Jak kontrolować czas pracy pracowników?

Zarządzanie czasem jako klucz do śledzenia godzin

Ludzie lubią śledzić to, co robią, zwłaszcza jeśli chodzi o pracę. Pomaga to zachować porządek i zwiększa produktywność. Niemniej, kontrolowanie upływu czasu bywa trudne, a to dlatego, że nie chodzi w tym tylko o zliczanie liczby przepracowanych godzin, ale także o rejestrację wykonywanych czynności, obsługiwanych klientów i ukończonych projektów.

Zanim zaczniesz śledzić godziny, naucz się prawidłowo zarządzać swoim czasem. Aby to osiągnąć, przyswój sobie trzy najważniejsze zasady właściwego dysponowania czasem:

1. Stwórz listę rzeczy do zrobienia — spisanie listy rzeczy do zrobienia w danym dniu lub tygodniu znacząco wpłynie na organizację pracy. Pomoże Ci to również śledzić godziny spędzone nad wykonywaniem określonych czynności, ponieważ dowiesz się, ile czasu zajmuje Ci realizacja tych zdań.
2. Wyznacz sobie cele — Bill Copeland powiedział: „Problem z nieosiągnięciem celu polega na tym, że możesz spędzić swoje życie na bieganiu po boisku i nigdy nie zdobyć ani jednego punktu”. Jeśli nie wyznaczysz sobie celów, to nic nie osiągniesz. Wyznaczanie celów jest ważne, ponieważ określają one zakres pracy do wykonania i pomagają rozwijać nasze umiejętności biznesowe, jak również te związane z gospodarowaniem czasem.
3. Ustalanie priorytetów — rozpoczęcie dnia od najmniej ważnych zadań jest drogą donikąd. Upewnij się, że Twój porządek dnia jest optymalnie zorganizowany, tzn. tak, abyś nie tracił czasu na drobnostki.

Zastosuj się do tych trzech prostych wskazówek, a zrobisz krok w dobrą stronę, ku skutecznemu śledzeniu czasu. Dzięki powyższym wytycznym określisz swoje codzienne, tygodniowe, miesięczne, a nawet roczne zadania, a co za tym idzie, oszacujesz, ile czasu będziesz potrzebował, aby ukończyć kolejne projekty.

Korzystaj z narzędzi

Po opanowaniu umiejętności zarządzania czasem należy je wykorzystać w praktyce, wdrażając odpowiednie narzędzia umożliwiające kontrolę upływu czasu. Istnieje kilka opcji, które warto rozważyć.

Najczęściej używanym rozwiązaniem ze względu na jego  skuteczność i efektywność jest oprogramowanie do śledzenia czasu, takie jak aplikacja TimeCamp, która automatycznie śledzi komputerową aktywność swojego użytkownika:

• TimeCamp ułatwia sporządzenie listą rzeczy do zrobienia, ponieważ pozwala tworzenie projektów i dzielenie ich na mniejsze zadania. Ta funkcja umożliwia kontrolowanie wszystkich projektów i bezpośrednią pracę nad nimi w jednym miejscu, a także dostosowanie ich do potrzeb użytkownika.
• Kompleksowe raporty czasu pracy  pozwalają prześledzić postępy w pracy minuta po minucie. Dotyczy to zarówno produktywnych, jak i bezproduktywnych aktywności!
• Integracja TC z innymi aplikacjami sprawia, że praca przebiega płynnie. Możesz korzystać z power-upem Trello, Evernote’a i wielu innych narzędzi, które wspierają nadzór nad upływem czasu pracy. Ponadto, TimeCamp ma wbudowany kalendarz, który pokazuje godziny pracy w formie kolorowego arkusza czasu.
• Możesz łatwo zarządzać frekwencją, czasem wolnym, urlopami itp.

Kolejnym rozwiązaniem, jakie powinny wziąć pod uwagę osoby chcące w prosty i skuteczny sposób zarządzać swoim czas pracy, jest Polygon, jeden z najnowszych trendów na rynku śledzenia czasu. Co prawda, osoby lubiących sprawdzone rozwiązania nazwą takie aplikacje gadżetami, niemniej ludziom, którzy lubią wypróbowywać nowe rzeczy i eksperymentować z nimi, Polygon powinien przypaść do gustu.

Jeśli jednak jesteś bardziej tradycjonalistą niż eksperymentatorem, możesz postawić na prostsze timesheety, na przykład, z Excela. Pomimo swojej prostoty, może nie być dobrym pomysłem na zarządzanie czasem, chyba że używasz gotowych arkuszy kalkulacyjnych Excela. Możesz również skorzystać z innych form śledzenia czasu, manualnych, aczkolwiek jest to żmudna praca i istnieje spore ryzyko omyłek w obliczeniach.

Jaki jest Twój sposób na śledzenie godzin?

Istnieje wiele narzędzi i aplikacji, zarówno mobilnych, jak i stacjonarnych, które są pomocne w monitorowaniu i śledzeniu czasu pracy. Zanim zdecydujesz się z nich skorzystać, upewnij się, że odpowiadają Twoim potrzebom biznesowym.

Nie jesteś pewien, czego potrzebujesz, to poeksperymentuj. Dalej masz wątpliwości? Popytaj. Jest wielu ekspertów w dziedzinie zarządzania czasem i który podpowiedzą Ci, jak sobie poradzić z tą kwestią. Co więcej, są też książki i blogi poświęcone zagadnieniu zarządzania czasem, na przykład, blog TimeCampa, ze sprawdzonymi w praktyce poradami i narzędziami. Staraj się też podążać za najnowszymi trendami w tej dziedzinie, ponieważ czas się nie zmienia, ale świat, zwłaszcza technologii czy biznesu, i owszem.

Śledzenie czasu jest sposobem organizowania sobie pracy. Pamiętaj, że to metoda poprawy Twojej efektywności, nie inwigilacji.