aby każdy pracownik miał jasno określone cele do osiągnięcia i zadania do wykonania. Powinno to pomóc w uniknięciu nieporozumień i zapewnieniu, że każdy pracownik wie, co należy zrobić. Zakres obowiązków na podstawie których pracodawca rozlicza pracownika zapisać można w umowie, w regulaminie pracy lub np. w układzie zbiorowym pracy.
Ustalanie priorytetów – niektóre zadania są ważniejsze od innych, więc ważne jest, aby ustalić priorytety i wyznaczyć terminy wykonania zadań w ustalonych normach czasu pracy.
Monitoring produktywności – w zadaniowym systemie czasu pracy ważne jest monitorowanie postępów w wykonywaniu zadań. Dzięki temu można łatwo określić produktywność pracowników.
Wynagrodzenie – ważne jest, aby pracownicy otrzymywali regularnie wynagrodzenie adekwatne do ilości i jakości wykonanych zadań w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Komunikacja – w zadaniowym systemie czasu pracy i szybkim wykonywaniu powierzonych zadań uwzględniając wymiar czasu na nie przeznaczonym ważna jest otwarta i klarowna komunikacja między pracownikami, jak i między pracownikami a kierownictwem.

Ponadto, należy pamiętać, że w każdej firmie obowiązuje regulamin pracy, więc należy zapisy o zadaniowym czasie pracy muszą być dostosowane do tego brzmienia.

Jak czas pracy ujęty jest w polskim prawie?

Kwestię tę reguluje Kodeks Pracy, a konkretnie jego szósty dział.

W rozdziale pierwszym, artykuł 128. określa ramy dla doby oraz tygodnia pracowniczego, porusza kwestię pracy zmianowej oraz, co najważniejsze, podaje definicję czasu pracy:

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

W rozdziale drugim zaś znalazły się zaś konkretne zapisy dotyczące norm czasu pracy i jej i ogólnego wymiaru. Artykuł 129. określa, że przeciętny tydzień roboczy obejmuje 40 godzin, pięć dni w tygodniu po 8 godzin na dobę, przy czym okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać czterech miesięcy. Brzmi nieco tradycyjnie, prawda? Rynek pracy nie jest jednak jednolity, istnieją profesje, które nie wpisują się w ten schemat i dla nich ustanowione są odrębne zapisy w k.p. Podobnie jest w przypadku zawodów, którym nie służy sztywny schemat od ósmej do szesnastej.

Polskie prawodawstwo dopuszcza więcej niż jeden, sztywny system pracy. Wynika to głównie ze względu na różną specyfikę wykonywanych przez Polaków zawodów – trudno bowiem byłoby oczekiwać od lekarza czy górnika pracy od ósmej do szesnastej, a na księgową nałożyć obowiązek spędzania 12 godzin w biurze. Przyjmy się więc bliżej wariantowi, który wyróżnia się najbardziej wśród pozostałych – systemowi zadaniowemu. W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy można z sukcesem go zastosować.

Zadaniowy system czasu pracy jest najbardziej elastycznym wariantem – nie zakłada bowiem konieczności stawiennictwa w pracy w określonych dniach i godzinach, powierzone obowiązki pracownik ma jednak wykonać w czasie ustalonym przez obie strony, zgodnym z normami określonymi w artykule 129. Zatrudnienie w tym systemie determinowane jest rodzajem pracy oraz miejscem jej wykonywania. Często wariant ten stosowany jest w przypadkach, gdy zatrudniony nie musi w sposób ciągły pozostawać do dyspozycji pracodawcy oraz wykonywać swoich obowiązków w siedzibie firmy.

Aby wprowadzić zadaniowy system pracy, konieczne jest osiągnięcie w tej kwestii porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. Jednakże, przepisy dopuszczają wprowadzenie tego systemu nawet w wypadku, gdy takiego porozumienia nie ma, nakładają jednak na pracodawcę obowiązek skonsultowania tego zamiaru z zatrudnionym oraz udowodnienie, iż powierzone zadania są możliwe do wykonania według norm określonych w Kodeksie Pracy.

Jak rozliczać zadaniowy czas pracy?

Zadaniowy system czasu pracy może wywoływać pewne wątpliwości i rodzić masę pytań. Wariant, który zakłada rozliczanie pracownika nie na podstawie czasu pracy, a z wykonania powierzonych zadań nie jest jednak tak skomplikowany, jakby się mogło wydawać. Poniżej wyjaśniamy najbardziej palące kwestie.

Zadaniowy czas pracy a lista obecności

Specyfika zadaniowego pracy zakłada, że pracownicy nie są zobowiązani do podpisywania list obecności, wymaganych w przypadku innych wariantów zatrudnienia. Byłoby to uciążliwe zwłaszcza dla osób, które wykonują swoje obowiązki poza biurem, a zwłaszcza dla tych, które są w ciągłych rozjazdach – przyjeżdżanie do firmy tylko po to, by zostawić podpis, byłoby niedorzeczne. Jeżeli jednak pracodawca chce być informowany o tym, kiedy pracownicy zadaniowi wykonują swoje obowiązki (a co za tym idzie, wiedzieć, kiedy ma pracownika do swojej dyspozycji), nic nie stoi na przeszkodzie, by zgłaszać gotowość do pracy telefonicznie lub mailowo.

Ponadto, doskonale sprawdzą się tu systemy ewidencjonowania czasu pracy online, dzięki którym pracownicy mogą w łatwy sposób zaznaczyć godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (a nawet każdego zadania!).

Zadaniowy czas pracy a ewidencja czasu pracy

W przypadku tego systemu, jak wcześniej wspomniano, pracownik nie ma obowiązku „meldować się” za każdym razem, gdy rozpoczyna lub kończy pracę – rozliczany jest bowiem na podstawie efektów powierzonych zadań. Pracodawcę jednak, choć nie jest zobowiązany do mierzenia czasu pracy takiego pracownika, obowiązuje uproszczona ewidencja czasu pracy, stanowiąca fakt świadczenia pracy, rejestrującą urlopy, delegacje, zwolnienia lekarskie oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. Ponadto, jeżeli osoba pracuje dłużej niż zakładają to normy k.p., przekroczone godziny uważa się za pracę w godzinach nadliczbowych.

Czytaj więcej: Ewidencja czasu pracy – dlaczego potrzebujesz jej w swojej firmie?

Zadaniowy system czasu pracy a urlop

Zgodnie z zapisami kodeksu pracy, zadaniowy czas pracy również uwzględnia urlop wypoczynkowy na takich samych zasadach, jak przysługujący osobom pracującym w innych systemach. To samo dotyczy dni wolnych, takich jak niedziele czy święta. Skorzystanie z urlopu oznacza w tym przypadku mniejszą liczbę powierzonych obowiązków do wykonania – przekroczenie tych norm skutkuje wykroczeniem przeciwko prawom pracownika oraz nałożeniem kary na pracodawcę. Ponadto, pracodawca zobowiązany jest do stworzenia pracownikowi zatrudnionemu na takich warunkach okresy nieprzerwanego odpoczynku – tygodniowego w wymiarze 35 godzin, oraz dobowego – 11 godzin między zakończeniem a rozpoczęciem pracy.

Zadaniowy system czasu pracy a praca zdalna

W związku z tym, że zadaniowy tryb pracy nie jest ściśle związany z miejscem wykonywania pracy, jak najbardziej dopuszcza się zdalne wykonywane obowiązków. Efekty powierzonych pracownikowi zadań, a także kroki podjęte do ich wykonania można bowiem w łatwy sposób monitorować za pośrednictwem programów do zarządzania projektami, w którym pracodawca/kierownik zespołu na bieżąco rozpisuje zadania pracownika.

Ponadto, w systemie zadaniowym łatwiej jest pogodzić obowiązki zawodowe z życiem prywatnym, np. jeśli pracownik wykonuje pracę i jednocześnie opiekuje się dzieckiem. Pracodawca z pracownikiem ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych obowiązków uwzględniając wymiar czasu określony w kodeksie pracy, jednak pracownik nie jest zobowiązany do przebywania przed komputerem w standardowych godzinach pracy firmy.

Więcej: Czym jest ewidencja pracy zdalnej i dlaczego jest potrzebna?

Zadaniowy system czasu pracy a wynagrodzenie

Pracownik rozliczany jest na podstawie efektów, nie zaś na podstawie zliczonych godzin. Czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań jest bowiem ustalany indywidualnie między pracodawcą a pracownikiem. Warto mieć na uwadze, że jeśli pracodawca w przypadku zadaniowego czasu pracy ustali zakres obowiązków w taki sposób, że zostają przekroczone normy czasu pracy określone przez kodeks pracy, pracownik ma prawo ubiegać się o wynagrodzenie z tytułu wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.

Dla kogo jest zadaniowy czas pracy?

Zadaniowy czas pracy warto wprowadzić wtedy, gdy nie może być efektywnie kontrolowany bądź nie występuje taka konieczność. Przykładem osób zatrudnionych na podstawie zadaniowego czasu pracy mogą być handlowcy, których zadania polegają na negocjowaniu i zawieraniu umów z klientami. Zazwyczaj zadaniowy czas pracy ma zastosowanie w przypadkach pracy koncepcyjnej, czyli takiej, która wymaga od nas dużego wysiłku umysłowego oraz szczególnej koncentracji, np. praca grafika, projektanta czy chociażby copywritera.

Jak monitorować produktywność?

Wyniki mierzenia czasu pracy są znakomitym bodźcem dla pracowników, ponieważ pomagają im zrozumieć w jaki sposób spędzają czas przed komputerem. Taka samokontrola to najlepszy możliwy sposób na podniesienie produktywności pojedynczych pracowników i całego zespołu. Wiedza, że projekt wykonywany jest zgodnie z planem daje duży komfort, albo – gdy występują zaległości – mobilizuje do większego wysiłku. Wiedza wynikająca z mierzenia czasu pomaga pracownikom utrzymać samodyscyplinę, co w znacznym stopniu zwiększa kreatywność.

Narzędzia do zarządzania projektami

TimeCamp

Raportowanie czasu pracy w aplikacji TimeCamp może się odbywać na pięć różnych sposobów:

aplikacja desktopowa – stoper TimeCamp będzie dostępny zawsze na pulpicie komputera, dzięki czemu możemy mierzyć czas i aktywność bez opuszczania aplikacji w których wykonujemy pracę,
stoper w przeglądarce – po zalogowaniu się na stronie aplikacji TimeCamp możemy mierzyć czas stoperem dostępnym online,
timesheet dostępny w przeglądarce – dla wielbicieli tradycyjnych rozwiązań w nowym wydaniu, pozwala ręcznie uzupełniać czas pracy na koniec dnia lub tygodnia, analogicznie do papierowych, tradycyjnych metod mierzenia czasu zadań,
rejestrator czasu pracy – odbijanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy dla pracowników, których praca nie wymaga użycia komputera. Wystarczy jedynie postawić podłączone do internetu urządzenie w widocznym miejscu, by pracownicy mogli logować się za pomocą swoich kodów PIN.
aplikacja mobilna na Android i iOS to świetne rozwiązanie dla osób pracujących w terenie. Przejrzysty interfejs oraz prostota wykonania dla pewniejszej rejestracji aktywności pracowników mobilnych lub własnej. Zasada działania jest taka sama: po uruchomieniu stopera możemy mierzyć czas bezpośrednio z telefonu.
plugin TimeCamp do Google Chrome, umożliwiający mierzenie czasu w wielu aplikacjach biznesowych, m.in. Asana, Trello, Jira, Podio, TimeCamp Planner. TimeCamp oferuje również ponad 30 bezpośrednich integracji z programami do zarządzania projektami, księgowości czy obsługi klienta.

Poza szczegółowym pomiarem czasu pracy, TimeCamp oferuje również następujące funkcje:

darmowy plan dla nielimitowanej liczby użytkowników,
fakturowanie,
drzewiastą strukturę projektów z nielimitowaną liczbą zadań i podzadań,
zatwierdzanie timesheetów,
ewidencję czasu pracy, urlopów i nadgodzin,
monitorowanie wydatków,
różne rodzaje raportów, w tym te niestandardowe, profilowane przez samego użytkownika,
monitorowanie użycia komputera i aplikacji w formie przejrzystego raportu,
szeroki wachlarz integracji z narzędziami do zarządzania zadaniami, księgowości, dla sprzedaży itp.,
budżetowanie i kontrolę kosztów projektu,
eksport danych w różnych formatach – PDF i CSV, a także arkusze kalkulacyjne Excel i Google Docs,
Oznaczanie aktywności prywatnej,
GPS tracking, geofencing i screenshoty.

Oprócz darmowego planu dla nielimitowanej liczby użytkowników, TimeCamp oferuje dwa plany płatne: pierwszy w wersji podstawowej za 28,80 zł miesięcznie za użytkownika, drugi w wersji pro za 41,40 zł miesięcznie za użytkownika (w rozliczeniu rocznym).

Nie trać już więcej energii na ręczne mierzenie czasu pracy, TimeCamp zrobi to za Ciebie!

Tmetric

Prosta w obsłudze aplikacja do mierzenia czasu pracy dla firm i freelancerów, która łączy w sobie podstawowe zarządzanie projektami i time tracking.

Umożliwia monitorowanie postępów w projektach i czasu poświęconego na zadania związane z pracą.

Najważniejsze funkcje programu:

automatycznie mierzy czas pracy,
umożliwia ręczne uzupełnianie timesheetów,
posiada monitorowanie rozliczalnych godzin,
generuje raporty dotyczące godzin pracy czy zużycia środków w projekcie,
oferuje integracje bezpośrednie oraz poprzez Zapier,
jest dostępny jako aplikacja desktopowa (Windows, Mac, Linux), mobilna (iOS, Android) oraz jako dodatek do przeglądarek.

Hubstaff

Proste w obsłudze narzędzie, które doceniane jest przez zespoły zdalne.

Dzięki funkcji screenshotów ze wskaźnikami aktywności oraz montorowaniu czynności koputera managerowie moga trzymać rękę na pulsie produktywności swojego zespołu.

Hubstaff oferuje również:

widok kalendarza z planowaniem cyklu pracy,
listę płac,
fakturowanie,
automatyczne raporty,
monitorowanie rozliczalnych godzin,
aplikację desktopową, mobilną oraz dodatek do Google Chrome,
GPS tracking i wiele innych.

Sprawdź również: System rejestracji czasu pracy

System zadaniowego czasu pracy – podsumowanie

Podsumowując to na czym polega zadaniowy czas pracy – w zadaniowym czasie pracy pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala realizację konkretnej liczby zadań uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 tzn. tak, aby mógł je wykonać w ciągu 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w 5 dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

W zadaniowym systemie czasu pracy dopuszczalne jest, aby pracownik jednego dnia pracował dłużej niż 8 godzin, a innego odpowiednio krócej. W takiej sytuacji, wedle regulaminu nie powstają godziny nadliczbowe. Nadgodziny powstaną z kolei, gdy pracodawca poleci pracownikowi dodatkowe zadania. W tym systemie to sam pracownik ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych obowiązków. Decyzje jak rozłoży sobie pracę, ile czasu potrzebuje do wykonania danego zadania, kiedy i jak długą zrobi przerwę zależą od niego, co może pozytywnie wpłynąć na zwiększenie wydajności pracy.